En el entorno escolar, la protección de datos personales adquiere una dimensión crítica cuando se trata de menores de edad. Desde la matriculación hasta la participación en actividades extracurriculares, los centros educativos recopilan y gestionan diariamente información personal de alumnos, padres, tutores legales y personal docente. Esta realidad convierte a los colegios e institutos en responsables de un volumen considerable de datos sensibles cuya gestión debe ajustarse de forma estricta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
El cumplimiento en este ámbito no es solo una exigencia normativa, sino una responsabilidad ética hacia las familias y los propios alumnos. Los errores o negligencias en el tratamiento de datos de menores pueden derivar en sanciones económicas, pero también en daños irreversibles para la confianza institucional. Por ello, es imprescindible establecer un sistema de Protección de datos adaptado al contexto educativo, sólido en su diseño y eficaz en su aplicación diaria.
¿Por qué es especialmente delicado el tratamiento de datos de menores?
El RGPD reconoce a los menores como un colectivo particularmente vulnerable, por lo que su protección debe reforzarse mediante medidas específicas. La normativa establece que:
Los menores no siempre comprenden las implicaciones del tratamiento de sus datos.
El consentimiento para tratamientos no necesarios (como publicaciones o redes sociales) debe ser prestado por el titular de la patria potestad o tutor legal, en el caso de menores de 14 años en España.
Los centros deben aplicar el principio de minimización, tratando solo los datos imprescindibles para su actividad docente o administrativa.
La complejidad aumenta cuando intervienen aplicaciones tecnológicas, plataformas educativas externas o colaboraciones con entidades culturales, deportivas o sanitarias.
¿Qué tratamientos de datos se realizan en los centros educativos?
A lo largo del curso escolar, los centros manejan distintos tipos de datos personales:
Datos identificativos (nombre, DNI, domicilio, foto)
Datos académicos (calificaciones, observaciones, informes)
Datos de salud (alergias, necesidades especiales, informes médicos)
Datos biométricos (huella para control de acceso o comedor)
Imágenes y voz (fotografías, vídeos, grabaciones de actos escolares)
Datos de padres y tutores (contacto, situación familiar, profesión)
La correcta gestión de esta información es clave para cumplir el RGPD y evitar conflictos con las familias o con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Cómo cumplir el RGPD en centros educativos: guía práctica
1. Identificar los tratamientos y elaborar el registro de actividades
El primer paso es identificar todos los procesos en los que se tratan datos personales y documentarlos en el registro de actividades de tratamiento. Algunos ejemplos:
Matriculación y gestión académica
Administración de comedores escolares
Actividades extraescolares y salidas escolares
Uso de plataformas educativas
Publicación de imágenes en redes sociales o boletines
El DPO debe supervisar este inventario y verificar que cada tratamiento tiene una finalidad clara, una base jurídica válida y medidas de seguridad adecuadas.
2. Informar adecuadamente a las familias
Uno de los principios fundamentales del RGPD es la transparencia. Las familias deben recibir, en el momento de la matriculación o cuando se recojan nuevos datos, información clara sobre:
Qué datos se recogen
Para qué se usarán
Quién es el responsable del tratamiento
Cuáles son sus derechos
Cómo pueden ejercerlos
Esta información debe estar redactada en un lenguaje claro y accesible. No basta con una mención genérica al “cumplimiento de la ley”.
3. Consentimientos informados y diferenciados
Cuando el tratamiento no se base en una obligación legal ni contractual, será necesario obtener el consentimiento expreso de los padres o tutores legales. Esto incluye, por ejemplo:
Publicación de fotos o vídeos de actividades escolares
Uso del nombre o imagen del menor en redes sociales o medios externos
Participación en encuestas, concursos o eventos externos
El consentimiento debe:
Ser libre, específico, informado e inequívoco
Recogerse por medios verificables (firma escrita o validación digital)
Poder ser retirado en cualquier momento
Es muy importante que cada consentimiento sea independiente y no se condicione la prestación del servicio educativo a su aceptación.
4. Control de acceso y medidas de seguridad
Los centros deben implementar medidas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales. Algunas buenas prácticas incluyen:
Controlar el acceso a la información solo al personal autorizado
Cifrar o seudonimizar los datos más sensibles
Establecer políticas de contraseñas robustas y renovables
Realizar copias de seguridad periódicas
Evitar el uso de dispositivos personales no autorizados
Estas medidas deben estar recogidas en el plan de Protección de datos, con procedimientos claros para prevenir, detectar y responder ante posibles incidentes.
5. Evaluación de impacto en determinados tratamientos
Si el centro utiliza tecnologías nuevas o tratamientos de alto riesgo —como el reconocimiento facial, el uso de datos biométricos o sistemas de vigilancia—, deberá realizar una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD) antes de su implantación. El Delegado de Protección de Datos debe:
Evaluar los riesgos potenciales
Proponer medidas para mitigarlos
Documentar el análisis
Este paso es obligatorio y omitirlo puede conllevar sanciones.
6. Relación con proveedores y plataformas externas
Muchos centros utilizan plataformas de gestión académica, aplicaciones educativas o servicios de mensajería. En estos casos, el centro educativo es responsable del tratamiento y debe:
Firmar contratos conforme al art. 28 del RGPD con cada proveedor
Verificar que aplican medidas de seguridad adecuadas
Comprobar si existen transferencias internacionales de datos
El uso de herramientas sin supervisión ni garantías adecuadas representa uno de los riesgos más habituales.
7. Formación del personal educativo y administrativo
Todos los miembros del personal deben estar formados en los principios del RGPD y saber cómo actuar ante:
Solicitudes de derechos por parte de familias
Brechas de seguridad (por ejemplo, envío erróneo de boletines)
Consultas sobre uso de imágenes, datos de salud o convivencia
La cultura de protección de datos debe integrarse en la gestión del centro, no quedar relegada al ámbito técnico o legal.
¿Qué errores se cometen con mayor frecuencia?
Algunas prácticas comunes que vulneran el RGPD en entornos escolares incluyen:
Publicar imágenes de menores sin consentimiento en redes sociales
Enviar comunicaciones con datos visibles de varios alumnos (por ejemplo, usando “CC” en lugar de “CCO” en correos electrónicos)
Compartir datos de contacto de alumnos entre familias sin autorización
Utilizar plataformas gratuitas sin garantías legales
No informar adecuadamente a los tutores sobre los tratamientos realizados
Estos errores no solo comprometen la legalidad, sino que pueden generar conflictos con las familias y dañar la imagen del centro.
El papel del Delegado de Protección de Datos en centros educativos
Aunque no todos los centros están obligados por ley a designar un DPO, su presencia es altamente recomendable, especialmente cuando:
Se trata a gran escala datos sensibles de menores
Se utilizan tecnologías digitales para la gestión educativa
Existen colaboraciones con múltiples entidades externas
El DPO supervisa el cumplimiento normativo, asesora al equipo directivo, evalúa riesgos y actúa como enlace con la AEPD. Es una figura clave para convertir la protección de datos en un activo institucional, no en una carga.
Audidat, tu aliado para proteger los datos de menores en el entorno escolar
En Audidat, ayudamos a centros educativos a implantar un sistema completo y eficaz de Protección de datos, adaptado a la realidad del aula, la familia y las nuevas tecnologías. Nuestro acompañamiento profesional te permite garantizar la privacidad de los menores, reducir riesgos legales y fortalecer la confianza en tu proyecto educativo. Contáctanos para una revisión sin compromiso de tu cumplimiento actual.
Preguntas frecuentes sobre protección de datos de menores en centros educativos
¿A partir de qué edad pueden los menores prestar consentimiento según el RGPD?
En España, a partir de los 14 años. Para menores de esa edad, el consentimiento debe ser prestado por el titular de la patria potestad o tutor legal.
¿Es legal publicar fotos de alumnos en redes sociales del centro?
Solo si se ha recabado previamente un consentimiento expreso y específico de los padres o tutores legales, diferenciando esta finalidad de otras.
¿Qué ocurre si se pierde o filtra información académica de un menor?
Debe activarse el protocolo de brecha de seguridad, evaluarse su impacto y, si procede, notificarlo a la AEPD y a los afectados.
¿Puede un profesor compartir datos de contacto entre familias?
No, salvo que exista consentimiento expreso. Es una cesión de datos que debe estar justificada y documentada.
