La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es uno de los aspectos más desconocidos y, a la vez, críticos dentro de la gestión profesional de comunidades de propietarios. ¿Sabías que una comunidad puede ser sancionada por no controlar adecuadamente la documentación de los proveedores que acceden a sus instalaciones? Esta situación ocurre con más frecuencia de la que parece, y muchas veces por simple desconocimiento o falta de un protocolo claro. En este artículo te contamos cómo evitar errores comunes y qué checklist de documentación necesitas para cumplir con la CAE en fincas.
La correcta aplicación de la Administradores de fincas en materia de coordinación de actividades empresariales no solo garantiza la seguridad jurídica de la comunidad, sino que puede evitar problemas legales y económicos graves.
¿Qué es la CAE en fincas y por qué es obligatoria?
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es una obligación legal establecida en el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y regulada con detalle en el Real Decreto 171/2004. Su objetivo es garantizar que, cuando en un mismo centro de trabajo concurren varias empresas o trabajadores autónomos, se asegure la protección de la salud y seguridad de todos.
En el contexto de una finca, este «centro de trabajo» es la propia comunidad de propietarios. Por tanto, cada vez que accede un proveedor, técnico o empresa para realizar una reparación, mantenimiento o instalación, se activa la obligación de coordinar documentalmente esa actividad.
¿Quién debe garantizar esta coordinación?
Aunque la responsabilidad es compartida entre los distintos intervinientes, el administrador de fincas juega un papel clave como representante de la comunidad. De hecho, se convierte en el eje operativo para verificar que todas las empresas o autónomos que acceden a las zonas comunes cumplen con los requisitos preventivos.
¿Qué documentos exige la CAE en comunidades de propietarios?
A continuación, te presentamos un checklist básico de documentación CAE en fincas, fundamental para asegurar que cualquier empresa externa actúe dentro del marco legal. Este listado puede adaptarse según el tipo de trabajo, la duración o los riesgos asociados:
1. Documentación general de la empresa contratada
Alta en el IAE y acreditación de estar al corriente en obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
Contrato mercantil firmado entre la comunidad y la empresa/autónomo.
Póliza de responsabilidad civil vigente, con coberturas adecuadas al tipo de trabajo.
Certificado de estar al corriente en el pago de seguros sociales (TC2).
2. Documentación preventiva y de riesgos laborales
Evaluación de riesgos laborales específica para el trabajo a realizar.
Plan de prevención de riesgos o manual de buenas prácticas en caso de autónomos.
Procedimientos de trabajo seguros si el trabajo implica riesgos especiales.
Informe de aptitud médica de los trabajadores designados.
Formación en PRL actualizada y específica para cada puesto.
3. Información sobre los trabajadores que accederán
Relación nominal de trabajadores con nombre, DNI y funciones.
Carné profesional o certificaciones técnicas si el trabajo lo requiere.
Justificación de uso de EPIs y entrega documentada.
4. Documentos adicionales según tipo de trabajo
Permisos o licencias administrativas, en caso de obras o reformas.
Plan de montaje/desmontaje en caso de trabajos con estructuras temporales.
Certificados de revisión de maquinaria o equipos a utilizar.
¿Qué consecuencias legales tiene una mala gestión de la CAE?
No contar con la documentación exigida o no verificar su vigencia puede tener consecuencias muy graves para la comunidad de propietarios:
Sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo (pueden superar los 40.000 € en casos graves).
Responsabilidades civiles o penales en caso de accidente laboral.
Pérdida de cobertura del seguro comunitario si se demuestra negligencia en la gestión de la seguridad.
Daño reputacional para el administrador de fincas si se percibe una falta de control.
En definitiva, no se trata de una formalidad administrativa, sino de una obligación con impacto legal directo.
¿Cómo organizar la documentación CAE de forma práctica?
Te damos algunas claves para implantar un sistema de control documental eficaz y evitar errores:
1. Crea una carpeta CAE por proveedor
Asigna una carpeta física o digital por empresa/autónomo, con toda la documentación firmada y actualizada. Organízala por fecha de intervención.
2. Revisa plazos y caducidades
Muchos documentos tienen una vigencia limitada: certificados médicos, formación PRL, seguros, etc. Utiliza alertas o recordatorios automáticos.
3. No permitas el acceso sin documentación
Implanta la norma de «sin papeles no se entra». Si la documentación no está completa y validada, el acceso debe ser denegado.
4. Utiliza plataformas digitales especializadas
Existen herramientas que permiten gestionar toda la documentación CAE online. Algunas permiten incluso automatizar alertas de vencimiento y validar documentos en tiempo real.
Errores comunes en la gestión de la CAE en fincas
Evitar errores recurrentes es clave para garantizar un sistema eficaz. Estos son algunos de los más frecuentes:
Aceptar documentación genérica o desactualizada.
No identificar a todos los trabajadores que accederán a la finca.
Confiar en la palabra del proveedor sin verificación documental.
No guardar evidencia de entregas, firmas o validaciones.
Ignorar la necesidad de adaptar la documentación al tipo de trabajo.
¿Y si el proveedor es un autónomo sin empleados?
La normativa también se aplica. Aunque los requisitos son algo menores, el autónomo debe:
Presentar su alta en RETA.
Justificar formación en PRL.
Disponer de equipo de protección individual adecuado.
Evaluar los riesgos del trabajo que va a realizar.
Este es un punto crítico: muchas comunidades consideran erróneamente que los autónomos están exentos de CAE, lo cual puede suponer un grave error legal.
Recomendaciones normativas aplicables
Además del Real Decreto 171/2004, conviene tener en cuenta otras disposiciones que refuerzan la importancia de la CAE:
Ley de Subcontratación en el Sector de la Construcción (Ley 32/2006).
Normativa sobre instalaciones específicas, como ascensores, climatización o electricidad, que pueden requerir documentación técnica adicional.
Convenios colectivos sectoriales, que pueden imponer obligaciones documentales específicas a las empresas proveedoras.
Casos reales: consecuencias de una CAE mal gestionada
Caso 1: caída de un trabajador en una comunidad sin documentación previa.
El trabajador se lesionó gravemente al caer desde una escalera durante una reparación. La comunidad no había solicitado ni evaluación de riesgos ni seguro. Resultado: sanción de 25.000 € y responsabilidad solidaria entre la empresa y la comunidad.
Caso 2: proveedor con formación caducada.
Un proveedor habitual de mantenimiento de puertas automáticas tenía su formación en PRL vencida. En una inspección rutinaria, se detectó esta irregularidad. Sanción: 12.000 € a la comunidad por no verificar los documentos.
¿Cómo puede ayudar un administrador de fincas?
El administrador no solo debe conocer la normativa, sino tener un protocolo claro y actualizado. Entre sus funciones clave:
Solicitar, revisar y archivar la documentación CAE.
Explicar a los propietarios la necesidad y consecuencias legales.
Implementar un sistema organizado y transparente.
Colaborar con servicios de cumplimiento normativo especializados.
Contar con el respaldo de un sistema externo profesional puede marcar la diferencia entre una gestión eficiente o un riesgo constante.
Por eso, el enfoque que se aplica en la Administradores de fincas cobra especial relevancia desde el inicio de cualquier intervención.
¿Cuál es el papel de la comunidad en todo esto?
Aunque la figura del administrador es clave, la comunidad debe ser consciente de su responsabilidad. Es recomendable:
Aprobar en junta la política de acceso de proveedores.
Delegar de forma clara en el administrador la gestión documental.
Autorizar el uso de herramientas externas de gestión CAE.
El compromiso colectivo garantiza que la responsabilidad no recaiga solo en una persona y que se puedan tomar decisiones de forma ágil y profesional.
Soluciones profesionales para evitar sanciones innecesarias
Evitar sanciones, reclamaciones o accidentes es posible si se implementa un protocolo de documentación eficaz y actualizado. En Audidat ofrecemos un servicio especializado, alineado con la normativa vigente, y adaptado a las particularidades de cada comunidad. A través de nuestro servicio de Administradores de fincas te ayudamos a implantar una solución documental completa, segura y sin compromiso.
Preguntas frecuentes sobre CAE en fincas
¿Es obligatorio aplicar la CAE en comunidades de propietarios pequeñas?
Sí. No importa el tamaño de la finca. Siempre que acceda una empresa externa o autónomo a zonas comunes, se activa la obligación.
¿Puede delegarse totalmente la CAE en la empresa contratada?
No. Aunque la empresa debe entregar la documentación, la comunidad (a través del administrador) es responsable de verificarla y custodiarla.
¿Qué pasa si un proveedor no entrega los documentos?
No debe acceder a las instalaciones. Permitirlo implica una falta grave que puede derivar en sanciones y responsabilidad en caso de accidente.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos?
Se recomienda guardar la documentación al menos durante 5 años desde la intervención, especialmente si el trabajo implicó riesgo.
¿Qué herramienta puedo usar para gestionar la CAE de forma más eficiente?
Existen plataformas específicas para CAE que automatizan procesos. Audidat ofrece soluciones adaptadas que simplifican esta gestión.
