Gestionar correctamente los datos personales en una organización no es solo una cuestión de buenas prácticas: es una exigencia legal que, de no cumplirse, puede acarrear sanciones elevadas y pérdida de confianza por parte de clientes, usuarios y empleados. Uno de los requisitos más relevantes del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la obligación de llevar un registro de actividades de tratamiento, y para cumplirla adecuadamente resulta imprescindible contar con una plantilla clara, adaptada y actualizada.
En este artículo conocerás en detalle qué es, por qué es obligatorio, cómo se estructura y cómo utilizar correctamente una plantilla de registro de actividades de tratamiento RGPD. Si tu organización necesita aplicar correctamente las medidas del RGPD, esta guía práctica te será de gran ayuda.
¿Qué es el registro de actividades de tratamiento?
El registro de actividades de tratamiento (RAT) es un documento que recoge de forma detallada todos los tratamientos de datos personales que realiza una organización, tanto como responsable como encargado del tratamiento.
Este registro sustituye a la antigua obligación de notificar los ficheros ante las autoridades de control (vigente antes del RGPD), y se convierte en una herramienta clave para demostrar el principio de responsabilidad proactiva.
¿Quién está obligado a mantener este registro?
Según el artículo 30 del RGPD, están obligadas a llevar un registro de actividades de tratamiento:
Todas las organizaciones con 250 o más empleados.
Organizaciones con menos de 250 empleados si:
El tratamiento puede suponer un riesgo para los derechos y libertades de las personas.
No es ocasional.
Incluye categorías especiales de datos (salud, ideología, etc.) o datos relativos a condenas o infracciones penales.
Esto implica que prácticamente cualquier empresa o entidad que maneje datos personales de manera continua debe contar con un registro actualizado y coherente.
¿Por qué es importante usar una plantilla adecuada?
Utilizar una plantilla de registro de actividades de tratamiento RGPD garantiza que se recopile toda la información exigida por el reglamento, además de facilitar su mantenimiento, revisión y auditoría interna o externa.
Una plantilla mal diseñada o incompleta puede generar:
Incumplimientos normativos.
Dificultades para atender requerimientos de la autoridad de control.
Riesgos en el ejercicio de derechos por parte de los interesados.
Sanciones económicas en caso de inspección.
El uso de una estructura clara y validada es clave para asegurar el cumplimiento del RGPD.
¿Qué información debe contener una plantilla de registro de actividades de tratamiento?
El contenido mínimo obligatorio que debe recoger el registro, según el artículo 30 del RGPD, incluye:
Para el responsable del tratamiento:
Nombre y datos de contacto del responsable, corresponsable, representante y delegado de protección de datos (DPO), si aplica.
Finalidades del tratamiento.
Descripción de las categorías de interesados (clientes, empleados, proveedores, etc.).
Descripción de las categorías de datos personales (nombre, email, datos bancarios, etc.).
Categorías de destinatarios a los que se comunicarán los datos (proveedores, administración, etc.).
Transferencias internacionales de datos, si existen.
Plazos previstos para la supresión de las distintas categorías de datos.
Medidas técnicas y organizativas de seguridad, cuando sea posible de forma general.
Para el encargado del tratamiento:
Nombre y datos de contacto del encargado y del responsable por cuenta del cual actúa.
Categorías de tratamientos realizados por cuenta del responsable.
Transferencias internacionales.
Medidas de seguridad.
Una plantilla debe contemplar todos estos elementos, organizados de manera clara y comprensible.
¿Cómo estructurar una plantilla de registro de actividades de tratamiento?
Una plantilla eficaz debe permitir recoger la información por fichas o entradas, una por cada actividad de tratamiento. Una estructura básica recomendable incluiría las siguientes columnas o campos:
Identificador de la actividad.
Nombre de la actividad (ej. Gestión de nóminas).
Responsable o encargado del tratamiento.
Finalidad concreta del tratamiento.
Base jurídica (consentimiento, ejecución de contrato, obligación legal…).
Categorías de datos tratados.
Categorías de interesados afectados.
Destinatarios de los datos.
Transferencias internacionales (sí/no, destino).
Plazos de conservación.
Medidas de seguridad aplicadas.
Esta estructura puede realizarse en un documento Excel, Word o herramienta digital específica, siempre que esté accesible, actualizado y disponible para inspecciones.
Errores frecuentes al elaborar el registro
A pesar de su aparente sencillez, es común cometer errores importantes en la elaboración del registro:
Copiar modelos genéricos sin adaptarlos a la realidad de la empresa.
Omitir tratamientos relevantes como el uso de redes Wi-Fi para clientes o cámaras de videovigilancia.
No actualizar el documento tras cambios en proveedores, servicios o tecnologías utilizadas.
Desconocer los destinatarios reales de los datos personales.
No identificar las transferencias internacionales realizadas indirectamente (como el uso de servicios en la nube con servidores fuera de la UE).
Utilizar una plantilla validada por expertos en protección de datos minimiza estos riesgos.
¿Qué consecuencias puede tener un registro incorrecto?
Contar con un registro incompleto, desactualizado o mal elaborado puede dar lugar a:
Sanciones económicas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que pueden llegar hasta los 10 millones de euros o el 2 % del volumen de negocio.
Requerimientos correctivos que obliguen a rehacer el registro en plazos muy ajustados.
Problemas reputacionales y pérdida de confianza por parte de clientes o trabajadores.
Dificultad para responder ante incidentes de seguridad o ejercicios de derechos.
Cumplir adecuadamente con este aspecto clave del RGPD forma parte de una gestión responsable y proactiva.
¿Cuándo debe revisarse o actualizarse el registro?
El registro debe estar permanentemente actualizado, lo que implica revisarlo cuando se den cambios en:
Proveedores o encargados del tratamiento.
Finalidades del tratamiento.
Tecnologías utilizadas.
Transferencias a terceros países.
Nuevos servicios, procesos o herramientas que impliquen tratamiento de datos personales.
Se recomienda realizar una revisión anual completa, además de actualizaciones puntuales cada vez que se produzca un cambio relevante.
¿Puede delegarse la elaboración del registro?
Sí. Muchas organizaciones externalizan la elaboración y mantenimiento del registro de actividades de tratamiento a consultorías especializadas en protección de datos, especialmente cuando no cuentan con personal interno con conocimientos técnicos y normativos suficientes.
Esto asegura un enfoque profesional, actualizado y adaptado a la normativa vigente, además de reducir tiempos y evitar errores.
¿Es obligatorio tener una plantilla física o puede ser digital?
No existe una forma única de presentación. El RGPD no exige que el registro se haga en papel o en un formato concreto, pero sí que esté:
Por escrito, en formato papel o electrónico.
Disponible en todo momento para ser presentado a la autoridad de control si lo solicita.
Muchas empresas optan por plantillas digitales, que permiten actualizaciones más ágiles y facilitan el acceso en caso de auditoría.
¿Debe firmarse o validarse de alguna forma?
No es obligatorio que el registro esté firmado, pero sí debe:
Estar validado internamente por la persona o departamento responsable del cumplimiento del RGPD.
Reflejar fielmente los tratamientos reales realizados.
Formar parte del conjunto de evidencias del cumplimiento normativo.
En entornos más complejos o con mayor exposición al riesgo, se recomienda que el registro forme parte del sistema de gestión de protección de datos de la organización.
La solución experta para cumplir con seguridad
Mantener un registro de actividades de tratamiento eficaz, coherente y adaptado a la normativa es fundamental para cumplir con el RGPD. Sin embargo, la práctica diaria demuestra que muchas empresas elaboran registros incompletos, genéricos o desactualizados, lo que pone en riesgo su cumplimiento normativo y su reputación.
En Audidat te ayudamos a diseñar, mantener y revisar tu registro de actividades de tratamiento con una plantilla adaptada a tu actividad, volumen de datos y nivel de riesgo. Nuestro servicio de RGPD incluye el acompañamiento experto necesario para que este y otros requisitos se cumplan con rigor y tranquilidad, sin desviarte de tu actividad principal.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre ser responsable y encargado del tratamiento?
El responsable determina los fines y medios del tratamiento de datos. El encargado los trata por cuenta del responsable, siguiendo sus instrucciones. Ambos deben llevar registros distintos.
¿Qué formato debe tener el registro?
Puede estar en formato digital o papel, pero debe estar siempre disponible, actualizado y contener la información mínima exigida por el RGPD.
¿Qué pasa si no tengo registro de actividades?
Es un incumplimiento del RGPD y puede conllevar sanciones económicas, además de otras medidas correctivas por parte de la AEPD.
¿Una microempresa debe llevar el registro?
Si trata datos personales de forma habitual, con fines comerciales o incluye datos sensibles, sí está obligada, aunque tenga menos de 250 trabajadores.
¿Se puede usar una plantilla descargada de internet?
Sí, pero debe adaptarse a la realidad concreta de la organización. Usar una plantilla genérica sin personalización puede generar incumplimientos.
