Cumplimiento Normativo Segovia

Participar en una licitación pública implica exponer información estratégica de la empresa, incluyendo datos personales de empleados, responsables técnicos y representantes legales. Lo que muchas organizaciones desconocen es que cualquier descuido en este proceso puede derivar en sanciones económicas, exclusión del procedimiento o incluso en la imposibilidad de volver a contratar con la administración. La protección de datos en procesos de licitación es una obligación legal que a menudo se pasa por alto, pero cuyo incumplimiento tiene consecuencias muy reales. Los expedientes de licitación requieren un intercambio constante de documentación, declaraciones responsables, currículums, certificados y todo tipo de información que puede contener datos de carácter personal. En este contexto, no cumplir con las exigencias del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) puede costar mucho más que una multa: puede cerrar las puertas a oportunidades estratégicas clave para el desarrollo de la empresa. Una adecuada adaptación a la Protección de datos desde la fase de preparación de ofertas es esencial para cumplir los principios de transparencia, minimización y confidencialidad exigidos por la normativa. ¿Por qué es fundamental garantizar la protección de datos en los procesos de licitación? En los procedimientos de contratación pública se exige una gran cantidad de documentación que puede incluir datos personales. Estos datos deben tratarse conforme a la ley, lo que implica que la empresa licitadora actúa como responsable del tratamiento y está obligada a garantizar su seguridad. Entre los documentos que suelen incorporarse en los expedientes encontramos: Certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y Hacienda. Títulos y acreditaciones del personal técnico. Currículums vitae. Declaraciones responsables firmadas por representantes. Contratos laborales o mercantiles con personal clave. Cada uno de estos documentos debe ser tratado con criterios de minimización, confidencialidad y limitación del acceso, evitando incorporar datos innecesarios o no justificados por la finalidad del procedimiento. Errores comunes en protección de datos al participar en licitaciones En este artículo verás cómo determinados errores muy frecuentes pueden suponer un riesgo real para la empresa, no solo desde el punto de vista económico, sino también reputacional. 1. Incluir datos personales excesivos o irrelevantes Uno de los fallos más habituales es aportar documentación que contiene más información de la estrictamente necesaria. Por ejemplo, remitir nóminas completas, copias de DNI, direcciones personales o incluso información médica sin ninguna relación con el objeto del contrato. 2. Falta de anonimización o seudonimización Cuando se presentan memorias técnicas o casos de éxito, muchas veces se identifican personas concretas (empleados, clientes anteriores, etc.) sin valorar si realmente es necesario hacerlo. La anonimización o seudonimización puede evitar exponer datos innecesarios. 3. No contar con cláusulas informativas para los empleados Si vas a presentar los datos de tus trabajadores o colaboradores como parte de una oferta, debes haberles informado previamente de ello. El RGPD exige transparencia y consentimiento informado para este tipo de tratamientos. 4. Errores en la firma y custodia digital de la documentación Enviar documentos firmados digitalmente sin proteger el acceso, o almacenarlos sin las debidas medidas de seguridad, es otro fallo frecuente que puede derivar en brechas de seguridad. 5. Compartir documentación sin contratos con terceros En ocasiones se recurre a asesorías o empresas de ingeniería para preparar la oferta. Si esas entidades acceden a datos personales, debe existir un contrato de encargo del tratamiento debidamente formalizado. Obligaciones legales en el tratamiento de datos dentro de licitaciones Conocerás en detalle las responsabilidades que la normativa impone a las empresas que participan en procesos de contratación pública. Principio de minimización de datos Solo deben aportarse los datos estrictamente necesarios. Incluir más información de la requerida es una infracción directa del RGPD. Deber de informar Los titulares de los datos (empleados, firmantes, técnicos, etc.) deben ser informados de que sus datos serán tratados en el marco de una licitación. Esta información debe ser clara, específica y accesible. Garantía de confidencialidad Se deben adoptar medidas técnicas y organizativas que garanticen la confidencialidad de los datos durante toda la preparación, envío y custodia de la oferta. Plazo de conservación Los datos personales deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario para la licitación, salvo que exista una obligación legal que exija conservarlos más tiempo (por ejemplo, para auditorías o recursos). Seguridad en el tratamiento Toda la información debe transmitirse y almacenarse con mecanismos seguros: cifrado, contraseñas, almacenamiento en sistemas cerrados, control de accesos, etc. CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Buenas prácticas para cumplir con la protección de datos en licitaciones Te contamos cómo implantar medidas efectivas y realistas que permiten proteger datos personales sin entorpecer el proceso licitador: Revisar toda la documentación antes de enviarla, eliminando datos innecesarios o confidenciales. Usar herramientas de firma electrónica seguras y almacenar los documentos en plataformas cifradas. Incluir cláusulas informativas en los contratos laborales o acuerdos con trabajadores implicados en licitaciones. Contar con un procedimiento interno para validar toda la documentación desde el punto de vista de la privacidad. Formar al equipo técnico y administrativo que interviene en la preparación de ofertas, para que conozca sus obligaciones en materia de protección de datos. Aplicar estas prácticas es clave para demostrar el cumplimiento del principio de “responsabilidad proactiva” exigido por el RGPD. ¿Qué sanciones pueden imponerse por fallos en protección de datos en licitaciones? La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha impuesto sanciones a empresas que han presentado documentos con datos excesivos, sin consentimiento o sin garantizar la seguridad adecuada. Las infracciones pueden clasificarse como: Leves: por no informar correctamente o conservar los datos más tiempo del necesario. Graves: por incluir datos sin consentimiento o tratarlos sin legitimación adecuada. Muy graves: por exponer datos sensibles, como salud, afiliación sindical o ideología, o por producir brechas de seguridad graves. Estas sanciones pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global, dependiendo de la infracción. Además, la exclusión de la licitación por incumplimiento normativo o la imposibilidad de acceder a

En un sector donde la información fluye con rapidez y en tiempo real, la protección de datos en empresas de transporte terrestre y logística se convierte en un pilar estratégico que no puede ser ignorado. La gestión diaria de rutas, flotas, mercancías y clientes implica un tratamiento constante de datos personales y sensibles. ¿Qué ocurre si no se protege adecuadamente esa información? ¿Hasta dónde puede llegar el impacto de una brecha de seguridad o un incumplimiento normativo? Las empresas de logística y transporte operan bajo una gran presión para cumplir plazos, garantizar trazabilidad y ofrecer transparencia a los clientes. Pero en ese esfuerzo, muchas veces se pasa por alto un aspecto crítico: el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Desde la ubicación en tiempo real de los vehículos hasta los datos del personal de reparto o la información de los destinatarios, el riesgo de exposición es real y constante. Una adecuada implantación de medidas conforme a la Protección de datos no solo previene sanciones, sino que protege la confianza de los clientes y la reputación de la compañía. ¿Por qué las empresas de transporte y logística deben priorizar la protección de datos? El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) imponen obligaciones claras a todas las organizaciones que tratan datos personales. En el caso de las empresas de transporte terrestre y logística, esta obligación se multiplica por el volumen y la tipología de datos tratados. Entre los aspectos más sensibles se encuentran: Datos personales de clientes, remitentes y destinatarios. Información de geolocalización de vehículos y empleados. Datos de contacto y localización de proveedores y colaboradores. Documentación contractual, albaranes y facturación con información identificativa. La protección de estos datos no es solo una exigencia legal, sino también una necesidad para evitar filtraciones, accesos no autorizados y usos indebidos que puedan poner en peligro la actividad empresarial. Riesgos comunes en el sector transporte vinculados a la privacidad Te contamos cómo los riesgos más frecuentes en el sector pueden afectar directamente a la protección de datos: 1. Geolocalización sin consentimiento Muchas flotas utilizan sistemas de seguimiento en tiempo real para optimizar rutas y ofrecer actualizaciones a los clientes. Sin embargo, si no se informa y se obtiene el consentimiento adecuado de los trabajadores, puede suponer una infracción grave del RGPD. 2. Uso de dispositivos móviles personales Permitir que los empleados accedan a plataformas logísticas desde sus propios móviles o tablets sin una política de seguridad clara puede derivar en brechas de seguridad. 3. Transferencia de datos a terceros Empresas subcontratadas o autónomos que colaboran en el transporte pueden tener acceso a datos personales. Si no se firman contratos de encargo de tratamiento y no se supervisa su cumplimiento, el responsable sigue siendo la empresa contratante. 4. Conservación excesiva de información Almacenar albaranes, rutas, grabaciones de cámaras o historiales de clientes durante más tiempo del necesario también vulnera la normativa vigente.   CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Requisitos legales para una protección de datos eficaz en el sector logístico A continuación, conocerás en detalle las principales obligaciones legales y buenas prácticas que deben adoptarse para garantizar el cumplimiento normativo: Registro de actividades de tratamiento Todas las empresas del sector están obligadas a mantener un registro actualizado de las actividades de tratamiento de datos, incluyendo la finalidad, la base jurídica, los plazos de conservación y los destinatarios. Evaluación de impacto (EIPD) En casos de tratamientos de alto riesgo —como el seguimiento mediante GPS o el uso de videovigilancia— es necesario realizar una evaluación de impacto en la protección de datos antes de implantar el sistema. Información y transparencia Es obligatorio proporcionar a los interesados información clara y accesible sobre el uso de sus datos, mediante cláusulas informativas y políticas de privacidad adaptadas al sector. Contratos con encargados del tratamiento Cuando se trabaja con empresas de mensajería, software de gestión logística o plataformas de trazabilidad, es imprescindible firmar contratos de encargo de tratamiento que detallen las obligaciones en materia de protección de datos. Medidas técnicas y organizativas Desde contraseñas seguras hasta protocolos de cifrado y copias de seguridad, la implementación de medidas de seguridad adaptadas al riesgo es clave para minimizar cualquier brecha. Buenas prácticas aplicables al sector transporte y logística En este artículo verás algunas prácticas útiles y realistas para mejorar la protección de datos sin frenar la operativa: Formación periódica a conductores, administrativos y personal de almacén sobre el tratamiento correcto de datos. Separación de entornos digitales: evitar que datos personales se mezclen con información operacional en sistemas compartidos. Control de accesos en dispositivos móviles, plataformas de trazabilidad y bases de datos. Cifrado de datos sensibles, tanto en tránsito como en reposo, especialmente en dispositivos móviles y discos externos. Gestión eficiente de incidencias, con protocolos claros de notificación interna y externa en caso de brechas. Estas prácticas, bien implantadas, permiten convertir la protección de datos en un activo competitivo, no solo en una obligación administrativa. ¿Qué consecuencias puede tener el incumplimiento? Las sanciones impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio anual, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además del impacto económico, existen consecuencias reputacionales muy severas: Pérdida de confianza por parte de los clientes y colaboradores. Daños a la imagen de marca, especialmente si la brecha afecta a un gran número de usuarios. Obligación de comunicar la incidencia a los afectados, lo que puede generar un efecto multiplicador negativo. Por eso, contar con una solución especializada como la Protección de datos es clave para prevenir errores que puedan poner en peligro la continuidad del negocio. ¿Cómo implementar un sistema eficaz de protección de datos? Te explicamos los pasos esenciales para lograr una adaptación real y efectiva: 1. Diagnóstico inicial Un análisis completo de los procesos, tecnologías y tipos de datos tratados permite identificar riesgos y carencias. Este diagnóstico debe

Puede que pienses que contar con un DPO nombrado es suficiente para cumplir con el RGPD. Pero lo que muchos no ven es que el verdadero riesgo no está solo en tenerlo designado, sino en que cumpla de forma efectiva con todas sus obligaciones. Y la realidad es que una gestión inadecuada o superficial de este rol puede suponer sanciones millonarias, pérdida de confianza y graves consecuencias legales para tu organización. Hemos visto decenas de casos donde la figura del DPO existe «en papel», pero sin ejercer sus funciones reales. Una exposición silenciosa que puede volverse crítica cuando menos te lo esperas. Por eso hoy te guiamos a través de este checklist imprescindible, y te mostraremos por qué apoyarte en un servicio especializado como RGPD es vital. Los errores invisibles que comprometen la función del DPO Un error común es pensar que «cualquier» perfil puede asumir el cargo. La normativa exige formación jurídica, técnica y práctica suficiente. No basta con conocimientos básicos ni con buena voluntad. Otro fallo frecuente es no dotar al DPO de independencia y medios suficientes. Sin recursos reales o sin acceso a la dirección, su labor pierde eficacia y la organización queda igualmente expuesta. Con RGPD estos riesgos se abordan desde el primer momento, asegurando no solo el cumplimiento formal, sino también su aplicación práctica. Consecuencias reales de no cumplir Puede que pienses que el DPO es «solo un asesor», pero ¿estás seguro de que entiendes las consecuencias reales? Sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio anual. Reclamaciones de personas afectadas. Daño irreversible a la imagen de la empresa. Dificultades en procesos de licitación pública y certificaciones. Este error lo hemos visto decenas de veces: empresas confiadas que, ante una inspección o una brecha de seguridad, se encuentran sin defensa posible. Checklist de obligaciones imprescindibles del DPO ¿Qué funciones no pueden faltar? Informar y asesorar al responsable y encargados del tratamiento. Supervisar el cumplimiento del RGPD y demás normativa aplicable. Ofrecer asesoramiento en evaluaciones de impacto de protección de datos. Cooperar con la autoridad de control. Actuar como punto de contacto con la autoridad y los interesados. Cada una de estas funciones debe ser ejercida de manera documentada y proactiva. No basta con «estar disponible»: hay que actuar. CONSIGUE LA GUÍA ESENCIAL PARA DIRECTIVOS PREVENCIÓN DE RIESGOS LEGALES Y PENALES Descargar gratis Confusión habitual: el «DPO de adorno» La mayoría cree que cumplir es solo «designar». Pero el RGPD es claro: el DPO debe ser operativo, tener acceso a la alta dirección y actuar con autonomía. Si tu delegado no participa en decisiones estratégicas, no supervisa tratamientos de datos sensibles o no documenta sus acciones, no está cumpliendo. La falsa sensación de cumplimiento es uno de los mayores riesgos hoy en protección de datos. La ventaja de actuar ahora con Audidat Aplazar la revisión o confiar en un DPO «simbólico» expone a tu organización a riesgos incalculables. Habla hoy con un consultor, entiende tu situación real y corrige antes de que sea tarde. Con Audidat, evaluamos tu caso de forma personalizada, aseguramos que tu DPO cumpla sus funciones y te acompañamos en todo el proceso de cumplimiento efectivo a través del servicio RGPD. Preguntas frecuentes sobre las obligaciones del DPO ¿Es obligatorio designar un DPO en todas las empresas? No, solo en determinados casos como tratamientos a gran escala, administraciones públicas o actividades principales que requieran observación habitual y sistemática de interesados. ¿Puede ser un trabajador interno o debe ser externo? Puede ser interno o externo, pero debe cumplir con los requisitos de formación, independencia y recursos necesarios. ¿Qué sucede si el DPO no cumple con sus obligaciones? La empresa sigue siendo responsable y puede enfrentarse a sanciones, además de ver comprometida su defensa en caso de incidentes. ¿Es necesario registrar el DPO en algún organismo? Sí, debe notificarse su designación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). ¿Cuál es el error más común en la función del DPO? Tratarlo como un rol puramente formal, sin dotarlo de recursos reales ni implicarlo en las decisiones clave de tratamiento de datos.

Definición del Delegado de Protección de Datos (DPD / DPO) El Delegado de Protección de Datos (DPD o DPO por sus siglas en inglés) es la figura encargada de supervisar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD dentro de una organización. Su papel es clave para garantizar que el tratamiento de datos personales se realice conforme a la normativa vigente. Funciones principales del DPO Supervisar el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD. Asesorar sobre evaluaciones de impacto y medidas de seguridad. Actuar como punto de contacto con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Formar y sensibilizar al personal sobre protección de datos. ¿Cuándo es obligatorio un DPO? Estás obligado a contar con un delegado de protección de datos externo o interno si: Eres una autoridad u organismo público. Tu actividad principal implica una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala. Tratas categorías especiales de datos (salud, ideología, orientación sexual, etc.) a gran escala. Ventajas de contar con un DPD externo Ahorro de costes y tiempo en formación interna. Garantía de experiencia y especialización legal. Reducción de riesgos de sanciones por incumplimiento. Sanciones por no contar con un DPD No designar un DPO cuando es obligatorio puede conllevar sanciones de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación anual. Además, la AEPD puede iniciar inspecciones y procesos sancionadores. ¡Evita riesgos y protege tu empresa! Si no estás seguro de si necesitas un DPO, consulta nuestra consultoría en protección de datos o contrata un delegado de protección de datos externo para garantizar el cumplimiento normativo sin complicaciones.

¿Qué es el RGPD y por qué debes cumplirlo? El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa europea que regula el tratamiento de datos personales. Afecta a todas las empresas que gestionen información de personas físicas en la UE. Su incumplimiento puede suponer sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual. Paso a paso para adaptar tu empresa al RGPD 1. Audita tus datos Realiza una auditoría de protección de datos para saber qué información recoges, con qué finalidad y dónde la almacenas. 2. Informa de forma clara Actualiza tus cláusulas de privacidad, avisos legales y formularios para garantizar la transparencia en el tratamiento de datos. 3. Obtén consentimiento explícito Revisa tus bases legales. El consentimiento debe ser libre, informado y verificable. Evita las casillas premarcadas. 4. Refuerza la seguridad Implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: cifrado, contraseñas robustas, backups, etc. 5. Gestiona los derechos de los usuarios Establece mecanismos para responder a solicitudes de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad y limitación del tratamiento. 6. Redacta un registro de actividades Es obligatorio para la mayoría de empresas. Debe reflejar cómo y por qué tratas datos personales. 7. Valora nombrar un Delegado de Protección de Datos Dependiendo del volumen y tipo de datos tratados, podría ser necesaria la figura de un delegado de protección de datos externo. Recursos para facilitar la adaptación Consultoría RGPD empresas: Asesoramiento especializado para garantizar el cumplimiento. Servicio de adaptación a la LOPD: Para empresas que también deben cumplir con la legislación española. Checklist para cumplir con el RGPD: Herramienta para verificar paso a paso tu cumplimiento. ¡Evita sanciones y gana en confianza! Adaptarte al RGPD no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con la ayuda adecuada y los recursos correctos, puedes convertir la protección de datos en una ventaja competitiva. Descubre nuestro servicio de implementación de medidas de seguridad RGPD y protege tu empresa desde hoy.

Garantizar la protección de datos personales es fundamental para cualquier empresa. Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no solo evita sanciones, sino que también mejora la confianza de los clientes y la seguridad de la información. A continuación, presentamos una checklist esencial para PYMEs y autónomos. 1. Registro y Análisis de Datos Identificar qué datos personales se recopilan y con qué propósito. Revisar si se tratan datos sensibles y aplicar medidas de seguridad adicionales. Establecer una base legal para el tratamiento de los datos (consentimiento, interés legítimo, contrato). 2. Políticas y Documentación Redactar una Política de Privacidad clara y accesible. Incluir cláusulas informativas en formularios y contratos. Elaborar un Registro de Actividades de Tratamiento (obligatorio en ciertos casos). 3. Seguridad y Protección de Datos Implementar medidas técnicas de seguridad (cifrado, contraseñas robustas, autenticación en dos pasos). Controlar el acceso a la información según roles y responsabilidades. Realizar copias de seguridad periódicas y garantizar su almacenamiento seguro. 4. Derechos de los Usuarios Facilitar el ejercicio de derechos: acceso, rectificación, supresión, portabilidad y oposición. Establecer procedimientos internos para responder a solicitudes en el plazo de 30 días. Informar a los usuarios sobre cómo pueden ejercer sus derechos. 5. Gestión de Brechas de Seguridad Diseñar un protocolo de actuación en caso de filtraciones o ataques. Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un máximo de 72 horas si hay riesgo para los afectados. Documentar cada incidencia y las medidas correctivas adoptadas. 6. Delegado de Protección de Datos (DPO) Evaluar si es necesario designar un Delegado de Protección de Datos (DPO). En caso de ser obligatorio, asegurarse de su correcta formación y funciones. Facilitar su contacto en la documentación de la empresa. 7. Formación y Concienciación Capacitar a empleados sobre la normativa del RGPD y la protección de datos. Establecer protocolos de uso seguro de la información. Mantener actualizados los procedimientos conforme a cambios en la normativa. 8. Evaluaciones y Auditorías Realizar auditorías periódicas de cumplimiento del RGPD. Evaluar el impacto en la privacidad en caso de nuevos tratamientos de datos. Corregir cualquier deficiencia detectada en los controles de seguridad. Proteja su empresa con la mejor consultoría en RGPD Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos es un proceso continuo que requiere revisión y adaptación. Contar con una consultoría especializada en RGPD le permitirá garantizar el cumplimiento normativo y reforzar la seguridad de su negocio. No espere más y asegure la protección de los datos de su empresa hoy mismo.