Guía de CAE en fincas: checklist de documentación obligatoria para comunidades
La gestión diaria de una comunidad de propietarios implica un flujo constante de trabajadores externos, desde el personal de limpieza y mantenimiento de ascensores hasta jardineros o empresas de reformas puntuales. El principal desafío al que se enfrentan las comunidades y sus gestores no es solo coordinar los horarios de estos trabajos, sino asegurar que todas estas empresas cumplan rigurosamente con la normativa de Prevención de Riesgos Laborales (PRL). A menudo, existe una gran confusión sobre qué papeles exactos se deben pedir antes de permitir la entrada de un operario, lo que genera incertidumbre y riesgos innecesarios para los propietarios.
Esta falta de control documental no es un asunto menor; la importancia de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) radica en que la comunidad de propietarios actúa como centro de trabajo cuando contrata servicios. Si ocurre un accidente laboral dentro de la finca y no se ha verificado la documentación pertinente, las consecuencias legales y económicas pueden ser devastadoras. Hablamos de sanciones administrativas muy elevadas por parte de la Inspección de Trabajo, responsabilidades civiles solidarias e incluso, en los casos más graves, implicaciones penales para el Presidente o el administrador si se demuestra negligencia en el deber de vigilancia.
A lo largo de este artículo, desglosaremos punto por punto qué exige la ley para que puedas tener el control total. Encontrarás un checklist de documentación detallado y práctico para saber exactamente qué solicitar a cada proveedor. Además, veremos cómo los servicios profesionales para administradores de fincas son la herramienta más eficaz para delegar esta carga burocrática, garantizando que la comunidad esté protegida ante cualquier inspección o incidente sin que ello suponga un trabajo inasumible para la junta de gobierno.
¿Qué documentos incluye el checklist básico de CAE en fincas?
El checklist esencial de documentación CAE para comunidades debe incluir, como mínimo: la Evaluación de Riesgos Laborales específica del trabajo a realizar, los Certificados de estar al corriente de pago con la Seguridad Social y Hacienda, el recibo vigente del Seguro de Responsabilidad Civil y el Seguro de Accidentes de Convenio. Respecto a los trabajadores, es obligatorio verificar su formación en PRL, la entrega de EPIs y el certificado de aptitud médica vigente.
¿Por qué es obligatoria la CAE en las comunidades de propietarios?
Para entender la necesidad de un checklist, primero debemos comprender el marco legal. Muchas comunidades creen erróneamente que, al no tener ánimo de lucro o no ser una «empresa» convencional, están exentas de ciertas obligaciones laborales. Nada más lejos de la realidad. El Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, establece claramente la obligación de coordinar las actividades empresariales cuando concurren trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo.
El concepto de «centro de trabajo» en una finca
Desde el momento en que una comunidad contrata a una empresa de limpieza, una constructora para reparar la fachada o un técnico de ascensores, las zonas comunes del edificio se convierten legalmente en un centro de trabajo. Aquí surgen dos figuras clave:
Empresa Titular del Centro: La comunidad de propietarios es titular del lugar donde se trabaja. Tiene el deber de informar sobre los riesgos propios del edificio (por ejemplo, un cuarto de calderas peligroso o un tejado resbaladizo).
Empresa Concurrente: Es el proveedor externo (jardinería, seguridad, obras). Debe acreditar que sus trabajadores están legales, formados y protegidos.
La responsabilidad solidaria y subsidiaria
Este es el punto crítico. El artículo 42 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores establece una responsabilidad solidaria en cuanto a las deudas con la Seguridad Social de los contratistas. Esto significa que, si la empresa de limpieza que contrata la comunidad no paga las cuotas de sus empleados, la Seguridad Social puede reclamar esa deuda a la comunidad de propietarios.
Por tanto, la CAE en fincas no es solo una cuestión de seguridad física para evitar accidentes, sino un mecanismo de defensa financiera. Sin una verificación documental previa (el famoso checklist), la comunidad está asumiendo de forma ciega las irregularidades de sus proveedores. Contar con un soporte experto para administradores de fincas ayuda a detectar estas deudas ocultas antes de que se conviertan en un problema para la comunidad.
Checklist de documentación CAE detallado para proveedores y empleados
A continuación, presentamos una estructura detallada de la documentación que se debe solicitar y verificar antes del inicio de cualquier actividad. Para facilitar la lectura y la gestión, hemos dividido el checklist en dos grandes bloques: documentación de la empresa y documentación de los trabajadores asignados.
Documentación relativa a la empresa contratista
Estos documentos acreditan que la empresa es legal, solvente y cumple con sus obligaciones generales.
Evaluación de Riesgos Laborales (ERL): Debe ser específica para los trabajos que se van a realizar en la finca. No sirve una evaluación genérica de oficina si van a pintar una fachada.
Planificación de la Actividad Preventiva: Documento que detalla cómo se van a controlar los riesgos detectados en la evaluación.
Certificado de Corriente de Pago con la Seguridad Social: Fundamental para evitar la responsabilidad solidaria mencionada anteriormente. Debe tener una validez mensual.
Certificado de Corriente de Pago con la Agencia Tributaria: Igualmente necesario para evitar derivaciones de responsabilidad.
Póliza de Seguro de Responsabilidad Civil (SRC) y Recibo de Pago: Garantiza que la empresa tiene cobertura para indemnizar daños a terceros (por ejemplo, si un pintor mancha el coche de un vecino o rompe una ventana).
Seguro de Accidentes de Convenio: Si el convenio colectivo del sector lo exige, se debe verificar su contratación y vigencia.
Inscripción en el REA: Si se trata de una obra de construcción, la empresa debe estar inscrita en el Registro de Empresas Acreditadas.
Documentación relativa a los trabajadores específicos
No basta con que la empresa esté bien; los operarios que entran físicamente en la finca deben estar en regla.
| Documento Requerido | Propósito de la Verificación | Frecuencia de Revisión |
| RNT (Antiguo TC2) e ITA | Demuestra que el trabajador está dado de alta en la empresa en el momento del trabajo. | Mensual |
| Certificado de Aptitud Médica | Acredita que el trabajador es apto para su puesto tras el reconocimiento médico. | Anual (o según vigencia) |
| Certificado de Formación en PRL | Confirma que el operario ha recibido formación sobre los riesgos de su puesto (Art. 19 LPRL). | Al inicio / Tras cambios |
| Registro de entrega de EPIs | Justificante firmado por el trabajador de haber recibido los Equipos de Protección Individual (casco, arnés, etc.). | Al inicio / Renovación |
| Autorización de uso de maquinaria | Si usa maquinaria peligrosa, autorización expresa de la empresa para manejarla. | Al inicio del trabajo |
El volumen de papeles a gestionar puede ser abrumador, especialmente en comunidades grandes con mucha rotación de proveedores. Por eso, contar con herramientas y servicios especializados para administradores de fincas permite automatizar la solicitud, recepción y validación de todos estos documentos, liberando al administrador de una carga administrativa manual propensa a errores.
Riesgos y errores comunes en la gestión documental de fincas
A pesar de tener claro el checklist, en el día a día se cometen errores que pueden invalidar todo el proceso de prevención. Identificarlos es el primer paso para evitarlos.
Aceptar documentación caducada o genérica
Uno de los fallos más habituales es recibir los documentos una vez al año y olvidarse. Documentos como los certificados de estar al corriente de pago con la Seguridad Social caducan mes a mes. Si ocurre un accidente en junio y el último certificado que tenemos es de enero, la cobertura legal de la comunidad queda comprometida.
Otro error frecuente es aceptar evaluaciones de riesgos «tipo». Una empresa de reparaciones puede tener una evaluación genérica, pero si el trabajo en su comunidad implica subir a un tejado inclinado sin línea de vida, esa evaluación genérica no sirve. Se requiere un anexo específico o una evaluación que contemple trabajos en altura.
La problemática de los trabajadores autónomos
Muchas comunidades contratan a autónomos para pequeñas reparaciones. Existe la falsa creencia de que al autónomo «no hay que pedirle nada». Esto es incorrecto. Para ayudar a distinguir las obligaciones, hemos elaborado esta tabla comparativa de requisitos según el tipo de proveedor, algo esencial para los administradores de fincas que gestionan carteras mixtas de proveedores:
| Requisito Legal | Empresa Contratista (S.L./S.A.) | Trabajador Autónomo |
| Alta en Seguridad Social | RNT (TC2) e ITA de trabajadores | Recibo de pago Cuota de Autónomos |
| Evaluación de Riesgos | ERL específica y Planificación Preventiva | ERL o adhesión al Plan de Seguridad |
| Seguro Responsabilidad Civil | Obligatorio | Altamente recomendable / Obligatorio según actividad |
| Vigilancia de la Salud | Certificado de Aptitud Médica de empleados | No obligatorio (salvo excepciones de riesgo grave) |
| Coordinación | Obligación de informar y coordinarse | Obligación de informar y coordinarse |
Como se observa, aunque el autónomo no tenga empleados a su cargo, debe aportar pruebas de su legalidad y de su gestión de riesgos. Si trabaja junto con otras empresas en la misma finca, debe cumplir estrictamente con el deber de coordinación e intercambio de información.
Olvidar el deber de información de la comunidad
La CAE es un camino de doble sentido. No solo se trata de pedir papeles a la empresa externa. La comunidad (a través de su administrador) debe entregar información a la contrata sobre los riesgos del edificio.
¿Hay amianto en alguna tubería antigua?
¿Las zonas de paso están bien iluminadas?
¿Existen riesgos eléctricos en el cuarto de contadores?
Si la comunidad no informa de estos riesgos y un trabajador externo sufre un accidente por esa causa, la responsabilidad recaerá directamente sobre la propiedad.
¿Cómo optimizar el flujo de trabajo entre el administrador y la comunidad?
La gestión manual de la CAE mediante correo electrónico y carpetas en el ordenador es insostenible hoy en día. El flujo de correos reclamando un TC2 que falta, o un certificado médico ilegible, consume una cantidad desproporcionada de recursos del despacho de administración.
Centralización y digitalización
La clave está en centralizar la información. El uso de plataformas donde los proveedores suban directamente su documentación es vital. Esto cambia el paradigma: en lugar de que el administrador persiga al proveedor, el sistema impide el acceso o el pago de facturas si la documentación no está en «verde» (aprobada).
Esto ofrece transparencia total al Presidente de la comunidad, que puede ver en tiempo real que su finca cumple con la normativa, y tranquilidad al administrador, que sabe que no está autorizando trabajos a empresas pirata o insolventes.
El valor de la validación técnica
No basta con tener el documento; hay que saber leerlo. ¿Sabe un presidente de comunidad interpretar un TC2? Probablemente no. Incluso para un administrador generalista puede ser complejo detectar si una póliza de seguro excluye trabajos en altura o soldadura.
Aquí es donde entra el valor de un servicio externalizado. Disponer de técnicos en PRL que validen que el documento subido es correcto, está vigente y cubre la actividad contratada, es la única forma de garantizar un cumplimiento normativo real, no solo aparente.
Asesoramiento profesional para la tranquilidad de su comunidad
La gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales no es un trámite burocrático opcional; es una obligación legal que protege el patrimonio de la comunidad y la responsabilidad de sus gestores. Intentar llevar este control de forma manual mediante hojas de cálculo no solo es ineficiente, sino peligroso ante una inspección o accidente.
Si desea asegurarse de que todos los proveedores que acceden a sus fincas cumplen con la normativa vigente y descargar a su despacho de esta compleja tarea administrativa, le recomendamos contar con soluciones especializadas. En Audidat, ofrecemos servicios integrales para administradores de fincas que incluyen la gestión y validación de documentación CAE, permitiéndole centrarse en la gestión de valor de sus comunidades mientras nosotros nos ocupamos del cumplimiento normativo.
Preguntas Frecuentes sobre CAE en fincas
¿Es responsable el administrador si la comunidad contrata a una empresa sin papeles?
El administrador tiene el deber de asesorar y advertir a la comunidad sobre las obligaciones legales (Art. 20 LPH). Si el administrador no informa o no solicita la documentación, puede incurrir en responsabilidad civil profesional. Si advierte y la Junta decide contratar igual, la responsabilidad es de la comunidad, pero debe quedar constancia de la advertencia en acta.
¿Qué ocurre si un vecino contrata una obra particular en su piso?
Si la obra es privativa (dentro de un piso), el promotor es el vecino, no la comunidad. Sin embargo, el vecino y sus contratistas deben solicitar permiso a la comunidad si necesitan usar zonas comunes (ascensor, patio) o afectar elementos comunes. La comunidad debe informar de los riesgos del edificio (rutas de evacuación, cargas máximas) para cumplir su parte de la CAE.
¿Es obligatorio pedir documentación para una reparación de urgencia?
La urgencia no exime del cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Aunque los plazos sean cortos, se debe verificar al menos que la empresa está dada de alta, tiene seguro y sus trabajadores están asegurados. En casos de riesgo grave e inminente (ej. una rotura de tubería inundando el garaje), la prioridad es la actuación, pero la documentación debe recabarse inmediatamente.
¿La comunidad debe tener su propia Evaluación de Riesgos Laborales?
Sí. Aunque la comunidad no tenga empleados propios (portero, limpiadora), debe tener una Evaluación de Riesgos de las zonas comunes para poder entregar esa información a las empresas externas que vengan a trabajar (Deber de información del titular del centro de trabajo).
