Entender con precisión qué se considera dato personal es el primer paso crítico para cualquier organización que maneje información de terceros. La confusión sobre el alcance de este concepto suele generar una falsa sensación de seguridad, llevando a muchas empresas a creer que, por no manejar datos bancarios o historiales médicos, están exentas de cumplir con la ley. Sin embargo, la definición legal es mucho más amplia y abarca fragmentos de información que, a simple vista, podrían parecer inocuos pero que permiten identificar a un individuo.
La importancia de esta distinción radica en que el tratamiento inadecuado de un solo dato personal activa inmediatamente el régimen sancionador de la normativa vigente. Las consecuencias de no identificar correctamente qué información estamos tratando pueden derivar en inspecciones de oficio o denuncias de usuarios que ven vulnerada su privacidad. En un entorno donde la huella digital es cada vez más profunda, el riesgo de sufrir una brecha de seguridad que exponga datos personales es una amenaza real que puede comprometer la viabilidad financiera de cualquier negocio.
En este artículo analizaremos en profundidad la definición técnica y práctica de la información protegida, los diferentes niveles de sensibilidad y los criterios de identificación que utilizan las autoridades de control. A través de ejemplos cotidianos y una estructura clara, aprenderás a catalogar la información de tu base de datos y descubrirás cómo el servicio de proteccion de datos facilita la gestión segura de este activo tan valioso para tu entidad.
Respuesta Directa: Un dato personal es cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables. Esto incluye desde un nombre o un DNI hasta una dirección IP o un identificador de cookies, siempre que permitan determinar la identidad de un individuo sin un esfuerzo desproporcionado.
La definición legal de dato personal y su alcance real
Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la normativa española, la clave para determinar si estamos ante un dato personal no es solo la información en sí, sino su capacidad de identificación. Una persona es identificable cuando su identidad puede determinarse, directa o indirectamente, mediante un identificador o uno o varios elementos propios de su identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social.
Es fundamental comprender que la protección de datos solo se aplica a personas físicas vivas. La información relativa a personas jurídicas (sociedades mercantiles, nombres de empresas) o a personas fallecidas queda, por norma general, fuera del ámbito de aplicación de la LOPDGDD, aunque existen matices importantes en cuanto al derecho a la intimidad de los herederos.
Tipologías y clasificación de los datos personales
No todos los datos personales requieren el mismo nivel de protección. La normativa establece una jerarquía basada en el riesgo que supone para el titular que dicha información sea revelada o tratada de forma ilícita.
Datos de carácter identificativo y comunes
Son aquellos que permiten distinguir a una persona en la vida social y administrativa. Son los más frecuentes en el ámbito empresarial y comercial:
Nombre y apellidos.
Documentos oficiales: DNI, NIE, Pasaporte o número de la Seguridad Social.
Datos de contacto: Dirección postal, correo electrónico profesional o personal y número de teléfono.
Identificadores digitales: Direcciones IP, ID de dispositivos y nombres de usuario en redes sociales.
Datos de categorías especiales (datos sensibles)
Estos datos gozan de una protección reforzada debido a que su uso indebido podría dar lugar a discriminaciones graves o vulneraciones de la intimidad profunda. Su tratamiento está, por defecto, prohibido, salvo que concurran excepciones muy específicas (como el consentimiento explícito o por razones de interés público sanitario).
| Categoría de dato | Ejemplos prácticos |
| Salud | Diagnósticos, bajas médicas, grado de discapacidad, alergias. |
| Biométricos | Huella dactilar para control de presencia, reconocimiento facial. |
| Ideología y creencias | Afiliación sindical, religión, opiniones políticas. |
| Origen y vida sexual | Origen étnico o racial, orientación sexual. |
El concepto de persona identificable: el papel de los metadatos
Un error común es pensar que si eliminamos el nombre de una base de datos, los datos dejan de ser personales. La normativa introduce el concepto de identificabilidad indirecta. Si combinando varios datos aparentemente anónimos podemos llegar a saber de quién se trata, seguimos estando bajo el paraguas de la LOPD.
Identificadores en línea y geolocalización
En la era del Big Data, los identificadores en línea como las cookies o las etiquetas de radiofrecuencia son considerados datos personales. Por ejemplo, el historial de navegación de un usuario, aunque no vaya asociado a un nombre, permite crear un perfil tan preciso que la persona se vuelve plenamente identificable para el sistema.
La seudonimización frente al anonimato
Es vital distinguir entre estos dos procesos:
Seudonimización: Se sustituyen los datos identificativos por un código. El dato sigue siendo personal porque el Responsable tiene la «llave» para revertir el proceso.
Anonimización: El proceso es irreversible. No hay forma humana ni técnica de volver a identificar al sujeto. Solo en este caso la información deja de estar sujeta a la normativa de proteccion de datos.
Ejemplos prácticos de datos personales en el entorno empresarial
Para aterrizar estos conceptos, veamos cómo se manifiestan estos datos en los diferentes departamentos de una organización. La gestión de estos flujos de información debe estar documentada en el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT).
Recursos Humanos: El currículum vitae, el número de cuenta bancaria para la nómina, la talla de la ropa de trabajo (si revela datos físicos) y la grabación de imágenes mediante cámaras de videovigilancia.
Departamento Comercial: Grabaciones de llamadas de voz, perfiles de clientes en el CRM y firmas manuscritas o electrónicas en contratos.
Marketing Digital: Listas de suscriptores, datos de píxeles de seguimiento y respuestas en encuestas de satisfacción que incluyan campos de texto libre.
¿Es una dirección de correo electrónico profesional un dato personal?
Este es un punto de debate recurrente. La respuesta es sí. Aunque el correo sea nombre.apellido@empresa.com, sigue haciendo referencia a una persona física identificada que trabaja en una organización. El tratamiento de estos datos para fines de contacto profesional es lícito, pero no está exento de las obligaciones de información y seguridad.
Cómo asegurar el tratamiento correcto de la información personal
Una vez identificado qué datos manejas, el siguiente paso es implementar las medidas de seguridad adecuadas. Esto no solo es un requisito legal, sino una ventaja competitiva que demuestra respeto por los derechos de tus clientes. La transparencia en la captación y el rigor en el almacenamiento son los pilares de una gestión excelente.
Delegar la auditoría y el mantenimiento de estos protocolos en un servicio de proteccion de datos especializado garantiza que tu empresa no cometa errores de bulto en la clasificación de la información. El asesoramiento profesional permite ajustar el nivel de seguridad al riesgo real, evitando tanto la desprotección como el exceso de burocracia innecesaria. En última instancia, saber qué es un dato personal y cómo protegerlo es la mejor defensa contra las sanciones y el mayor activo para generar confianza en el mercado.
Preguntas frecuentes sobre qué se considera dato personal
¿Es una matrícula de coche un dato personal?
Sí. Aunque por sí sola no dice quién es el dueño, cualquier autoridad o entidad con acceso al registro de vehículos (como la DGT o una compañía de seguros) puede identificar al propietario. Por tanto, se considera un dato que permite la identificación indirecta.
¿Los datos de contacto de una empresa son datos personales?
No. Los datos relativos exclusivamente a una persona jurídica (razón social, NIF de la empresa, domicilio social, teléfono general de la oficina) no están protegidos por la LOPD. Sin embargo, si el contacto es el email directo de un empleado, ese dato sí es personal.
¿Las fotografías se consideran siempre datos de categoría especial?
No necesariamente. Una fotografía solo es un dato de categoría especial cuando se somete a un tratamiento técnico específico que permita la identificación o autenticación biométrica de una persona (como el reconocimiento facial para abrir una puerta). En un contexto estándar, es un dato personal común.
