Entre las obligaciones de la empresa respecto a sus trabajadores, existe la obligación de informar del uso que se dará a los datos personales en posesión de la organización. No obstante, puede surgir la duda sobre cómo se puede demostrar que se ha cumplido con esta obligación cuando el empleado se ha negado a firmar una cláusula informativa en materia de protección de datos.
Es importante resaltar que el consentimiento es una de las condiciones mediante la cual el tratamiento de los datos de carácter personal, pero no la única. El artículo 6 del Reglamento (UE) 679/2019, en adelante RGPD, establece que el tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:
a) el interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos;
b) el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales;
c) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento;
d) el tratamiento es necesario para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física;
e) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento;
f) el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño.
Lo dispuesto en la letra f) del párrafo primero no será de aplicación al tratamiento realizado por las autoridades públicas en el ejercicio de sus funciones.
Debemos exponer que el tratamiento de los datos a lo que hacemos referencia, y que cumplen con los apartaos b o c del art. 6.1 RGPD, son los relativos a los necesarios para llevar a cabo dichas labores. Cuando se vayan a recoger datos personales por otros motivos, la empresa deberá obtener el consentimiento de los trabajadores (publicación de imágenes, uso de Whatsapp…). En suma, se deberá informa al trabajador, como mínimo, de la información contenida en el artículo 13 del RGPD:
a) la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante;
b) los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso;
c) los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento;
d) cuando el tratamiento se base en el artículo 6, apartado 1, letra f), los intereses legítimos del responsable o de un tercero;
e) los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso;
f) en su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión, o, en el caso de las transferencias indicadas en los artículos 46 o 47 o el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de estas o al hecho de que se hayan prestado.
Además, el responsable del tratamiento facilitará al interesado, en el momento en que se obtengan los datos personales, la siguiente información necesaria para garantizar un tratamiento de datos leal y transparente:
a) el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;
b) la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos;
c) cuando el tratamiento esté basado en el artículo 6, apartado 1, letra a), o el artículo 9, apartado 2, letra a), la existencia del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada;
d) el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;
e) si la comunicación de datos personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para suscribir un contrato, y si el interesado está obligado a facilitar los datos personales y está informado de las posibles consecuencias de que no facilitar tales datos;
f) la existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.
En definitiva, la obligación de información es inmutable, pero el consentimiento no será necesario para tratar los datos personales cuando sea imprescindible para el mantenimiento de la relación laboral. Por ello, en el caso de que el empleado no quisiera firmar su cláusula informativa, la empresa debería cumplir su obligación de informar de modo que sea demostrable que se ha satisfecho. Para cumplir con tal obligación, la entidad tiene diversas opciones:
En primer lugar, sería recomendable hablar con el empleado para explicarle que es libre de oponerse a la firma de la cláusula informativa, pero que para que conste que la entidad le ha informado sería recomendable que firmara la misma. Asimismo, sería importante entender el motivo de la oposición del trabajador.
En caso de persistir la negativa del trabajador, la entidad puede cumplir con su obligación instalando la cláusula informativa en una zona visible y de fácil acceso para los empleados, por ejemplo, en el tablón de anuncios.
Asimismo, y compatible con lo anterior, un modo de demostrar el cumplimiento con la obligación de informar es el envío de la información bien por correo certificado con acuse de recibo, o vía electrónica. Todo ello siempre que sea demostrable su recepción.
