Cumplimiento Normativo Ibiza

Las flotas de vehículos conectados están revolucionando la gestión logística, el transporte de mercancías y los servicios de movilidad. Gracias a tecnologías como el GPS, los sensores telemáticos o los sistemas de comunicación M2M, hoy es posible monitorear en tiempo real la actividad de cada vehículo, optimizar rutas y reducir costes operativos. Pero esta innovación tiene un coste oculto: la exposición creciente a riesgos en materia de privacidad. El tratamiento de datos personales en flotas conectadas va mucho más allá de una simple localización: implica analizar comportamientos, horarios, hábitos de conducción y, en muchos casos, datos sensibles. Y cualquier descuido puede derivar en sanciones significativas por incumplimiento del RGPD. En este artículo te contamos los riesgos reales de privacidad en flotas conectadas, qué exige la normativa europea y cómo puedes mitigar esos riesgos con una estrategia sólida. Una de las soluciones más efectivas es aplicar el servicio de Protección de datos, especialmente adaptado a este entorno digital. ¿Qué datos se recogen en una flota conectada? En una flota conectada, cada vehículo se convierte en una fuente constante de datos personales y técnicos. Aunque muchos se centran en aspectos mecánicos, no debe olvidarse que la mayoría de estos sistemas implican el tratamiento de datos vinculados a personas físicas: conductores, clientes, responsables de operaciones. Entre los datos más habituales, encontramos: Geolocalización en tiempo real. Historial de rutas y paradas. Velocidad y estilo de conducción. Horas de trabajo y descansos. Eventos de seguridad (frenazos, giros bruscos, accidentes). Imágenes o grabaciones a bordo (dashcams). Interacciones con sistemas de navegación o aplicaciones móviles. Todos estos datos, cuando son asociados a un conductor identificable, se consideran datos personales según el RGPD. Por tanto, su tratamiento exige una base legal clara, medidas de seguridad adecuadas y transparencia ante el afectado. Riesgos reales en el tratamiento de datos de flotas Los sistemas de gestión de flotas han sido diseñados principalmente con criterios de eficiencia y control. Pero muchas veces, no se ha evaluado correctamente su impacto sobre la privacidad de las personas. Estos son algunos de los riesgos más comunes: 1. Seguimiento excesivo o fuera del horario laboral Los dispositivos instalados pueden registrar la ubicación de los vehículos incluso durante el tiempo de descanso o en trayectos personales, lo que supone una invasión del derecho a la intimidad. 2. Falta de consentimiento o información clara Muchos conductores no han sido informados de forma adecuada sobre el tipo de datos que se recogen, las finalidades o quién accede a ellos. Esto vulnera el principio de transparencia del RGPD. 3. Uso no autorizado de grabaciones o imágenes Algunas flotas incorporan cámaras frontales o interiores. Su uso indebido, como la reproducción sin justificación o la falta de señalización, puede ser sancionado. 4. Brechas de seguridad en los sistemas de telemetría Si el software o los dispositivos no están debidamente configurados o actualizados, pueden exponerse a ciberataques, lo que implica fugas de datos personales sensibles. 5. Excesiva conservación de datos Mantener el historial de rutas o grabaciones durante años, sin necesidad operativa, vulnera el principio de limitación del plazo de conservación. Todos estos riesgos pueden evitarse con una implementación consciente y profesional del RGPD. El servicio de Protección de datos ofrece soluciones específicas para empresas con flotas conectadas. ¿Qué exige el RGPD para las flotas conectadas? El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece una serie de principios y obligaciones que se aplican directamente al tratamiento de datos en flotas: Principios clave Licitud, lealtad y transparencia. Limitación de la finalidad. Minimización de datos. Exactitud. Limitación del plazo de conservación. Integridad y confidencialidad. Responsabilidad proactiva. Obligaciones concretas Informar a los conductores de forma clara y comprensible. Identificar la base legal del tratamiento (normalmente interés legítimo o cumplimiento contractual). Firmar contratos de encargo si se contrata a terceros (como proveedores de plataformas). Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas. Realizar un Análisis de Impacto en Protección de Datos (AIPD) cuando exista alto riesgo para los derechos y libertades.   Buenas prácticas para mitigar los riesgos Adaptar una flota conectada al RGPD no solo es posible, sino necesario. Te mostramos cómo hacerlo correctamente: 1. Informar desde el inicio Redacta cláusulas informativas específicas para conductores y usuarios, explicando de forma clara qué datos se recogen, para qué se usan y quién los gestiona. 2. Limitar la geolocalización Configura los sistemas para que la ubicación solo se recoja durante el horario laboral. Si el vehículo es de uso mixto, ofrece opciones para desactivar el seguimiento en tiempo personal. 3. Controlar el acceso a los datos Establece niveles de acceso según el rol: un gestor de flota no debería tener acceso a grabaciones internas, por ejemplo. Usa contraseñas seguras y registros de acceso. 4. Definir plazos de conservación No almacenes datos de conducción más tiempo del necesario. Establece políticas claras y automáticas de borrado periódico. 5. Evaluar tecnologías nuevas Antes de incorporar una dashcam o un nuevo software, realiza un análisis de impacto. Anticiparse a los riesgos es clave. 6. Formar a todos los implicados Conductores, responsables de flota y técnicos deben conocer sus obligaciones y límites. La formación interna es esencial para evitar errores. La implementación de estas prácticas puede realizarse de forma eficiente mediante el servicio de Protección de datos, adaptado a las necesidades concretas de cada organización. Casos reales y sanciones en el sector La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a varias empresas por el uso inadecuado de tecnologías en flotas conectadas. Algunos ejemplos: Una empresa de transporte fue sancionada con 10.000 euros por grabar a los conductores sin informarles ni justificar la necesidad. Otra organización recibió una sanción de 15.000 euros por mantener un sistema de geolocalización activo fuera del horario laboral sin consentimiento. El uso de aplicaciones móviles para monitorizar la jornada, sin medidas adecuadas de seguridad ni información clara, ha supuesto sanciones reiteradas. Estos precedentes demuestran que no basta con tener la tecnología: es imprescindible cumplir con la legalidad. ¿Cuándo es necesario un análisis de impacto? Siempre que se traten datos personales a gran escala, o cuando

El sector alimentario ha evolucionado hacia modelos de producción y distribución cada vez más interconectados, donde la trazabilidad, la eficiencia logística y la automatización son factores clave. Sin embargo, esta transformación digital conlleva una creciente exposición a riesgos en materia de privacidad, especialmente en lo relativo al tratamiento de datos personales de empleados, proveedores, clientes y consumidores. ¿Sabías que una brecha de seguridad en un sistema de trazabilidad puede implicar una sanción millonaria por incumplimiento del RGPD? ¿O que la recogida de datos biométricos en controles de acceso a zonas sensibles dentro de fábricas alimentarias exige garantías específicas de licitud y proporcionalidad? En este artículo conocerás los puntos críticos en materia de privacidad en la cadena alimentaria, las obligaciones impuestas por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y cómo implementar mecanismos eficaces para garantizar su cumplimiento. Además, te contaremos cómo abordar estos retos desde una perspectiva profesional, apoyándote en soluciones como el servicio de Protección de datos. El contexto normativo de la protección de datos en la industria alimentaria La normativa de protección de datos en la Unión Europea está encabezada por el Reglamento (UE) 2016/679, conocido como RGPD, y complementada en España por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Estas normas obligan a todas las empresas, incluidas las del sector alimentario, a garantizar un tratamiento lícito, leal y transparente de los datos personales, así como a implementar las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger dichos datos frente a accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones. En la práctica, esto implica adaptar los sistemas de control de calidad, gestión de proveedores, procesos de distribución o campañas de marketing a exigencias de privacidad específicas. ¿Qué datos personales se tratan en la cadena alimentaria? Aunque a primera vista la industria alimentaria pueda parecer ajena a los tratamientos complejos de datos personales, en realidad se maneja información sensible y diversa en numerosos procesos. Algunos ejemplos comunes incluyen: Datos de empleados: nóminas, horarios, fichajes biométricos, datos de salud en caso de bajas médicas. Información de proveedores: datos identificativos, financieros y de contacto. Datos de clientes y consumidores: recogidos a través de plataformas de venta online, programas de fidelización, encuestas de satisfacción o trazabilidad de pedidos. Grabaciones de videovigilancia en zonas de producción o distribución. Sistemas de control de accesos y registros de entradas/salidas. Cada uno de estos tratamientos debe estar justificado, documentado y sometido a controles de seguridad adecuados. Riesgos habituales de incumplimiento Muchas empresas del sector agroalimentario desconocen que algunos de sus procesos más rutinarios pueden suponer infracciones del RGPD. A continuación, te contamos algunos de los errores más frecuentes: 1. Recoger más datos de los necesarios El principio de minimización de datos exige que solo se recojan aquellos datos estrictamente necesarios para cada finalidad. Por ejemplo, solicitar el número de DNI para una encuesta de satisfacción puede ser excesivo. 2. No informar debidamente a los interesados Uno de los pilares del RGPD es el deber de información. Si una empresa no informa claramente a empleados o clientes sobre el uso que se hará de sus datos, podría enfrentarse a sanciones. 3. Utilizar sistemas biométricos sin análisis de impacto El uso de huellas dactilares o reconocimiento facial exige un Análisis de Impacto en Protección de Datos (AIPD) y debe contar con garantías reforzadas. 4. Compartir datos con terceros sin contrato de encargo En la cadena alimentaria es habitual externalizar servicios de transporte, mantenimiento o software. Si estas empresas acceden a datos personales, debe existir un contrato de encargo de tratamiento con cláusulas específicas. 5. No revisar la política de videovigilancia Muchas instalaciones alimentarias cuentan con cámaras de seguridad. Su uso debe estar debidamente señalizado y limitarse a fines legítimos, como la seguridad laboral o la protección de bienes. Estos y otros errores pueden prevenirse implementando medidas como las que te contamos a continuación. Buenas prácticas para cumplir el RGPD en la industria alimentaria Cumplir el RGPD no solo evita sanciones, sino que genera confianza y transparencia ante empleados, clientes y proveedores. Te contamos cómo lograrlo paso a paso: 1. Elaboración del Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) Es el primer paso para tener una visión clara de qué datos personales se tratan, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y con qué medidas de seguridad. 2. Redacción de cláusulas informativas adaptadas Cada punto de recogida de datos debe acompañarse de una cláusula informativa clara, específica y accesible. No es válido utilizar plantillas genéricas. 3. Revisión y adecuación de contratos con terceros Los contratos con empresas que acceden a datos personales deben incluir las cláusulas RGPD obligatorias. Esto es especialmente relevante con transportistas, empresas de software de trazabilidad o proveedores de mantenimiento informático. 4. Aplicación del principio de privacidad desde el diseño Si una empresa desarrolla una nueva app para pedidos o implanta un sistema RFID en el almacén, debe incorporar la protección de datos desde la fase de diseño. 5. Formación continua a empleados Los trabajadores deben recibir formación periódica sobre buenas prácticas de privacidad, gestión segura de información y actuación ante brechas de seguridad. 6. Realización de auditorías internas periódicas Revisar de forma proactiva el cumplimiento del RGPD permite detectar fallos antes de que se conviertan en sanciones. Implementar estas acciones de forma coordinada y estratégica es posible con apoyo profesional, como el que proporciona el servicio de Protección de datos. Casos prácticos y consecuencias legales La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a empresas alimentarias por cuestiones tan diversas como: Uso de videovigilancia sin cartel informativo. Publicación de imágenes de empleados sin consentimiento. Recogida de datos de salud sin base legal adecuada. Envío de comunicaciones comerciales sin autorización expresa. En uno de los casos más relevantes, una cadena de supermercados fue multada con 30.000 euros por incumplir el deber de información en su programa de fidelización. Estas situaciones demuestran que la privacidad es una responsabilidad ineludible en el sector alimentario y que su descuido puede implicar importantes consecuencias económicas y reputacionales. ¿Cuándo es obligatorio un Delegado de

La nueva Directiva NIS2 (Directiva (UE) 2022/2555), aplicable desde octubre de 2024, establece un conjunto de exigencias reforzadas en materia de ciberseguridad corporativa, entre las que destaca la formación obligatoria del personal como medida clave de prevención. Esta no es una recomendación general ni una acción puntual, sino una obligación legal que afecta directamente a las organizaciones consideradas entidades esenciales o importantes dentro del marco NIS2. La formación en ciberseguridad no solo debe existir: debe diseñarse, ejecutarse, registrarse y evaluarse de forma documentada, con una estructura adaptada al perfil de cada puesto y con una periodicidad coherente con los riesgos reales de la organización. En este artículo te contamos cómo cumplir con esta exigencia normativa, a quién va dirigida, qué contenidos mínimos debe incluir y cómo implantarla de forma eficaz y verificable, de acuerdo con las obligaciones establecidas en el servicio de NSI2. ¿Por qué es obligatoria la formación según la NIS2? La Directiva NIS2 reconoce que el factor humano es uno de los principales vectores de riesgo en ciberseguridad. Por ello, obliga a las entidades bajo su ámbito a garantizar que: Todo el personal tenga un nivel adecuado de concienciación y formación. Los miembros de la alta dirección comprendan sus responsabilidades y los riesgos asociados. Se disponga de un plan formativo documentado y actualizado, con cobertura suficiente y trazabilidad verificable. El artículo 21 de la directiva establece expresamente que las entidades deben adoptar medidas para formar y capacitar a su personal en materia de ciberseguridad, así como asegurar la actualización regular de dichos conocimientos. ¿A qué organizaciones afecta esta obligación? La NIS2 aplica a entidades públicas y privadas de sectores estratégicos, clasificadas como: Entidades esenciales: energía, transporte, salud, agua potable, infraestructuras digitales, banca, administración pública, etc. Entidades importantes: servicios TIC, proveedores digitales, manufactura crítica, alimentación, servicios postales, entre otros. Si tu organización pertenece a alguno de estos sectores y cumple con los criterios de tamaño o relevancia, estará obligada a implantar un programa formal y continuado de formación en ciberseguridad. ¿A quién debe dirigirse la formación en ciberseguridad? La formación obligatoria debe adaptarse al nivel de responsabilidad, acceso y exposición de cada grupo dentro de la organización. En términos prácticos, debe abarcar al menos los siguientes colectivos: 1. Alta dirección Incluye miembros del consejo, dirección general, comités ejecutivos y responsables de unidades de negocio. Deben conocer: Riesgos estratégicos y consecuencias legales del incumplimiento Responsabilidades de supervisión según NIS2 Implicaciones financieras y operativas de un ciberincidente Este grupo debe recibir formación específica y participativa, no solo divulgativa. 2. Personal técnico y administradores de sistemas Se trata del grupo con más implicación en la implementación de medidas de seguridad. Su formación debe cubrir: Gestión segura de accesos y contraseñas Configuración de redes y sistemas Protocolos de cifrado, backups y segmentación Monitorización, detección de amenazas e informes de eventos Debe incluir ejercicios prácticos y escenarios de simulación. 3. Personal general de oficina Aunque no tenga responsabilidades técnicas, este grupo representa un riesgo significativo por: Uso diario de correo electrónico, redes y dispositivos Acceso a datos sensibles o confidenciales Interacción con proveedores y clientes Su formación debe centrarse en hábitos seguros, prevención de errores humanos y detección de amenazas comunes como el phishing. 4. Personal externo o subcontratado con acceso a sistemas La NIS2 exige que también reciban formación los trabajadores externos que acceden a entornos internos o manipulan información crítica. Deben recibir formación equivalente al personal interno. ¿Cómo debe ser la formación para cumplir con la NIS2? 1. Formal, estructurada y continua No basta con una acción puntual o informal. La formación debe estar: Planificada anualmente Adaptada a los riesgos específicos de la organización Documentada y trazable Cada sesión, curso o taller debe tener objetivos claros, contenidos definidos, fechas, responsables y resultados evaluables. 2. Adaptada al perfil del usuario El contenido debe variar según el puesto, acceso a información, rol y nivel de responsabilidad. No se puede aplicar una misma sesión para toda la plantilla sin distinciones. Por ejemplo: Dirección: formación estratégica y normativa. Técnicos: formación operativa, técnica y de gestión de incidentes. Usuarios finales: formación práctica y preventiva. 3. Evaluada y actualizada Deben realizarse evaluaciones de aprovechamiento o cuestionarios para comprobar la eficacia. Además: La formación debe actualizarse ante cambios tecnológicos o normativos. Se debe mantener un registro individualizado por empleado. 4. Con trazabilidad documental Es obligatorio conservar: Calendario de formación Contenidos impartidos Asistencia de cada empleado Evaluaciones realizadas Esta documentación será requerida por las autoridades nacionales de supervisión en caso de inspección o incidente. ¿Con qué frecuencia debe impartirse la formación? Aunque la NIS2 no establece una periodicidad exacta, se espera que: Todos los empleados reciban formación al menos una vez al año Los nuevos empleados la reciban antes o al inicio de su actividad Se realicen refuerzos formativos tras incidentes o auditorías También es recomendable que exista una formación continua mediante microcápsulas, campañas internas o simulaciones periódicas, especialmente en áreas críticas. Contenidos mínimos recomendados según el perfil A continuación, se resumen algunos de los contenidos imprescindibles por tipo de usuario: Para todo el personal Qué es la ciberseguridad y por qué importa Buenas prácticas de uso de dispositivos Riesgos del correo electrónico y navegación Gestión de contraseñas Cómo actuar ante incidentes sospechosos Para directivos Marco legal de la NIS2 Obligaciones y sanciones Ciberseguridad como responsabilidad estratégica Comunicación de incidentes Coordinación con el DPO y el CISO Para técnicos Configuración segura de redes y sistemas Protección de endpoints y servidores Gestión de vulnerabilidades Monitorización e informes SIEM Respuesta ante ciberincidentes ¿Qué pasa si no se imparte esta formación? El incumplimiento de esta obligación puede suponer: Sanciones administrativas de hasta 10 millones de euros o el 2 % del volumen de negocio anual global. Consideración agravante en caso de incidentes. Pérdida de confianza por parte de clientes y organismos reguladores. Daño reputacional interno y externo. Recomendaciones obligatorias o restricciones por parte de la autoridad competente. Además, ante una inspección o auditoría, la ausencia de documentación acreditativa de la formación será un indicio directo de incumplimiento estructural. Cómo implantar un plan formativo

La evaluación de la cadena de suministro es uno de los ejes centrales de la nueva Directiva NIS2, que establece obligaciones reforzadas de ciberseguridad para entidades consideradas esenciales o importantes en sectores estratégicos. Con un enfoque claro hacia la resiliencia operativa, la NIS2 impone a las organizaciones la responsabilidad de identificar, evaluar y controlar los riesgos que puedan surgir no solo de su actividad directa, sino también de todos los agentes de su cadena de suministro y servicios digitales. Esta exigencia marca un cambio de paradigma: ya no es suficiente proteger el perímetro interno. Ahora, el cumplimiento normativo requiere que las empresas adopten una visión integral que abarque a proveedores, socios tecnológicos, subcontratistas y terceros con acceso a sus sistemas o información crítica. Comprender y aplicar correctamente los controles, evaluaciones de riesgos y documentación exigida es esencial para evitar sanciones, interrupciones operativas y daños reputacionales. A lo largo de este artículo verás cómo adaptar tu organización a estas obligaciones, con una estrategia basada en cumplimiento técnico, jurídico y organizativo, estructurada conforme al servicio de NSI2. ¿Por qué la NIS2 refuerza el control sobre la cadena de suministro? La experiencia acumulada por los Estados miembros y las autoridades de ciberseguridad ha demostrado que los ataques más destructivos a infraestructuras críticas no se originan en las propias organizaciones, sino en sus entornos externos: Proveedores de software comprometidos (ataques tipo SolarWinds) Subcontratistas con sistemas obsoletos Servicios de mantenimiento con privilegios de acceso no controlados Integraciones tecnológicas mal protegidas La NIS2, aplicable desde octubre de 2024, obliga a las entidades cubiertas por su ámbito a implantar mecanismos eficaces para evaluar la ciberseguridad de su cadena de suministro de forma continua. ¿A qué empresas afecta esta obligación? La Directiva distingue entre entidades esenciales (energía, transporte, sanidad, financiero, etc.) e importantes (gestión TIC, servicios digitales, producción industrial, entre otras). Si tu organización forma parte de alguno de estos sectores y supera ciertos umbrales de tamaño o actividad, deberá: Realizar análisis de riesgo periódicos de la cadena de suministro. Exigir medidas concretas de seguridad a sus proveedores. Documentar y auditar estas actividades de forma verificable. Controles clave que exige la NIS2 sobre la cadena de suministro A continuación te contamos qué controles y procedimientos deben incorporarse al plan de cumplimiento: 1. Identificación y categorización de proveedores Es fundamental elaborar un mapa detallado de proveedores con criterios de riesgo. Para ello, se debe: Clasificar proveedores por nivel de acceso a sistemas o datos. Diferenciar entre proveedores críticos y auxiliares. Documentar los servicios prestados y los canales de integración tecnológica. Este análisis debe revisarse periódicamente, especialmente cuando cambian servicios, contratos o condiciones técnicas. 2. Evaluación de riesgos por proveedor Cada proveedor relevante debe ser evaluado individualmente según: Naturaleza del servicio prestado (infraestructura, software, mantenimiento) Grado de dependencia operativa Nivel de acceso físico o lógico Historial de cumplimiento y ciberincidentes previos La evaluación de riesgos no debe limitarse a la firma del contrato: debe actualizarse cuando haya cambios significativos o detección de vulnerabilidades. 3. Requisitos de ciberseguridad contractuales La NIS2 exige que se impongan contractualmente obligaciones de seguridad a terceros, incluyendo: Medidas técnicas mínimas exigidas (firewalls, cifrado, autenticación fuerte) Procedimientos de notificación de incidentes Auditorías y derecho de supervisión Protocolos de respuesta ante brechas de seguridad La documentación contractual debe estar disponible para inspección por parte de las autoridades competentes. 4. Supervisión continua y auditoría No basta con establecer controles iniciales. Las organizaciones deben: Supervisar de forma periódica el cumplimiento efectivo de los proveedores. Realizar auditorías (internas o externas) a los procesos críticos externalizados. Definir indicadores clave de cumplimiento y umbrales de alerta. Además, deben estar preparados para justificar ante la autoridad de supervisión que han adoptado un enfoque activo y no pasivo respecto a su cadena de suministro. Documentación obligatoria para cumplir con la NIS2 La trazabilidad documental es uno de los pilares del cumplimiento. La entidad debe mantener y actualizar al menos los siguientes registros: a) Registro de proveedores clasificados por criticidad Debe incluir: Nombre, servicio prestado, acceso concedido Nivel de riesgo asignado Evaluaciones realizadas b) Informes de evaluación de riesgos Cada proveedor debe tener un informe documentado que recoja: Amenazas identificadas Medidas implementadas Riesgos residuales aceptados c) Contratos y anexos de seguridad Es obligatorio conservar: Contratos actualizados con cláusulas de seguridad específicas Anexos técnicos con compromisos verificables Evidencias de aceptación por parte del proveedor d) Informes de supervisión o auditoría Deben recogerse: Revisiones periódicas (internas o por terceros) No conformidades detectadas Planes de acción correctiva y seguimiento Todo este material debe estar disponible ante posibles inspecciones de la autoridad nacional de ciberseguridad competente. Consecuencias del incumplimiento Las entidades que no cumplan con los controles sobre la cadena de suministro podrán enfrentar: Sanciones económicas proporcionales al volumen de negocio (hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen global anual) Órdenes de suspensión de contratos o cese de actividades Pérdida de certificaciones o acreditaciones sectoriales Daños reputacionales y pérdida de confianza del mercado Además, en caso de incidentes graves, la falta de control sobre proveedores puede considerarse agravante. Cómo aplicar una estrategia eficaz de cumplimiento Una correcta evaluación de la cadena de suministro según la NIS2 requiere una estrategia integral que combine: Supervisión legal: revisión de contratos, bases jurídicas y responsabilidad compartida. Enfoque técnico: control de accesos, protección de datos, segregación de entornos. Gobernanza organizativa: políticas internas, formación del personal y cultura de seguridad. La clave está en entender que la ciberseguridad no se delega, incluso cuando se externalizan funciones. El responsable último siempre es la entidad que presta el servicio o gestiona el sistema. Audidat, tu socio para cumplir la NIS2 en toda la cadena de valor En Audidat, te ayudamos a cumplir los requisitos de la Directiva NIS2 con una solución integral, profesional y adaptada a tus procesos. Evaluamos tu cadena de suministro, redactamos la documentación necesaria y definimos los controles técnicos y organizativos exigidos. Si tu organización forma parte del marco NIS2 o colabora con entidades reguladas, contáctanos para implementar una estrategia de cumplimiento segura, eficaz y sin compromiso. Descubre cómo afrontamos contigo

En el entorno escolar, la protección de datos personales adquiere una dimensión crítica cuando se trata de menores de edad. Desde la matriculación hasta la participación en actividades extracurriculares, los centros educativos recopilan y gestionan diariamente información personal de alumnos, padres, tutores legales y personal docente. Esta realidad convierte a los colegios e institutos en responsables de un volumen considerable de datos sensibles cuya gestión debe ajustarse de forma estricta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El cumplimiento en este ámbito no es solo una exigencia normativa, sino una responsabilidad ética hacia las familias y los propios alumnos. Los errores o negligencias en el tratamiento de datos de menores pueden derivar en sanciones económicas, pero también en daños irreversibles para la confianza institucional. Por ello, es imprescindible establecer un sistema de Protección de datos adaptado al contexto educativo, sólido en su diseño y eficaz en su aplicación diaria. ¿Por qué es especialmente delicado el tratamiento de datos de menores? El RGPD reconoce a los menores como un colectivo particularmente vulnerable, por lo que su protección debe reforzarse mediante medidas específicas. La normativa establece que: Los menores no siempre comprenden las implicaciones del tratamiento de sus datos. El consentimiento para tratamientos no necesarios (como publicaciones o redes sociales) debe ser prestado por el titular de la patria potestad o tutor legal, en el caso de menores de 14 años en España. Los centros deben aplicar el principio de minimización, tratando solo los datos imprescindibles para su actividad docente o administrativa. La complejidad aumenta cuando intervienen aplicaciones tecnológicas, plataformas educativas externas o colaboraciones con entidades culturales, deportivas o sanitarias. ¿Qué tratamientos de datos se realizan en los centros educativos? A lo largo del curso escolar, los centros manejan distintos tipos de datos personales: Datos identificativos (nombre, DNI, domicilio, foto) Datos académicos (calificaciones, observaciones, informes) Datos de salud (alergias, necesidades especiales, informes médicos) Datos biométricos (huella para control de acceso o comedor) Imágenes y voz (fotografías, vídeos, grabaciones de actos escolares) Datos de padres y tutores (contacto, situación familiar, profesión) La correcta gestión de esta información es clave para cumplir el RGPD y evitar conflictos con las familias o con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Cómo cumplir el RGPD en centros educativos: guía práctica 1. Identificar los tratamientos y elaborar el registro de actividades El primer paso es identificar todos los procesos en los que se tratan datos personales y documentarlos en el registro de actividades de tratamiento. Algunos ejemplos: Matriculación y gestión académica Administración de comedores escolares Actividades extraescolares y salidas escolares Uso de plataformas educativas Publicación de imágenes en redes sociales o boletines El DPO debe supervisar este inventario y verificar que cada tratamiento tiene una finalidad clara, una base jurídica válida y medidas de seguridad adecuadas. 2. Informar adecuadamente a las familias Uno de los principios fundamentales del RGPD es la transparencia. Las familias deben recibir, en el momento de la matriculación o cuando se recojan nuevos datos, información clara sobre: Qué datos se recogen Para qué se usarán Quién es el responsable del tratamiento Cuáles son sus derechos Cómo pueden ejercerlos Esta información debe estar redactada en un lenguaje claro y accesible. No basta con una mención genérica al “cumplimiento de la ley”. 3. Consentimientos informados y diferenciados Cuando el tratamiento no se base en una obligación legal ni contractual, será necesario obtener el consentimiento expreso de los padres o tutores legales. Esto incluye, por ejemplo: Publicación de fotos o vídeos de actividades escolares Uso del nombre o imagen del menor en redes sociales o medios externos Participación en encuestas, concursos o eventos externos El consentimiento debe: Ser libre, específico, informado e inequívoco Recogerse por medios verificables (firma escrita o validación digital) Poder ser retirado en cualquier momento Es muy importante que cada consentimiento sea independiente y no se condicione la prestación del servicio educativo a su aceptación. 4. Control de acceso y medidas de seguridad Los centros deben implementar medidas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales. Algunas buenas prácticas incluyen: Controlar el acceso a la información solo al personal autorizado Cifrar o seudonimizar los datos más sensibles Establecer políticas de contraseñas robustas y renovables Realizar copias de seguridad periódicas Evitar el uso de dispositivos personales no autorizados Estas medidas deben estar recogidas en el plan de Protección de datos, con procedimientos claros para prevenir, detectar y responder ante posibles incidentes. 5. Evaluación de impacto en determinados tratamientos Si el centro utiliza tecnologías nuevas o tratamientos de alto riesgo —como el reconocimiento facial, el uso de datos biométricos o sistemas de vigilancia—, deberá realizar una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD) antes de su implantación. El Delegado de Protección de Datos debe: Evaluar los riesgos potenciales Proponer medidas para mitigarlos Documentar el análisis Este paso es obligatorio y omitirlo puede conllevar sanciones. 6. Relación con proveedores y plataformas externas Muchos centros utilizan plataformas de gestión académica, aplicaciones educativas o servicios de mensajería. En estos casos, el centro educativo es responsable del tratamiento y debe: Firmar contratos conforme al art. 28 del RGPD con cada proveedor Verificar que aplican medidas de seguridad adecuadas Comprobar si existen transferencias internacionales de datos El uso de herramientas sin supervisión ni garantías adecuadas representa uno de los riesgos más habituales. 7. Formación del personal educativo y administrativo Todos los miembros del personal deben estar formados en los principios del RGPD y saber cómo actuar ante: Solicitudes de derechos por parte de familias Brechas de seguridad (por ejemplo, envío erróneo de boletines) Consultas sobre uso de imágenes, datos de salud o convivencia La cultura de protección de datos debe integrarse en la gestión del centro, no quedar relegada al ámbito técnico o legal. ¿Qué errores se cometen con mayor frecuencia? Algunas prácticas comunes que vulneran el RGPD en entornos escolares incluyen: Publicar imágenes de menores sin consentimiento en redes sociales Enviar comunicaciones con datos visibles de varios alumnos (por ejemplo, usando “CC” en lugar de “CCO” en correos electrónicos) Compartir datos de