Puede que pienses que tu empresa cumple con la normativa de protección de datos porque tiene una política de privacidad visible o porque hizo una auditoría hace unos años. Pero la mayoría de incumplimientos no se detectan hasta que es demasiado tarde: una fuga de datos, una reclamación de un cliente, una inspección de la AEPD. Y en ese momento, ya no hay margen de corrección, solo consecuencias.
Lo que muchos no ven es que gestionar los datos personales implica una vigilancia continua, no un cumplimiento puntual. Y los errores más comunes no están en grandes fallos, sino en los pequeños descuidos del día a día que pasan desapercibidos. Desde la primera línea de atención al cliente hasta los procesos internos de recursos humanos. El servicio de Protección de datos debería ser una capa activa de control y asesoramiento constante, no una carpeta olvidada en un cajón digital.
Estos son los errores que más vemos… y que más se repiten
1. No tener actualizados los registros de actividades de tratamiento
Muchas empresas los elaboran una vez y no los revisan nunca más. ¿Han cambiado los procesos? ¿Hay nuevos proveedores o herramientas? Si no lo reflejas, ya estás incumpliendo el RGPD.
2. Utilizar cláusulas obsoletas en contratos y formularios
Frases heredadas de la LOPD de 1999 o textos copiados de internet que ya no se ajustan a la normativa actual. Este error lo hemos visto decenas de veces, y es una de las principales causas de sanción.
3. No informar correctamente a los interesados
¿Estás seguro de que en todos tus puntos de recogida de datos (web, papel, email, llamadas…) se informa de forma clara, completa y conforme al artículo 13 del RGPD?
4. No contar con consentimiento válido
Especialmente en campañas de marketing: formularios sin checkboxes, casillas premarcadas o sin guardar evidencia del consentimiento. Todo esto puede anular el consentimiento y suponer una infracción grave.
5. No firmar contratos de encargo con proveedores
Siempre que un tercero trate datos en tu nombre (hosting, software de nóminas, CRM, etc.), debes firmar un contrato de encargo. No hacerlo es uno de los incumplimientos más frecuentes y costosos.
6. No realizar evaluaciones de impacto cuando son necesarias
Si tratas datos sensibles o a gran escala (salud, biometría, videovigilancia), es posible que necesites una EIPD. Muchas empresas ni siquiera saben cuándo aplica, pero la AEPD sí lo sabe y actúa.
7. Ausencia de medidas técnicas y organizativas reales
Políticas sin aplicación, claves compartidas, accesos sin control, backups inexistentes… La seguridad no es un PDF, es una práctica diaria que debe auditarse con regularidad.
8. No formar ni concienciar al personal
Un solo clic en un correo fraudulento o una respuesta mal gestionada a un usuario puede derivar en una brecha. La formación no es opcional, es una obligación regulada por la normativa.
9. No notificar brechas de seguridad
Muchas empresas optan por “ocultar” incidentes pensando que así evitan consecuencias. Pero si no notificas en 72 horas cuando corresponde, la sanción puede duplicarse.
10. Pensar que “ya se hizo” y no revisar nunca más
El error más peligroso: creer que el cumplimiento es estático. La mayoría de sanciones actuales se imponen a empresas que sí habían hecho algo… pero lo dejaron caducar.
El riesgo está en lo que no ves
Lo más preocupante no son los errores en sí, sino la falsa sensación de cumplimiento. Hay empresas con carteles informativos y avisos legales bien visibles, pero con datos expuestos, accesos sin control y proveedores sin contrato. Otras que presumen de transparencia, pero no saben cómo ejercer un derecho de acceso o cómo responder a una reclamación.
El servicio de Protección de datos de Audidat parte de esta realidad: que el cumplimiento debe ser práctico, personalizado y constante. No se trata de evitar sanciones (que también), sino de proteger la confianza, la reputación y la sostenibilidad de tu negocio.
Las consecuencias de ignorar estos errores
Las sanciones pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual, pero el coste real es reputacional. Un solo incidente puede hacer que tus clientes pierdan la confianza, que pierdas contratos o que la Agencia Española de Protección de Datos publique tu nombre como infractor.
Lo más grave es que muchos de estos errores son fáciles de evitar… si se detectan a tiempo. Por eso, contar con un acompañamiento experto y continuo como el del servicio de Protección de datos es la mejor inversión preventiva que puedes hacer hoy.
Preguntas frecuentes sobre protección de datos en empresas
¿Estoy obligado a tener un delegado de protección de datos?
Solo en ciertos sectores o tratamientos específicos. Pero aunque no lo estés, es recomendable contar con asesoramiento especializado.
¿Qué diferencia hay entre responsable y encargado del tratamiento?
El responsable decide “para qué y cómo” se tratan los datos; el encargado los trata por cuenta del responsable, como un proveedor de servicios.
¿Cada cuánto debo revisar el cumplimiento en mi empresa?
Se recomienda al menos una revisión anual, aunque puede ser necesaria con mayor frecuencia si cambian procesos o herramientas.
¿Puedo usar datos obtenidos en una feria para enviar promociones?
Solo si informaste correctamente en el momento de la recogida y obtuviste un consentimiento válido y demostrable.
¿Qué debo hacer si sufro una brecha de seguridad?
Valorar su impacto y, si procede, notificarla a la AEPD en un máximo de 72 horas. También puede ser necesario comunicarla a los afectados.
Si alguno de estos errores te resulta familiar, no lo dejes pasar. El coste de no actuar puede ser mucho mayor de lo que imaginas. En Audidat, analizamos tu situación real, te guiamos paso a paso y nos encargamos de que el cumplimiento no dependa del azar. Descubre cómo podemos ayudarte con el servicio de Protección de datos, sin compromiso.
