Sanciones en protección de datos: todo lo que debes saber para evitar riesgos
La gestión de datos personales se ha convertido en una preocupación central para cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector. Sin embargo, la complejidad de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) genera una gran incertidumbre. La principal inquietud para los responsables y encargados del tratamiento reside en una pregunta fundamental: ¿cómo podemos asegurar que nuestros procedimientos cumplen con la ley y evitar las consecuencias devastadoras de un incumplimiento?
El riesgo de recibir sanciones en protección de datos no es meramente teórico; es una realidad documentada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y otras autoridades europeas. Un fallo en la implementación de las medidas de seguridad o la ausencia de la documentación legalmente exigida puede llevar a multas que alcanzan cifras millonarias, afectando no solo la salud financiera de la empresa, sino también su reputación y la confianza de sus clientes. Por lo tanto, comprender el régimen sancionador y las obligaciones es una prioridad ineludible.
Este artículo tiene como objetivo principal desgranar el complejo entramado de las sanciones en protección de datos: todo lo que debes saber sobre los tipos de infracciones, el proceso de la AEPD y las cuantías máximas. Al finalizar, el lector obtendrá una visión clara sobre las mejores prácticas para mantener la conformidad, apoyándose en recursos expertos como la consultoría de protección de datos ofrecida por Audidat.
El incumplimiento de la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD) puede acarrear multas que se dividen en dos tramos principales: hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación global anual de la empresa, o hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual, optándose por la cuantía superior en cada caso.
¿Cómo se clasifican las infracciones de la normativa de protección de datos?
El régimen sancionador se estructura en función de la gravedad de las infracciones, lo que permite a la AEPD aplicar multas proporcionales al daño causado y a la naturaleza del incumplimiento. Entender esta clasificación es el primer paso para evaluar el nivel de riesgo en su organización y priorizar las acciones correctivas.
Infracciones leves en protección de datos
Las infracciones leves suelen estar relacionadas con fallos de carácter formal o documental que no suponen un riesgo significativo para los derechos y libertades de los interesados, pero que demuestran una deficiencia en la diligencia del responsable.
Ejemplos Comunes:
Incumplir la obligación de notificar a la AEPD el cambio de un Delegado de Protección de Datos (DPO) que ya había sido designado previamente.
Omitir la publicación de cierta información de contacto o del DPO en la página web o en el aviso legal, cuando sea obligatorio.
No responder formalmente a una solicitud de ejercicio de derechos (acceso, rectificación, cancelación, oposición, etc.) dentro del plazo legal, aunque se atienda posteriormente.
Infracciones graves: el punto de inflexión
Las infracciones graves se centran en el incumplimiento de obligaciones esenciales que afectan de forma directa la capacidad del interesado para controlar sus datos personales. Es en esta categoría donde se acumula un mayor número de resoluciones sancionadoras.
Cuantía Máxima: Hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio total anual del ejercicio financiero anterior.
Elementos clave de infracción grave:
Tratar datos personales sin una base de legitimación adecuada (consentimiento, interés legítimo, obligación legal, etc.).
No implementar o mantener las medidas de seguridad técnicas y organizativas requeridas para proteger los datos (por ejemplo, cifrado o copias de seguridad).
Incumplir la obligación de notificar a la AEPD y/o a los interesados las violaciones de seguridad de los datos personales (quiebras de seguridad) en el plazo de 72 horas.
Incumplir las obligaciones del Encargado del Tratamiento (subcontratista) respecto al Responsable del Tratamiento, o viceversa, especialmente en la formalización del contrato de encargo.
Obstruir las funciones de investigación o inspección de la AEPD, no colaborando con los requerimientos de información.
Infracciones muy graves: las multas más elevadas
Las infracciones muy graves representan los incumplimientos más serios y aquellos que causan un mayor perjuicio a los derechos de los ciudadanos. Suponen una violación de los principios fundamentales del RGPD.
Cuantía Máxima: Hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio total anual del ejercicio financiero anterior.
Casos típicos de infracción muy grave:
Incumplir los principios relativos al tratamiento, como la minimización de datos o la limitación de la finalidad.
Transferir datos personales a un tercer país u organización internacional sin las garantías adecuadas.
No atender repetidamente y de manera sistemática las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados (derecho al olvido, de acceso, etc.).
Incumplir las condiciones para el consentimiento de los menores de edad.
Tratamiento de categorías especiales de datos (salud, origen racial o étnico, opiniones políticas, etc.) sin las excepciones o bases de legitimación adecuadas.
El procedimiento sancionador de la AEPD: fases clave
Conocer el modus operandi de la Agencia Española de Protección de Datos es fundamental para reaccionar de manera adecuada si se inicia un expediente. El proceso se divide en una fase de investigación y una fase sancionadora propiamente dicha.
Fase 1: investigación previa y actuaciones inspectoras
El proceso se inicia, generalmente, por una reclamación de un ciudadano o por una investigación de oficio de la propia AEPD tras tener conocimiento de una posible infracción (ej. a través de los medios de comunicación o una notificación de data breach).
Actuaciones de investigación: La AEPD puede solicitar información, documentación, acceder a instalaciones o requerir la comparecencia de personal. En este punto, la colaboración y la transparencia son vitales, ya que la obstrucción es en sí misma una infracción.
Plazo de respuesta: Los requerimientos de información deben ser contestados en el plazo que se indique, siendo generalmente breve. La AEPD evalúa si existe un indicio razonable de infracción que justifique la apertura de un procedimiento formal.
Fase 2: incoación y pliego de cargos
Si la AEPD considera que existen indicios, incoa (abre) un procedimiento sancionador formal. Se notifica al presunto infractor un pliego de cargos detallado, que incluye:
Identificación de la infracción y los preceptos legales incumplidos.
La calificación provisional (leve, grave o muy grave).
La sanción que se propone.
El responsable tiene un plazo (habitualmente 10 o 15 días) para presentar las alegaciones y proponer pruebas. Este es el momento crucial para demostrar la diligencia debida, refutar los hechos o aportar la documentación que demuestre que la infracción no existió o fue subsanada.
Fase 3: la resolución y el recurso
Una vez evaluadas las alegaciones, la AEPD emite una resolución. Esta puede ser de archivo del procedimiento (si no se encuentra responsabilidad), o de sanción. Si hay sanción, se determina la multa definitiva y se establecen las medidas correctoras que la empresa debe implementar.
Vías de Recurso:
Recurso de reposición: Directamente ante la AEPD (opcional).
Recurso contencioso-administrativo: Ante la Audiencia Nacional, siendo la vía judicial para impugnar la resolución.
¿Qué factores influyen en la cuantía de las sanciones en protección de datos?
Aunque existen topes máximos (2% o 4% de la facturación), la AEPD no aplica automáticamente la cifra más alta. La normativa obliga a la Agencia a ser proporcional y a tener en cuenta una serie de criterios de graduación establecidos en el artículo 83.2 del RGPD y el artículo 58 de la LOPDGDD. Estos criterios son vitales para reducir la sanción.
| Criterio de Graduación | Descripción y Efecto sobre la Multa |
| Naturaleza, gravedad y duración de la infracción | Determina la base: si es un fallo aislado o una práctica sistemática y prolongada. |
| Intencionalidad o negligencia | La mala fe o la completa despreocupación por la ley agrava la sanción. |
| Categorías de datos afectados | El tratamiento de datos sensibles (salud, menores, ideología) aumenta significativamente la multa. |
| Grado de responsabilidad del infractor | Mayor responsabilidad si no se han tomado medidas técnicas y organizativas a pesar de ser obligatorias. |
| Medidas adoptadas para mitigar el daño | Si el responsable actuó rápidamente para limitar el daño a los afectados (ej. en un data breach). |
| Beneficios obtenidos con la infracción | El lucro cesante por el incumplimiento (ej. envío masivo de spam no consentido). |
| Adhesión a códigos de conducta o certificaciones | Demuestra la voluntad de cumplimiento y puede actuar como atenuante. |
| Cooperación con la AEPD | Colaborar activamente durante la investigación es crucial para mitigar la sanción. |
| Infracciones previas | La reincidencia en un plazo determinado agrava la sanción. |
La importancia de la diligencia y la subsanación: La AEPD valora muy positivamente que la empresa demuestre haber hecho un esfuerzo proactivo por cumplir, incluso si el fallo ocurrió. Si una infracción se subsana antes de la resolución, esto puede ser un atenuante muy fuerte, llegando incluso a una simple advertencia o una reducción sustancial de la multa.
Estrategias proactivas para la gestión del riesgo y la prevención
La mejor estrategia ante las sanciones en protección de datos es la prevención, basada en un enfoque de responsabilidad proactiva (accountability). Este principio exige que las organizaciones no solo cumplan con la ley, sino que puedan demostrar que cumplen en todo momento.
El rol esencial del delegado de protección de datos (DPO)
Aunque no todas las empresas están obligadas a tener un DPO, su figura es la piedra angular de la accountability. El DPO es el responsable de:
Informar y asesorar al responsable o encargado del tratamiento y a los empleados.
Supervisar el cumplimiento de la normativa.
Ser el punto de contacto y cooperación con la AEPD.
Ofrecer asesoramiento respecto de la Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD), cuando sea necesaria.
Contar con un experto externo, como puede ser el servicio de consultoría de protección de datos, no solo garantiza el cumplimiento, sino que además proporciona un mecanismo de defensa sólido ante cualquier procedimiento.
Documentación y registros obligatorios
La documentación es la prueba de la accountability. Ante una inspección, la AEPD requerirá la siguiente información, siendo su ausencia una infracción grave:
Registro de actividades de tratamiento (RAT): Inventario completo de los datos que se tratan, la finalidad, la base legal y las categorías de interesados.
Análisis de riesgos y plan de seguridad: Documentos que acrediten que se han evaluado los riesgos y se han implementado las medidas técnicas y organizativas adecuadas (cifrado, control de accesos, etc.).
Contratos de Encargo de Tratamiento (CET): Documentación formal que regula las relaciones con proveedores y subcontratistas que accedan a datos personales.
Política de privacidad y cookies: Textos legales claros, transparentes y accesibles para los interesados.
Gestión de los derechos de los interesados y las brechas de seguridad
La AEPD pone un foco especial en cómo las empresas gestionan los derechos de los ciudadanos y cómo reaccionan ante una fuga de información.
| Obligación | Fundamento Legal | Consecuencia del Incumplimiento Grave |
| Atención a los derechos RGPD | Artículos 15 a 22 RGPD | Sanción por incumplimiento del plazo y/o denegación injustificada. |
| Notificación de quiebras de seguridad | Artículo 33 y 34 RGPD | Sanción por no notificar a la AEPD en 72 horas o no informar a los afectados cuando el riesgo es alto. |
| Evaluaciones de Impacto (EIPD) | Artículo 35 RGPD | Sanción si se omite la evaluación en tratamientos de alto riesgo. |
El cumplimiento no es una meta a alcanzar una sola vez, sino un proceso continuo que requiere auditorías periódicas, formación de personal y adaptación constante a los cambios tecnológicos y legislativos.
Su aliado estratégico para la protección de datos
Comprender la gravedad de las sanciones en protección de datos: todo lo que debes saber sobre el marco legal y el accountability es solo el inicio. La aplicación práctica de estas obligaciones requiere un conocimiento legal y técnico especializado que a menudo supera la capacidad de los recursos internos de una empresa. La diferencia entre una advertencia y una sanción millonaria radica, con frecuencia, en la solidez y la demostrabilidad de sus procedimientos de cumplimiento.
En este complejo escenario, el apoyo profesional es la mejor inversión para la tranquilidad y la continuidad del negocio. Si su organización maneja datos de clientes, empleados o proveedores, es imprescindible que cuente con un socio experto que le guíe a través de la implementación de la normativa, la revisión documental y la gestión de incidentes y reclamaciones. Le invitamos a explorar cómo la consultoría de protección de datos de Audidat puede blindar su actividad frente a los riesgos legales y financieros, garantizando que su cumplimiento sea no solo formal, sino también efectivo y demostrable ante la AEPD.
Preguntas frecuentes sobre sanciones en protección de datos
¿Cuál es el papel de la AEPD en la aplicación de sanciones en protección de datos?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad de control en España. Su papel es velar por el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD. Tiene la potestad de investigar reclamaciones, inspeccionar empresas y aplicar el régimen sancionador, que incluye imponer multas, emitir apercibimientos y ordenar medidas correctoras.
¿El tamaño de la empresa afecta a la cuantía de las multas?
Sí, el tamaño es un factor clave. La cuantía máxima de la sanción se establece en función de un porcentaje de la facturación global anual (2% o 4%), asegurando que la multa sea proporcional al músculo financiero de la empresa. Para pymes y autónomos, se considera su volumen de negocio, siendo este un criterio atenuante en comparación con grandes corporaciones.
¿Una simple advertencia puede evitar una sanción económica?
En el caso de infracciones leves o cuando el incumplimiento es pequeño y se subsana con rapidez, la AEPD puede optar por una advertencia en lugar de una multa, especialmente si es la primera vez. Sin embargo, en el caso de infracciones graves o muy graves que afecten significativamente los derechos de los ciudadanos, o en casos de reincidencia, la multa económica es la regla general.
¿El cliente o afectado tiene que pagar algo por reclamar ante la AEPD?
No. El procedimiento de reclamación ante la AEPD es gratuito para el ciudadano afectado. La AEPD actúa de oficio, investiga el caso y, si determina que ha habido un incumplimiento por parte de la empresa, inicia el procedimiento sancionador.
