Cumplimiento Normativo Santa Cruz de Tenerife

Los ayuntamientos, como administraciones públicas más cercanas al ciudadano, gestionan una gran cantidad de información personal en sus trámites diarios. Pero ¿están preparados los municipios de menor tamaño para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)? ¿Conocen sus obligaciones y los riesgos reales que conlleva un incumplimiento? En los ayuntamientos pequeños, donde los recursos humanos y técnicos suelen ser limitados, garantizar una correcta gestión de los datos personales puede parecer complejo. Sin embargo, el cumplimiento del RGPD no es opcional. Afecta desde el registro municipal hasta la gestión de padrones, servicios sociales, subvenciones o sistemas de videovigilancia. Y lo que es más importante: su incumplimiento puede acarrear sanciones económicas, responsabilidades legales y pérdida de confianza ciudadana. Contar con un sistema adaptado de Protección de datos permite a los ayuntamientos garantizar la seguridad jurídica de sus actuaciones, optimizar la gestión documental y evitar errores que puedan tener consecuencias legales. ¿Qué implica cumplir el RGPD en el ámbito municipal? El RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establecen que cualquier entidad que trate datos personales —incluidas las administraciones locales— debe aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger esa información. En el contexto municipal, esto se traduce en: Informar a los ciudadanos de cómo se van a usar sus datos. Controlar qué datos se recogen y con qué finalidad. Limitar el acceso a los datos solo al personal autorizado. Establecer plazos claros de conservación y destrucción. Atender adecuadamente el ejercicio de derechos como el acceso o la rectificación. Este cumplimiento debe extenderse a todas las áreas: servicios sociales, urbanismo, atención al público, policía local, cultura, deporte o recaudación. Retos específicos de los ayuntamientos pequeños En este artículo verás cómo los municipios con estructuras reducidas se enfrentan a desafíos particulares al implementar la normativa de protección de datos: 1. Falta de personal especializado Muchos ayuntamientos no cuentan con un delegado de protección de datos (DPD) interno ni con personal jurídico que pueda asumir esta función con garantías. 2. Recursos tecnológicos limitados La digitalización de procesos no siempre va acompañada de las medidas de seguridad necesarias (cifrado, backups, control de accesos, etc.). 3. Acumulación de tareas administrativas El mismo trabajador suele asumir múltiples funciones, lo que puede generar tratamientos inadecuados de información por desconocimiento o exceso de carga. 4. Uso de herramientas no adaptadas Plataformas de correo, mensajería o almacenamiento en la nube no siempre están configuradas para proteger adecuadamente los datos personales. 5. Falta de formación continua Sin una cultura organizativa orientada a la privacidad, es fácil incurrir en errores que comprometan el cumplimiento normativo. Obligaciones legales para ayuntamientos según el RGPD Conocerás en detalle qué debe hacer un ayuntamiento, independientemente de su tamaño, para garantizar la protección de datos personales en todas sus actuaciones: Designación de un delegado de protección de datos (DPD) Es obligatoria para todas las autoridades y organismos públicos. Puede ser personal interno o un profesional externo con la cualificación adecuada. Su función es supervisar el cumplimiento, asesorar y actuar como punto de contacto con la AEPD. Registro de actividades de tratamiento Debe elaborarse un documento que describa todos los tratamientos de datos personales que realiza el ayuntamiento: qué datos se recogen, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservan, etc. Información clara a los ciudadanos Es necesario informar de manera transparente sobre el uso de los datos: formularios, sede electrónica, comunicaciones, etc., deben incluir cláusulas informativas ajustadas al RGPD. Contratos de encargo del tratamiento Cualquier empresa externa que preste servicios al ayuntamiento y acceda a datos personales (informáticos, asesorías, empresas de limpieza, etc.) debe firmar un contrato conforme al RGPD. Gestión del ejercicio de derechos El ayuntamiento debe tener un procedimiento claro y ágil para atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad de los datos. Evaluaciones de impacto Cuando un tratamiento pueda suponer un riesgo elevado para los derechos de los ciudadanos (como sistemas de videovigilancia o plataformas de seguimiento social), es obligatorio realizar una evaluación de impacto en protección de datos. Medidas de seguridad Aplicar medidas técnicas (cifrado, contraseñas seguras, copias de seguridad) y organizativas (control de accesos, protocolos de actuación, formación del personal) proporcionales al riesgo de los datos tratados. CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Buenas prácticas aplicables a municipios de menor tamaño Te contamos cómo cumplir el RGPD sin grandes inversiones y adaptando las medidas a las capacidades del ayuntamiento: Centralizar la gestión de datos personales en una figura responsable o equipo coordinador, aunque no sea específico en protección de datos. Revisar y actualizar los formularios municipales, tanto en papel como electrónicos, para que incluyan cláusulas informativas conforme al RGPD. Limitar la recogida de datos al mínimo necesario, y revisar los procedimientos para detectar excesos o duplicidades. Implantar un registro de accesos para sistemas que gestionan datos sensibles, como padrones o expedientes sociales. Formar al personal administrativo sobre buenas prácticas básicas en privacidad, como no compartir contraseñas o evitar imprimir información sensible sin necesidad. Digitalizar con sentido: utilizar soluciones seguras, controladas y que permitan gestionar los datos conforme a la normativa. Estas acciones permiten avanzar hacia el cumplimiento real sin necesidad de estructuras complejas. Consecuencias del incumplimiento del RGPD en ayuntamientos El hecho de que un municipio sea pequeño no lo exime de las responsabilidades legales. De hecho, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ya ha sancionado a ayuntamientos por: Publicar datos personales en tablones o webs sin consentimiento. Gestionar vídeos de cámaras de seguridad sin la debida base legal. No atender solicitudes de acceso o cancelación de datos por parte de ciudadanos. No contar con contratos con las empresas que tratan los datos en su nombre. Las sanciones pueden incluir: Multas económicas. Advertencias formales o requerimientos de actuación. Publicación de las infracciones, con el impacto reputacional que conlleva. Responsabilidad patrimonial por daños ocasionados a terceros. Contar con asesoramiento profesional, como el que ofrece la Protección de datos, permite evitar errores comunes y garantizar el cumplimiento sin

En un entorno donde la digitalización avanza a gran velocidad y el intercambio de información médica es constante, la protección de historiales clínicos se convierte en una obligación crítica para todos los centros sanitarios, tanto públicos como privados. ¿Está tu organización preparada para evitar que una brecha de seguridad exponga información médica confidencial? ¿Se aplican realmente los principios del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en cada consulta, sistema o procedimiento? Los historiales clínicos contienen algunos de los datos personales más sensibles que existen: diagnósticos, tratamientos, pruebas, antecedentes familiares o psicológicos. Su filtración, pérdida o tratamiento indebido no solo implica sanciones legales, sino también un grave impacto ético, profesional y reputacional. En el sector sanitario, la privacidad es parte esencial del cuidado. Aplicar medidas rigurosas conforme a la Protección de datos es clave para garantizar el cumplimiento normativo, proteger a los pacientes y asegurar la continuidad del servicio sin riesgos legales. ¿Por qué los historiales clínicos requieren protección reforzada? El artículo 9 del RGPD clasifica los datos relativos a la salud como categoría especial, lo que implica que su tratamiento está prohibido salvo que concurran excepciones muy concretas, como la atención médica o el interés público en el ámbito de la salud. Esto afecta directamente a los centros: Hospitales y clínicas privadas. Consultas médicas y gabinetes especializados. Centros de salud públicos. Laboratorios y centros de diagnóstico. Centros sociosanitarios y residencias. La obligación de proteger los historiales no termina con el profesional sanitario. Abarca también a personal administrativo, técnicos, informáticos, empresas proveedoras y plataformas tecnológicas utilizadas. Riesgos más comunes en el manejo de historiales clínicos En este artículo verás cómo algunas prácticas habituales, si no se controlan, pueden vulnerar la normativa: 1. Accesos no autorizados al historial El personal que no participa directamente en la atención del paciente no puede consultar su historial clínico. Esto incluye personal administrativo, técnicos o personal en formación. 2. Uso compartido de contraseñas Compartir claves de acceso a sistemas de gestión médica sigue siendo un error frecuente, especialmente en centros con alta rotación de personal o turnos intensivos. 3. Almacenamiento inadecuado Ficheros físicos sin cerraduras, historiales en papel mezclados con otra documentación, archivos digitales sin cifrado… todo ello supone una grave vulneración del RGPD. 4. Envío de información sin medidas de seguridad Enviar informes médicos por correo electrónico sin cifrado, a través de apps no autorizadas o sin consentimiento, implica un alto riesgo de brecha de seguridad. 5. Conservación de datos más allá del plazo legal Según la normativa sanitaria, los historiales deben conservarse durante un mínimo de cinco años desde la fecha de alta, aunque algunas comunidades autónomas amplían este plazo. Más allá de lo legalmente permitido, deben ser eliminados de forma segura. Requisitos legales para la protección de datos sanitarios Conocerás en detalle las obligaciones específicas que deben cumplir los centros de salud, clínicas y profesionales sanitarios para proteger los historiales clínicos: Base jurídica del tratamiento El tratamiento debe estar basado en: El cumplimiento de una obligación legal. El interés público en el ámbito de la salud. La atención médica prestada por un profesional sujeto al secreto. No se necesita consentimiento explícito para el tratamiento asistencial, pero sí en casos de cesión o tratamientos con finalidades diferentes. Información clara al paciente Los pacientes deben ser informados, de forma clara y accesible, sobre: Quién trata sus datos. Para qué se utilizan. Durante cuánto tiempo se conservan. Cómo pueden ejercer sus derechos. Esta información debe incluirse en la hoja de admisión o consentimiento informado. Control de accesos Los historiales solo pueden ser consultados por profesionales implicados en la atención directa. Se debe implantar un sistema de acceso individualizado, con registros de actividad. Evaluación de impacto (EIPD) Cuando el tratamiento implica un riesgo alto, como en hospitales grandes o plataformas que tratan datos de miles de pacientes, es obligatorio realizar una evaluación de impacto en protección de datos. Contratos con encargados del tratamiento Empresas que prestan servicios informáticos, mantenimiento de software, alojamiento en la nube, destrucción de documentación o gestión de citas deben firmar un contrato de encargo del tratamiento. Medidas de seguridad reforzadas Cifrado de datos en tránsito y en reposo. Autenticación de doble factor para acceder al sistema. Políticas de contraseñas seguras. Sistemas de backup con trazabilidad. Protocolos de respuesta ante incidentes.   CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Buenas prácticas para la protección de historiales clínicos Te contamos cómo implantar medidas eficaces y realistas en el día a día de un centro sanitario: Formación periódica a todo el personal, incluyendo administrativos, celadores y técnicos. Auditorías internas de acceso, para detectar usos indebidos o innecesarios. Destrucción segura de documentos físicos, con empresas certificadas. Uso exclusivo de plataformas homologadas, evitando apps personales o canales inseguros. Revisión continua de los protocolos de privacidad, adaptándolos a nuevas normativas o tecnologías. Aplicar estas medidas no solo evita sanciones, sino que refuerza la confianza del paciente y mejora la gestión asistencial. Casos reales de sanciones por mal uso de historiales médicos La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha impuesto sanciones ejemplares a centros sanitarios por: Consultas indebidas al historial de pacientes famosos. Accesos masivos sin justificación. Envío de información médica por canales no autorizados. Almacenamiento sin protección o destrucción inadecuada de historias clínicas. Estas situaciones, muchas veces evitables con medidas básicas, ponen en evidencia la necesidad de una gestión profesional de la privacidad. Contar con asesoramiento como el que ofrece la Protección de datos permite anticiparse a los riesgos y adaptar cada proceso a las exigencias reales del RGPD. ¿Cómo implantar un sistema eficaz de protección de historiales clínicos? En esta sección conocerás los pasos clave para garantizar una protección sólida de la información médica: 1. Auditoría inicial Analizar cómo se recogen, almacenan, acceden y comparten los historiales clínicos. Identificar riesgos técnicos y organizativos. 2. Elaboración de políticas internas Redactar protocolos claros sobre uso de datos, gestión de accesos, cesión de información, conservación y destrucción de historiales. 3. Formación del personal Impartir formación práctica en protección de datos

La participación de niños y adolescentes en actividades deportivas implica algo más que entrenamiento y competición. Detrás de cada inscripción, ficha médica o fotografía de equipo, se está gestionando información sensible: los datos personales de menores. ¿Están realmente protegidos en los clubes y federaciones deportivas? ¿Se conocen las obligaciones legales que conlleva su tratamiento? En muchos casos, estas entidades recopilan datos sin aplicar medidas adecuadas de privacidad, exponiendo a los menores —y a la propia organización— a riesgos legales y reputacionales. El cumplimiento de la normativa de protección de datos es especialmente exigente cuando se trata de menores de edad, considerados por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como un grupo vulnerable que requiere una protección reforzada. Establecer protocolos claros y actualizados conforme a la Protección de datos es clave para que los clubes y federaciones garanticen la seguridad de la información y cumplan con sus responsabilidades legales. ¿Por qué los datos de menores exigen una protección reforzada? El RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establecen que el tratamiento de datos personales de menores de edad debe realizarse con especial cautela, aplicando principios de minimización, transparencia y seguridad. Estos datos pueden incluir: Nombre, edad y fecha de nacimiento. Datos de salud (certificados médicos, alergias, lesiones). Fotografías o vídeos en entrenamientos y competiciones. Datos académicos o escolares vinculados a becas o programas de conciliación. Información de contacto de progenitores o tutores. Al tratarse de un colectivo que no tiene plena capacidad jurídica, el consentimiento debe provenir de sus representantes legales, y cualquier comunicación o publicación debe valorar previamente el impacto sobre su privacidad. Riesgos habituales en clubes y federaciones deportivas En este artículo verás cómo determinadas prácticas extendidas pueden vulnerar la normativa y poner en peligro tanto a los menores como a las entidades responsables: 1. Inscripciones sin consentimiento informado Muchos clubes utilizan formularios sin cláusulas de información claras o sin recoger el consentimiento expreso del padre, madre o tutor legal. Esto supone una infracción directa del RGPD. 2. Difusión no controlada de imágenes Publicar fotografías o vídeos de entrenamientos, eventos o celebraciones en redes sociales sin el consentimiento correspondiente es una de las prácticas más sancionadas. 3. Recopilación excesiva de datos Solicitar más información de la necesaria, como datos académicos no relevantes o información médica sin justificación legal, puede suponer una vulneración del principio de minimización. 4. Almacenamiento inseguro de información Guardar fichas físicas sin protección, carpetas digitales sin contraseñas o usar aplicaciones sin medidas de seguridad adecuadas implica un alto riesgo de acceso no autorizado. 5. Acceso inadecuado por parte del personal Permitir que entrenadores, monitores o voluntarios accedan a datos sin necesidad o sin formación específica en protección de datos puede derivar en usos indebidos o filtraciones. Requisitos legales en el tratamiento de datos de menores Conocerás en detalle las principales obligaciones legales que deben cumplir los clubes y federaciones deportivas al tratar datos personales de menores: Consentimiento de los tutores legales El tratamiento solo es legítimo si se cuenta con el consentimiento explícito del padre, madre o tutor legal. En España, este consentimiento es obligatorio hasta los 14 años de edad. Información clara y accesible Se debe informar de manera sencilla y comprensible sobre el uso que se hará de los datos, su finalidad, el tiempo de conservación y los derechos que asisten a los titulares. Contratos con encargados del tratamiento Si la entidad trabaja con plataformas de gestión deportiva, fotógrafos o empresas de comunicación, debe firmar contratos de encargo del tratamiento que garanticen el cumplimiento del RGPD. Registro de actividades de tratamiento Es obligatorio documentar cómo se recogen, almacenan, comparten y eliminan los datos personales, incluyendo medidas de seguridad y responsables internos. Medidas de seguridad reforzadas Los datos de menores deben estar protegidos mediante contraseñas, cifrado, accesos restringidos y copias de seguridad seguras. Protocolo de gestión de incidencias Debe existir un plan claro de actuación en caso de filtración, pérdida o acceso indebido a los datos, con obligaciones de notificación a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo máximo de 72 horas.   CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Buenas prácticas para proteger los datos personales de menores en el entorno deportivo Te contamos cómo implantar medidas realistas que garanticen la privacidad de los menores sin frenar el desarrollo de la actividad deportiva: Recoger siempre el consentimiento firmado por los tutores legales antes de inscribir al menor o difundir cualquier tipo de imagen. Evitar almacenar datos sensibles innecesarios, y limitar el acceso a esta información solo al personal estrictamente autorizado. Formar al personal técnico y administrativo sobre las obligaciones legales en protección de datos y la gestión adecuada de la información personal. Supervisar las redes sociales y medios digitales donde se difunda contenido relacionado con los menores. Revisar periódicamente los protocolos internos para asegurarse de que cumplen con los estándares actuales de seguridad y privacidad. Estas prácticas no solo evitan sanciones, sino que generan confianza entre las familias y refuerzan la imagen ética de la entidad. Casos reales de sanciones en clubes deportivos La Agencia Española de Protección de Datos ha impuesto sanciones a clubes por: Publicar imágenes de menores en redes sociales sin consentimiento. Almacenar datos médicos sin base legal ni medidas de seguridad. Compartir listados con información personal entre entrenadores no autorizados. Estos ejemplos muestran que la responsabilidad no se limita a grandes organizaciones: cualquier entidad que trate datos de menores está sujeta a las mismas obligaciones y puede ser sancionada si no cumple con ellas. Contar con asesoramiento profesional como el que proporciona la Protección de datos permite evitar errores y adaptar cada procedimiento a las exigencias reales de la normativa. ¿Cómo implementar un sistema eficaz de protección de datos en clubes y federaciones? En esta sección conocerás los pasos clave para garantizar la conformidad legal desde la base: 1. Auditoría inicial de datos y procesos Identificar qué datos personales se recogen, para qué se utilizan, quién los

Cuando una empresa tecnológica desarrolla productos, aplicaciones o servicios digitales, cada línea de código y cada decisión arquitectónica pueden tener implicaciones legales. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no solo exige proteger la privacidad de los usuarios al final del proceso, sino incorporarla desde el inicio. Este enfoque, conocido como protección de datos desde el diseño y por defecto, es una obligación legal que toda empresa del sector debe cumplir. El incumplimiento de este principio puede dar lugar a sanciones económicas severas, pérdida de confianza de los usuarios y bloqueos en la comercialización de productos. Pero más allá de evitar riesgos, el cumplimiento normativo desde la fase de diseño representa una ventaja competitiva en un mercado cada vez más exigente en materia de privacidad. Implementar el principio de privacidad desde el diseño forma parte del enfoque que garantiza la Protección de datos en proyectos tecnológicos. No se trata de añadir capas de seguridad al final, sino de integrar la protección desde la concepción misma de cada sistema. ¿Qué significa cumplir el RGPD desde el diseño? El artículo 25 del RGPD establece que los responsables del tratamiento deben aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar que los principios de protección de datos se apliquen desde el inicio del desarrollo de cualquier producto o servicio que implique tratamiento de datos personales. Esto implica: Diseñar sistemas que solo recojan los datos necesarios para cada finalidad. Establecer configuraciones de privacidad por defecto que protejan al usuario. Minimizar los riesgos desde el origen mediante análisis preventivos. Incorporar la privacidad como una funcionalidad esencial, no como un añadido opcional. Esta exigencia aplica tanto a desarrollos propios como a integraciones de terceros, plataformas digitales, dispositivos conectados o algoritmos de análisis de datos. ¿Por qué es especialmente relevante para empresas tecnológicas? En este artículo verás cómo el sector tecnológico, por su naturaleza, se encuentra en el centro del tratamiento masivo de datos personales: Las aplicaciones móviles recogen ubicaciones, contactos, hábitos de uso. Las plataformas web almacenan registros de navegación, formularios, preferencias. Los sistemas de inteligencia artificial analizan y perfilan comportamientos. Las soluciones en la nube gestionan datos de millones de usuarios simultáneamente. La rapidez del desarrollo, el uso intensivo de datos y la innovación constante pueden llevar a descuidar aspectos legales críticos. Por eso, integrar la protección de datos desde la fase de diseño no es solo una obligación legal, sino una necesidad estratégica para garantizar la escalabilidad, el cumplimiento y la confianza. Claves para cumplir con la protección de datos desde el diseño Conocerás en detalle los elementos que toda empresa tecnológica debe contemplar desde la fase de análisis y desarrollo para cumplir con el principio de privacidad desde el diseño: 1. Evaluación de impacto desde la fase conceptual Antes de comenzar cualquier desarrollo que implique un tratamiento de datos personales, es necesario evaluar los riesgos potenciales para los derechos y libertades de los usuarios. La herramienta adecuada para ello es la evaluación de impacto en protección de datos (EIPD), obligatoria cuando el tratamiento entraña un alto riesgo. 2. Principio de minimización Diseñar sistemas que recojan únicamente los datos imprescindibles para cumplir su función. Por ejemplo, no solicitar fecha de nacimiento si solo se necesita validar mayoría de edad. 3. Configuración de privacidad por defecto El sistema debe operar con la configuración más restrictiva en cuanto a recogida y acceso a datos, salvo que el usuario decida lo contrario. Esto incluye: Cookies desactivadas por defecto. Visibilidad limitada de perfiles. Geolocalización desactivada inicialmente. 4. Transparencia informativa Desde el diseño se debe prever cómo se va a informar a los usuarios sobre el tratamiento de sus datos: textos legales claros, accesibles y comprensibles integrados en el flujo de uso. 5. Control granular del consentimiento El usuario debe poder decidir con precisión qué datos cede y para qué finalidades, con opciones diferenciadas y revocables en cualquier momento. 6. Seguridad integrada desde el desarrollo Aplicar el principio de “security by design” mediante: Cifrado de datos en tránsito y reposo. Control de accesos y privilegios. Auditoría de eventos de seguridad. Pruebas de penetración y revisión de código. Estas medidas deben ser parte del ciclo de desarrollo (DevSecOps), no añadidos posteriores. 7. Documentación y trazabilidad del cumplimiento Es esencial mantener documentación interna que acredite que se ha aplicado el principio de privacidad desde el diseño: decisiones, análisis, medidas adoptadas, revisiones realizadas. CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Consecuencias del incumplimiento Te contamos cómo las empresas tecnológicas que no aplican la privacidad desde el diseño pueden enfrentarse a consecuencias graves: Sanciones económicas que pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio global. Suspensión de servicios por orden de las autoridades de protección de datos. Denuncias de usuarios o reclamaciones colectivas que pueden escalar rápidamente. Daño reputacional irreversible, especialmente en startups o productos digitales nuevos. El cumplimiento desde el diseño permite prevenir estos escenarios y construir desde el principio una relación de confianza con el usuario. Buenas prácticas para aplicar el RGPD desde el diseño en proyectos tecnológicos A continuación, conocerás medidas aplicables y realistas que pueden integrar equipos de desarrollo, legal y producto: Incluir un delegado de protección de datos (DPO) en las fases de análisis funcional. Definir requerimientos legales junto a los técnicos, igual que se definen funcionalidades. Validar prototipos o MVPs desde el punto de vista de privacidad. Incorporar revisiones periódicas de cumplimiento en el ciclo de vida del producto. Actualizar el diseño conforme evolucionen las normas o la tecnología. Además, utilizar metodologías como Privacy by Design Framework, promovidas por autoridades de protección de datos, facilita el cumplimiento estructurado. Ejemplos prácticos de aplicación Aplicación móvil de salud Desde el diseño se debe evitar recoger más datos de los necesarios. Si se necesita conocer síntomas, no es justificable solicitar nombre completo, dirección y datos biométricos sin base legal clara. Plataforma de e-commerce Debe integrar ajustes de privacidad accesibles, evitar configuraciones predefinidas intrusivas y permitir gestionar los consentimientos en el panel de usuario. Asistente virtual o

La trazabilidad alimentaria se ha convertido en un pilar esencial para garantizar la seguridad, calidad y confianza en toda la cadena agroalimentaria. Pero lo que a menudo pasa desapercibido es que, detrás de cada lote rastreado, de cada distribución registrada o de cada informe de calidad emitido, se están tratando datos personales. Y aquí surge una cuestión clave: ¿se está cumpliendo correctamente con la normativa de protección de datos? En este contexto, la protección de los datos personales en la trazabilidad alimentaria no es un detalle administrativo, sino una obligación legal que afecta directamente a la gestión, reputación y viabilidad de las empresas del sector. Desde explotaciones agrícolas hasta cadenas de distribución y plataformas tecnológicas, todos los agentes implicados deben garantizar que la información personal que manejan está protegida. Una gestión adecuada conforme a los principios de la Protección de datos es indispensable para evitar sanciones, proteger la confidencialidad de trabajadores y proveedores, y asegurar que el cumplimiento legal va de la mano con la eficiencia operativa. ¿Por qué se tratan datos personales en sistemas de trazabilidad alimentaria? Aunque pueda parecer que la trazabilidad se limita a productos, fechas y ubicaciones, lo cierto es que en el proceso se recogen múltiples datos que identifican directa o indirectamente a personas físicas. Estos incluyen: Datos de trabajadores implicados en la producción, control o distribución. Información de contacto de proveedores o transportistas. Datos de clientes finales, especialmente en sistemas de venta directa o distribución personalizada. Usuarios de plataformas digitales utilizadas para seguimiento de lotes, alertas sanitarias o certificaciones. El RGPD considera datos personales cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona. Por tanto, todo este tratamiento debe regirse por principios de legitimidad, minimización, confidencialidad y seguridad. Puntos críticos en la trazabilidad alimentaria desde la perspectiva de protección de datos En este artículo verás cómo la trazabilidad, al estar integrada en múltiples procesos, implica riesgos reales si no se gestiona correctamente el tratamiento de la información personal: 1. Recogida de datos en origen Muchos sistemas registran quién recolecta, controla o empaqueta los productos, incluyendo identificadores personales. Este tratamiento debe estar justificado, limitado a lo necesario y documentado. 2. Plataformas digitales de trazabilidad Sistemas de gestión como ERPs o apps móviles suelen registrar accesos, usuarios, localizaciones y acciones realizadas. Esta información, si no está protegida, puede generar brechas de seguridad. 3. Transferencia de datos entre eslabones En la cadena alimentaria participan múltiples agentes: productores, transformadores, distribuidores, laboratorios, transportistas, minoristas. El intercambio de datos entre ellos debe cumplir con el principio de responsabilidad proactiva. 4. Publicación o comunicación de información Algunos sistemas muestran públicamente datos para certificar trazabilidad, como nombres de explotaciones o responsables técnicos. Si esos datos identifican personas, deben ser tratados con especial precaución.   CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Principales obligaciones legales según el RGPD y la LOPDGDD Conocerás en detalle qué exige la normativa a cualquier empresa que trate datos personales en el marco de la trazabilidad alimentaria: Legitimación del tratamiento Debe existir una base jurídica clara, como el cumplimiento de una obligación legal en materia de seguridad alimentaria o el interés legítimo en garantizar el control de calidad. Información y transparencia Es obligatorio informar a todas las personas cuyos datos se traten. Esto incluye trabajadores, técnicos de calidad, responsables de lotes o contactos logísticos. Minimización de datos Solo se deben recoger y tratar los datos estrictamente necesarios. Por ejemplo, no es justificable almacenar datos médicos de un operario si no hay una obligación legal expresa. Contratos con encargados del tratamiento Cuando se utilizan empresas externas para digitalizar registros, almacenar datos o mantener plataformas de trazabilidad, deben firmarse contratos de encargo del tratamiento. Medidas de seguridad técnicas y organizativas Desde el cifrado de plataformas hasta el control de accesos y las copias de seguridad, las medidas deben adaptarse al tipo de datos tratados y al riesgo que suponen. Registro de actividades de tratamiento Toda empresa que actúe como responsable debe mantener un registro de actividades donde documente cómo y por qué trata los datos personales en cada fase de la trazabilidad. Riesgos reales por una mala gestión de datos personales Te contamos cómo una gestión deficiente puede desencadenar problemas graves para empresas agroalimentarias: Sanciones económicas de hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio anual. Investigaciones por parte de la AEPD o autoridades sectoriales si se detectan infracciones. Pérdida de confianza por parte de clientes, consumidores o distribuidores. Obligación de comunicar brechas de seguridad que afecten a datos personales, con el consiguiente impacto reputacional. Todo esto puede evitarse con una planificación adecuada y un enfoque preventivo. Buenas prácticas para proteger los datos personales en la trazabilidad alimentaria En esta sección conocerás acciones concretas que puedes aplicar para proteger la privacidad sin poner en riesgo la eficiencia operativa: Informar desde el inicio a todos los implicados, incluidos trabajadores de campo, personal de calidad y transportistas, sobre el uso de sus datos. Revisar los formularios y registros digitales, eliminando campos innecesarios o no justificados. Limitar el acceso a los sistemas de trazabilidad solo al personal autorizado. Cifrar los datos personales sensibles tanto en tránsito como en reposo. Revisar contratos con proveedores tecnológicos para asegurarse de que cumplen el RGPD y actúan como encargados del tratamiento. Establecer protocolos de respuesta ante brechas de seguridad con procedimientos claros y rápidos. Estas prácticas fortalecen la cultura de cumplimiento y evitan errores que pueden tener un alto coste. Casos reales de sanciones en el sector agroalimentario La Agencia Española de Protección de Datos ha actuado en varias ocasiones contra empresas del sector por fallos en la gestión de datos personales. Algunos ejemplos incluyen: Inclusión de datos personales en etiquetas visibles al público sin justificación. Publicación de informes de trazabilidad con nombres completos de técnicos y operarios. Plataformas compartidas entre cooperativas sin control de accesos adecuado. Estos casos demuestran que el cumplimiento normativo no es una opción, sino una necesidad real y urgente. ¿Cómo implantar un sistema de protección de datos eficaz

Participar en una licitación pública implica exponer información estratégica de la empresa, incluyendo datos personales de empleados, responsables técnicos y representantes legales. Lo que muchas organizaciones desconocen es que cualquier descuido en este proceso puede derivar en sanciones económicas, exclusión del procedimiento o incluso en la imposibilidad de volver a contratar con la administración. La protección de datos en procesos de licitación es una obligación legal que a menudo se pasa por alto, pero cuyo incumplimiento tiene consecuencias muy reales. Los expedientes de licitación requieren un intercambio constante de documentación, declaraciones responsables, currículums, certificados y todo tipo de información que puede contener datos de carácter personal. En este contexto, no cumplir con las exigencias del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) puede costar mucho más que una multa: puede cerrar las puertas a oportunidades estratégicas clave para el desarrollo de la empresa. Una adecuada adaptación a la Protección de datos desde la fase de preparación de ofertas es esencial para cumplir los principios de transparencia, minimización y confidencialidad exigidos por la normativa. ¿Por qué es fundamental garantizar la protección de datos en los procesos de licitación? En los procedimientos de contratación pública se exige una gran cantidad de documentación que puede incluir datos personales. Estos datos deben tratarse conforme a la ley, lo que implica que la empresa licitadora actúa como responsable del tratamiento y está obligada a garantizar su seguridad. Entre los documentos que suelen incorporarse en los expedientes encontramos: Certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y Hacienda. Títulos y acreditaciones del personal técnico. Currículums vitae. Declaraciones responsables firmadas por representantes. Contratos laborales o mercantiles con personal clave. Cada uno de estos documentos debe ser tratado con criterios de minimización, confidencialidad y limitación del acceso, evitando incorporar datos innecesarios o no justificados por la finalidad del procedimiento. Errores comunes en protección de datos al participar en licitaciones En este artículo verás cómo determinados errores muy frecuentes pueden suponer un riesgo real para la empresa, no solo desde el punto de vista económico, sino también reputacional. 1. Incluir datos personales excesivos o irrelevantes Uno de los fallos más habituales es aportar documentación que contiene más información de la estrictamente necesaria. Por ejemplo, remitir nóminas completas, copias de DNI, direcciones personales o incluso información médica sin ninguna relación con el objeto del contrato. 2. Falta de anonimización o seudonimización Cuando se presentan memorias técnicas o casos de éxito, muchas veces se identifican personas concretas (empleados, clientes anteriores, etc.) sin valorar si realmente es necesario hacerlo. La anonimización o seudonimización puede evitar exponer datos innecesarios. 3. No contar con cláusulas informativas para los empleados Si vas a presentar los datos de tus trabajadores o colaboradores como parte de una oferta, debes haberles informado previamente de ello. El RGPD exige transparencia y consentimiento informado para este tipo de tratamientos. 4. Errores en la firma y custodia digital de la documentación Enviar documentos firmados digitalmente sin proteger el acceso, o almacenarlos sin las debidas medidas de seguridad, es otro fallo frecuente que puede derivar en brechas de seguridad. 5. Compartir documentación sin contratos con terceros En ocasiones se recurre a asesorías o empresas de ingeniería para preparar la oferta. Si esas entidades acceden a datos personales, debe existir un contrato de encargo del tratamiento debidamente formalizado. Obligaciones legales en el tratamiento de datos dentro de licitaciones Conocerás en detalle las responsabilidades que la normativa impone a las empresas que participan en procesos de contratación pública. Principio de minimización de datos Solo deben aportarse los datos estrictamente necesarios. Incluir más información de la requerida es una infracción directa del RGPD. Deber de informar Los titulares de los datos (empleados, firmantes, técnicos, etc.) deben ser informados de que sus datos serán tratados en el marco de una licitación. Esta información debe ser clara, específica y accesible. Garantía de confidencialidad Se deben adoptar medidas técnicas y organizativas que garanticen la confidencialidad de los datos durante toda la preparación, envío y custodia de la oferta. Plazo de conservación Los datos personales deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario para la licitación, salvo que exista una obligación legal que exija conservarlos más tiempo (por ejemplo, para auditorías o recursos). Seguridad en el tratamiento Toda la información debe transmitirse y almacenarse con mecanismos seguros: cifrado, contraseñas, almacenamiento en sistemas cerrados, control de accesos, etc. CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Buenas prácticas para cumplir con la protección de datos en licitaciones Te contamos cómo implantar medidas efectivas y realistas que permiten proteger datos personales sin entorpecer el proceso licitador: Revisar toda la documentación antes de enviarla, eliminando datos innecesarios o confidenciales. Usar herramientas de firma electrónica seguras y almacenar los documentos en plataformas cifradas. Incluir cláusulas informativas en los contratos laborales o acuerdos con trabajadores implicados en licitaciones. Contar con un procedimiento interno para validar toda la documentación desde el punto de vista de la privacidad. Formar al equipo técnico y administrativo que interviene en la preparación de ofertas, para que conozca sus obligaciones en materia de protección de datos. Aplicar estas prácticas es clave para demostrar el cumplimiento del principio de “responsabilidad proactiva” exigido por el RGPD. ¿Qué sanciones pueden imponerse por fallos en protección de datos en licitaciones? La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha impuesto sanciones a empresas que han presentado documentos con datos excesivos, sin consentimiento o sin garantizar la seguridad adecuada. Las infracciones pueden clasificarse como: Leves: por no informar correctamente o conservar los datos más tiempo del necesario. Graves: por incluir datos sin consentimiento o tratarlos sin legitimación adecuada. Muy graves: por exponer datos sensibles, como salud, afiliación sindical o ideología, o por producir brechas de seguridad graves. Estas sanciones pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global, dependiendo de la infracción. Además, la exclusión de la licitación por incumplimiento normativo o la imposibilidad de acceder a