¿Tu comunidad de propietarios necesita gestionar trámites electrónicos con Hacienda, Seguridad Social, ayuntamientos o el catastro? Entonces necesita contar con un certificado digital válido. Pero muchos administradores de fincas aún desconocen cómo obtenerlo correctamente, qué documentación se exige y quién debe solicitarlo legalmente. La consecuencia: retrasos, gestiones fallidas y sanciones por no cumplir con los requisitos administrativos actuales.
En este artículo te contamos cómo obtener el certificado digital para una comunidad de propietarios, qué tipos existen, qué pasos seguir y qué errores debes evitar como administrador. También te explicamos por qué es una obligación legal en determinadas gestiones y cómo forma parte esencial del cumplimiento normativo para administradores de fincas.
¿Qué es el certificado digital de una comunidad de propietarios?
Un certificado digital es un documento electrónico que permite a una persona o entidad identificarse de forma segura en trámites telemáticos. En el caso de una comunidad de vecinos, este certificado permite que pueda actuar ante organismos públicos como sujeto jurídico con plena validez.
El certificado digital de una comunidad de propietarios:
Identifica electrónicamente a la comunidad como entidad sin personalidad jurídica.
Permite presentar declaraciones, recibir notificaciones y firmar digitalmente documentos.
Es obligatorio para realizar trámites con la Administración de forma telemática.
Sin este certificado, la comunidad no podrá recibir notificaciones electrónicas obligatorias, lo que puede derivar en multas o pérdida de plazos administrativos.
Por ello, su gestión adecuada es una responsabilidad directa dentro del marco del cumplimiento normativo para administradores de fincas.
¿Quién puede solicitar el certificado digital de una comunidad?
Legalmente, la solicitud del certificado digital debe hacerla el presidente de la comunidad de propietarios, como representante legal de la misma. El administrador no puede ser el titular, aunque sí puede actuar como representante si está debidamente autorizado.
Opciones posibles:
Presidente de la comunidad solicita el certificado en nombre de la comunidad.
El administrador actúa en representación, siempre que presente un poder notarial específico o una autorización formal validada por el acuerdo de la junta.
En cualquier caso, el solicitante debe comparecer físicamente en la entidad emisora para acreditar su identidad.
¿Qué tipos de certificado digital puede obtener una comunidad?
Las comunidades de propietarios pueden obtener:
1. Certificado de entidad sin personalidad jurídica
Emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Es el tipo más común y válido para la mayoría de gestiones.
Características:
Asocia el certificado a la comunidad.
Tiene validez de 2 años.
Requiere validación presencial y documentación específica.
2. Certificado de representante voluntario o apoderado
Permite que un administrador actúe como representante legal de la comunidad, siempre que tenga un poder notarial.
Este tipo de certificado no sustituye al anterior, pero puede facilitar gestiones recurrentes o masivas por parte del administrador profesional.
¿Qué trámites requieren el certificado digital de la comunidad?
Entre los trámites más habituales que exigen certificado digital están:
Recepción de notificaciones electrónicas obligatorias de Hacienda, Seguridad Social o ayuntamientos.
Presentación de impuestos (modelo 347, retenciones, etc.).
Solicitudes de subvenciones o ayudas públicas.
Gestión del impuesto de bienes inmuebles (IBI).
Presentación de documentación ante la Agencia Tributaria o el Registro de la Propiedad.
Tramitación de licencias o permisos de obras.
Registro en sedes electrónicas de organismos públicos.
La ausencia del certificado digital impide realizar estos trámites legalmente, generando una situación de indefensión jurídica para la comunidad.
Cómo obtener el certificado digital de una comunidad paso a paso
1. Conseguir el acuerdo de la junta de propietarios
Debe constar en acta un acuerdo por el que:
Se autoriza al presidente a solicitar el certificado digital.
Se aprueba, si corresponde, que el administrador actúe como representante.
2. Acceder a la web de la FNMT
Dirígete a https://www.sede.fnmt.gob.es
En el apartado «Entidad sin personalidad jurídica», inicia el proceso de solicitud.
Rellena los datos de la comunidad y del presidente.
3. Recibir el código de solicitud
Una vez cumplimentado el formulario, la FNMT enviará al correo electrónico indicado un código de solicitud, necesario para la acreditación posterior.
4. Preparar la documentación necesaria
Documentación obligatoria:
Copia del acta de nombramiento del presidente (firmada y sellada).
Copia del NIF de la comunidad (modelo 036 o 037).
Documento de constitución de la comunidad, si lo hay.
DNI del presidente y su copia.
Acta de la junta donde se aprueba la solicitud.
En caso de actuación por representante: poder notarial original o certificado de representación legal.
5. Acreditar identidad en una oficina autorizada
El presidente (o representante autorizado) debe acudir presencialmente a una oficina de la AEAT o a una Gerencia del Catastro, con cita previa.
Allí se acreditará la identidad y la documentación. El organismo validará y habilitará la descarga del certificado.
6. Descargar el certificado digital
Con el código de solicitud y desde el mismo dispositivo utilizado, el solicitante podrá descargar el certificado desde la web de la FNMT.
Se recomienda instalarlo en un navegador seguro y realizar una copia de seguridad del certificado.
Errores comunes al gestionar el certificado digital
❌ Que el administrador lo solicite sin autorización formal
No tiene validez legal. Solo el presidente o un representante debidamente apoderado puede obtenerlo.
❌ No tener actualizado el NIF de la comunidad
Es habitual que se intente solicitar sin haber actualizado correctamente el NIF con la AEAT. El modelo 036 debe estar presentado.
❌ No reflejar el acuerdo en acta
La falta de aprobación en junta puede invalidar la solicitud o generar conflictos internos.
❌ Usar el dispositivo incorrecto para la descarga
La descarga solo puede hacerse desde el mismo equipo usado para la solicitud. Cambiar de navegador o equipo puede bloquear el proceso.
Evitar estos errores es parte del compromiso profesional de un administrador que cumple con el cumplimiento normativo para administradores de fincas.
¿Es obligatorio tener certificado digital en todas las comunidades?
Legalmente, sí es obligatorio si la comunidad debe realizar trámites electrónicos, como:
Declaraciones fiscales.
Recepción de notificaciones.
Solicitud de licencias o ayudas.
De hecho, desde la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común, muchas entidades están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, incluidas las comunidades de propietarios en determinadas circunstancias.
No contar con un certificado puede suponer:
Multas por no atender notificaciones.
Perjuicios económicos al perder plazos administrativos.
Falta de acceso a beneficios o ayudas públicas.
Buenas prácticas en la gestión del certificado digital
Custodia segura: el certificado debe guardarse con las máximas garantías de seguridad y confidencialidad.
Uso exclusivo para gestiones autorizadas: no debe utilizarse para trámites no aprobados por la comunidad.
Renovación antes del vencimiento: se recomienda revisar la fecha de caducidad con al menos dos meses de antelación.
Informar a la comunidad: mantener informados a los propietarios sobre la existencia y uso del certificado aporta transparencia y confianza.
¿Necesitas ayuda para tramitar el certificado digital de una comunidad?
Gestionar correctamente el certificado digital es una parte esencial del cumplimiento normativo para administradores de fincas. Si necesitas ayuda para solicitarlo, preparar la documentación o establecer un sistema seguro de custodia y renovación, podemos ayudarte con un servicio integral, profesional y adaptado a cada tipo de comunidad. Conoce cómo trabajamos accediendo a cumplimiento normativo para administradores de fincas.
Preguntas frecuentes sobre el certificado digital de comunidades de propietarios
¿Puede el administrador usar su propio certificado para representar a la comunidad?
No. Debe disponer de un certificado de representación o contar con poder notarial específico que lo habilite legalmente.
¿Cuánto tiempo tarda el proceso de obtención?
Entre 5 y 10 días hábiles, dependiendo de la disponibilidad de citas para la acreditación y la preparación de la documentación.
¿Es necesario renovar el certificado?
Sí. Tiene una validez de dos años. Es responsabilidad del administrador o presidente renovarlo antes de su caducidad.
¿Puedo usar el certificado digital en varias comunidades?
No. Cada comunidad debe tener su propio certificado, asociado a su NIF y representación legal específica.
