Cumplimiento Normativo Segovia

En el entorno digital actual, donde los datos personales son el activo más valioso y, al mismo tiempo, la mayor fuente de riesgo legal, la pregunta de cómo cumplir el RGPD se ha vuelto prioritaria para cualquier organización que opere en la Unión Europea o trate datos de sus ciudadanos. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) estableció un cambio de paradigma, moviendo la responsabilidad desde un enfoque reactivo a uno proactivo, conocido como accountability. El principal desafío radica en la obligación de no solo cumplir con la ley, sino de demostrar documentalmente que se cumplen todas las medidas técnicas y organizativas necesarias. Este desafío se extiende a todos los departamentos, desde la alta dirección, responsable última del cumplimiento, hasta el personal que gestiona bases de datos o formularios web. Ignorar o simplificar la respuesta a cómo cumplir el RGPD tiene consecuencias directas y graves. La falta de Protección de datos adecuada puede minar la confianza de los clientes y generar una crisis de reputación corporativa que impacte la sostenibilidad del negocio. Lo más tangible y evitable son las sanciones económicas que impone la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que pueden ascender a cifras millonarias, además de las posibles reclamaciones por daños y perjuicios de los afectados. Para mitigar estos riesgos, es imprescindible adoptar una estrategia de cumplimiento continua y apoyada en el expertise legal y técnico. Este artículo le ofrecerá una guía práctica y estructurada sobre cómo cumplir el RGPD de manera efectiva y sostenible, cubriendo los pilares fundamentales: la responsabilidad proactiva, la documentación clave y las obligaciones permanentes. El objetivo es proporcionar una hoja de ruta clara para integrar la protección de datos en la cultura de su empresa, utilizando los servicios de Protección de datos como recurso estratégico para garantizar la tranquilidad y el compliance total. Cumplir el RGPD implica ir más allá de la mera firma de documentos; requiere implementar un sistema de gestión de privacidad continuo y auditable que se fundamente en la responsabilidad proactiva (accountability), asegurando que todos los tratamientos de datos personales se realizan de forma lícita, transparente y segura, y que la organización puede demostrarlo ante la autoridad de control (AEPD). El pilar fundamental: la responsabilidad proactiva (accountability) para cumplir el RGPD El principio de accountability es la piedra angular del RGPD y la clave para entender cómo cumplir el RGPD. Ya no basta con esperar una inspección; las empresas deben demostrar, de forma continua, que han analizado los riesgos de sus tratamientos de datos y que han implementado las medidas adecuadas para mitigarlos. Este principio se materializa en tres acciones interconectadas que su empresa debe gestionar: Evaluación de riesgos y su mitigación: Identificar dónde y cómo el tratamiento de datos personales puede suponer un riesgo para los derechos y libertades de los interesados. Si el riesgo es alto, debe realizarse una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD). Diseño desde la privacidad (Privacy by Design): Integrar la protección de datos desde el inicio de cualquier nuevo producto, servicio o proceso. No se añade la privacidad al final, sino que se diseña la infraestructura teniéndola como requisito esencial. Gestión continua de la documentación: Mantener al día todos los documentos, registros y evidencias de cumplimiento, ya que son la única prueba de que la ley se cumple. La importancia capital del registro de actividades de tratamiento (RAT) El Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) es el documento estrella del RGPD. Es el inventario exhaustivo y detallado de todos los tratamientos de datos personales que su organización lleva a cabo. Para cumplir el RGPD, el RAT debe detallar, para cada actividad: La finalidad del tratamiento (ej. gestión de nóminas, envío de newsletter). La base de legitimación (ej. consentimiento, interés legítimo, obligación legal). Las categorías de datos y de interesados (ej. datos de contacto de clientes). Los destinatarios de los datos (ej. terceros, encargados del tratamiento). Los plazos de conservación de los datos. La correcta elaboración y mantenimiento del RAT demuestra el conocimiento y control total sobre los datos, un requisito imprescindible de accountability. Un servicio de Protección de datos especializado le ayuda a mapear correctamente los flujos y a mantener este registro permanentemente actualizado. Documentación y protocolos clave: la estructura formal de cómo cumplir el RGPD El RGPD exige una gran cantidad de documentación formal y procedimientos internos que deben estar a disposición de los interesados y de la AEPD. El cumplimiento se basa en la coherencia entre lo que se dice que se hace (documentos) y lo que se hace realmente (procesos). 1. Información y transparencia hacia el interesado Este es el aspecto más visible y el que genera más sanciones por parte de la AEPD si no se gestiona correctamente. Cláusulas y políticas de privacidad: Deben ser claras, concisas y transparentes. Se debe informar al interesado sobre el tratamiento de sus datos mediante un sistema de información por capas (información esencial y completa). Gestión del consentimiento: Asegurarse de que el consentimiento, cuando es la base legal, se recaba de forma explícita para cada finalidad y que es tan fácil retirarlo como darlo. Aviso legal y política de cookies: Deben estar perfectamente alineados con la normativa del RGPD y de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI). 2. La gestión de los derechos de los interesados (ARSULIPO) La LOPDGDD refuerza los derechos de Acceso, Rectificación, Supresión (Derecho al Olvido), Limitación, Portabilidad y Oposición (ARSULIPO). Para cumplir el RGPD, es fundamental contar con un protocolo interno que asegure la respuesta a estas solicitudes en el plazo legal (un mes, ampliable a dos). Un protocolo sólido debe incluir: Punto de contacto: Un canal claro (correo electrónico, formulario) para la recepción de solicitudes. Verificación de la identidad: Medios para confirmar que quien ejerce el derecho es el titular de los datos. Mecanismo de respuesta: Una plantilla de respuesta estandarizada y el proceso para ejecutar el derecho solicitado en los sistemas internos. 3. Contratos con encargados del tratamiento Rara es la empresa que no subcontrata servicios (servidores,

En el panorama empresarial actual, la gestión y el tratamiento de datos personales se han convertido en un eje central de la operativa diaria. Sin embargo, la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea y su adaptación a la legislación nacional mediante la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) han impuesto un nivel de complejidad legal y técnica sin precedentes. El principal desafío para las organizaciones no es solo conocer la normativa, sino interpretarla correctamente e implementarla de manera efectiva en todos sus procesos, desde la contratación de personal hasta la relación con los clientes. Este reto afecta a directivos, departamentos jurídicos, equipos de IT y, especialmente, a pequeñas y medianas empresas con recursos limitados para mantener un experto legal en plantilla. El incumplimiento de las normativas de privacidad no es un riesgo menor; es una amenaza directa a la continuidad y reputación del negocio. Una implementación deficiente del RGPD expone a la empresa a un abanico de consecuencias negativas que van desde la pérdida de la confianza de los clientes hasta la imposición de sanciones económicas que pueden ser catastróficas. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha intensificado su actividad sancionadora, demostrando que la responsabilidad proactiva (accountability) es un requisito ineludible. Por lo tanto, contar con servicios de asesoría en protección de datos personales no es un gasto, sino una inversión estratégica y un mecanismo esencial de mitigación de riesgos. Este artículo le proporcionará una comprensión profunda sobre los servicios de asesoría en protección de datos personales en el contexto del RGPD. Detallaremos qué implican estos servicios, cómo se estructuran para lograr la adaptación total al marco legal y cómo la colaboración con expertos en Protección de datos puede transformar una obligación legal compleja en una ventaja competitiva de transparencia y gobernanza. Obtendrá una guía práctica sobre cómo estos consultores le ayudan a navegar por las exigencias del accountability, las EIPD y la gestión de derechos. Los servicios de asesoría en protección de datos personales son una consultoría especializada y continua que acompaña a la empresa en el proceso de cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD, cubriendo desde el análisis inicial de riesgos y la elaboración de la documentación legal necesaria, hasta el apoyo técnico y el mantenimiento de las obligaciones de responsabilidad proactiva (accountability). ¿Por qué la complejidad del RGPD exige servicios de asesoría especializados? El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no es una simple lista de comprobación; es un marco normativo basado en principios clave como la minimización de datos, la limitación de la finalidad y la transparencia. Su principal enfoque, el principio de responsabilidad proactiva (accountability), exige a las organizaciones demostrar activamente su cumplimiento. Esto ha transformado la Protección de datos de una tarea administrativa a una función de gobernanza estratégica, lo que hace indispensable el apoyo externo. Los servicios de asesoría especializada se justifican por la necesidad de abordar los siguientes desafíos críticos: Interpretación legal constante: La normativa europea es interpretada continuamente por la AEPD y el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD). Un asesor legal está al día de las últimas resoluciones y guías. Integración técnica: El cumplimiento no es solo papel; requiere implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas. La asesoría une el conocimiento legal con la realidad operativa de los sistemas de IT. Gestión del riesgo: El RGPD exige un enfoque basado en el riesgo, obligando a las empresas a identificar, evaluar y mitigar los riesgos inherentes a sus tratamientos de datos mediante herramientas como las Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos (EIPD). El rol fundamental del registro de actividades de tratamiento (RAT) El RAT es la columna vertebral de la documentación de cumplimiento bajo el RGPD. Un servicio de asesoría comienza, inevitablemente, por el mapeo y la correcta elaboración de este registro. La asesoría especializada garantiza que el RAT no sea solo un inventario, sino un documento vivo que refleje: Finalidades de tratamiento: Por qué se recogen los datos. Bases legales: El fundamento jurídico (consentimiento, interés legítimo, obligación legal, etc.) para cada tratamiento. Categorías de interesados y datos: Qué datos se recogen y de quién. Transferencias internacionales: Si los datos salen del Espacio Económico Europeo (EEE), bajo qué garantías. Medidas de seguridad: Las medidas técnicas y organizativas aplicadas. La correcta elaboración y mantenimiento de este registro, asistido por servicios de asesoría en protección de datos personales, es la primera línea de defensa ante cualquier inspección. Estructura de los servicios de asesoría en protección de datos personales para la adaptación al RGPD Un servicio de asesoría completo y profesional se articula en fases lógicas para asegurar una implementación progresiva y sostenible del RGPD. Estos servicios van mucho más allá de la entrega inicial de documentos, enfocándose en el mantenimiento continuo del cumplimiento. Fase 1: Diagnóstico y análisis de riesgos El proceso arranca con una auditoría o gap analysis exhaustivo para determinar la distancia entre el estado actual de la empresa y los requisitos del RGPD. Identificación de flujos de datos: Se mapea cómo se recogen, almacenan, utilizan y eliminan los datos personales. Análisis de riesgos: Se evalúan los tratamientos que pueden generar un alto riesgo para los derechos y libertades de los interesados. Evaluación de contratos: Revisión de contratos con terceros (encargados del tratamiento) para asegurar el cumplimiento del artículo 28 del RGPD. Fase 2: Desarrollo documental y legal En esta fase, la asesoría se centra en crear y adecuar todos los documentos legales y protocolos internos. Elaboración de políticas de privacidad: Creación de textos claros y concisos para clientes, proveedores y empleados. Procedimientos para la gestión de derechos ARSULIPO: Establecimiento de protocolos para atender los derechos de Acceso, Rectificación, Supresión, Limitación, Portabilidad y Oposición. Creación del Registro de Actividades de Tratamiento (RAT): Documentación formal de todos los tratamientos. La correcta redacción de los avisos legales y las cláusulas de consentimiento, asistida por un equipo de Protección de datos, es fundamental para garantizar que el consentimiento sea

La guía definitiva sobre las multas LOPD: análisis de casos históricos y estrategia de cumplimiento en la era digital   La protección de datos se ha convertido en una preocupación central para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. En España, el marco legal establecido por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), que complementa el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo, impone una serie de obligaciones ineludibles. El principal desafío que enfrentan hoy los responsables del tratamiento de datos es entender y aplicar correctamente este complejo entramado normativo, ya que un error o descuido puede acarrear graves consecuencias económicas y reputacionales. Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) son particularmente vulnerables por su menor capacidad de inversión en asesoramiento especializado, a pesar de que el riesgo es igual de significativo. La relevancia de adherirse a la normativa es crítica, no solo como una obligación legal, sino como un factor de confianza y continuidad del negocio. Las multas LOPD que impone la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no son meramente simbólicas. Hablamos de sanciones que, en casos muy graves o reincidencia, pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio total anual global, lo que para muchas organizaciones supone la paralización total o incluso el cierre. Además del impacto económico, una sanción pública conlleva una pérdida de credibilidad irreparable ante clientes y socios, erosionando uno de los activos más valiosos de la empresa: su reputación. Este artículo tiene como objetivo principal desglosar el régimen sancionador de la LOPD y el RGPD, analizando los casos de multas LOPD más relevantes a nivel histórico y reciente para extraer lecciones prácticas. Explicaremos qué infracciones son las más comunes, cómo se calculan las cuantías y, fundamentalmente, la estrategia de cumplimiento que toda organización debe implementar para mitigar el riesgo de sanción. Descubrirá por qué contar con un servicio como protección de datos es la medida preventiva más inteligente en este panorama. Las multas LOPD son sanciones económicas impuestas por la AEPD a empresas u organismos que incumplen la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD). Su finalidad es coercitiva y disuasoria, buscando garantizar el derecho fundamental a la protección de los datos personales. El incumplimiento más habitual suele relacionarse con la falta de base legitimadora para el tratamiento o la ausencia de medidas de seguridad adecuadas.   ¿Cómo se clasifican las multas LOPD y cuáles son sus cuantías máximas?   Entender la clasificación de las infracciones es el primer paso para calibrar el riesgo real que asume una organización. La LOPDGDD, en sintonía con el RGPD, distingue entre tres categorías principales: leves, graves y muy graves. Esta distinción es fundamental, ya que determina el umbral máximo de las multas LOPD. Es un error común pensar que solo las grandes corporaciones son objeto de multas; la AEPD sanciona de manera constante a todo tipo de organizaciones.   Infracciones leves, el punto de entrada a las sanciones   Las infracciones leves suelen ser de carácter formal o aquellas que tienen un impacto menor sobre los derechos de los interesados. Aunque son las menos graves, su acumulación puede ser interpretada como una negligencia. Ejemplos típicos: No informar de forma suficiente o transparente sobre el tratamiento de datos (aunque sí se informe de algo). No atender algunas solicitudes de derechos (Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición – ARCO) en el plazo legal, siempre que la dilación no suponga un perjuicio grave. Incumplimientos de deberes formales del Delegado de Protección de Datos (DPD), si los tiene. La cuantía máxima para estas infracciones, aunque el RGPD no establece un límite específico y se centra en las categorías superiores, la LOPDGDD las tipifica y considera un marco menor, siendo el foco de las sanciones más elevadas las graves y muy graves.   Infracciones graves, el riesgo más común para las empresas   Las infracciones graves representan un incumplimiento importante de los principios y derechos establecidos en la normativa. Aquí es donde muchas PYMEs con procesos de compliance a medio hacer suelen caer. Ejemplos típicos: Tratar datos personales sin contar con la base legitimadora adecuada (el consentimiento del afectado, el cumplimiento de un contrato, etc.). Este es el origen de muchas multas LOPD. No aplicar medidas de seguridad mínimas que protejan los datos. No designar un DPD siendo obligatorio. Incumplir el deber de confidencialidad o secreto profesional. Las multas LOPD por infracciones graves pueden ascender hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio total anual global del ejercicio anterior, optándose por la cuantía superior.   Infracciones muy graves, el nivel de máxima exposición   Las infracciones muy graves atentan directamente contra los derechos fundamentales y son las que la AEPD persigue con mayor rigor, debido al potencial daño que causan a los afectados. Ejemplos típicos: Incumplimiento de los principios de protección de datos (licitud, lealtad y transparencia). Transferencias internacionales de datos sin las garantías adecuadas. No colaborar con la AEPD en una investigación. Incumplir de forma reiterada y sustancial el derecho de acceso, rectificación, supresión y oposición. Las sanciones máximas para infracciones muy graves se disparan hasta los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio total anual global del ejercicio anterior, eligiéndose la cifra más alta.   Factores clave en el cálculo de las multas LOPD: por qué varían las cuantías   La AEPD no aplica las cuantías máximas de forma automática. El importe final de las multas LOPD se modula de acuerdo con un conjunto de criterios establecidos en el artículo 83 del RGPD y el artículo 76 de la LOPDGDD. Comprender estos factores es crucial para cualquier estrategia de mitigación del riesgo. Criterios determinantes para la graduación de la sanción   Los factores que la AEPD tiene en cuenta al fijar la cuantía incluyen elementos agravantes, atenuantes y la naturaleza de la infracción en sí: Gravedad y naturaleza de la infracción: ¿Cuántos afectados hay? ¿Cuál es el nivel de daño o perjuicio? ¿Qué tipo

Cumplimiento normativo y protección de datos: la clave para la gestión empresarial ética y legal   La gestión de datos personales se ha convertido en uno de los desafíos más complejos y críticos para cualquier organización en la era digital. El volumen de información que se maneja a diario, desde datos de clientes y empleados hasta detalles sensibles de salud o financieros, expone a las empresas a un riesgo constante. La principal preocupación radica en la necesidad de equilibrar la innovación tecnológica con la responsabilidad legal que implica el tratamiento de esta información. ¿Cómo pueden las empresas garantizar que están protegiendo la privacidad de los individuos mientras optimizan sus procesos de negocio? Este desafío no es menor, ya que un incumplimiento en la protección de datos puede acarrear consecuencias extremadamente graves. Hablamos de sanciones económicas millonarias impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la pérdida irreparable de la confianza de los clientes, y un daño significativo a la reputación corporativa. Por lo tanto, asegurar el cumplimiento de la normativa vigente, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), no es solo un trámite, sino una prioridad estratégica ineludible. A lo largo de este artículo, desglosaremos la obligatoriedad de la protección de datos en España, el marco legal que la sustenta y las acciones prácticas que su empresa debe implementar para evitar riesgos y operar con plena legalidad. Exploraremos cómo un servicio profesional de protección de datos puede transformar su obligación legal en una ventaja competitiva sostenible. La obligatoriedad de la protección de datos surge del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que establece un marco legal unificado para garantizar que toda entidad que trate datos de residentes europeos implemente medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la privacidad y los derechos de los ciudadanos. ¿Por qué la protección de datos es obligatoria y una prioridad para todas las empresas?   La noción de que la protección de datos es una opción o un requisito exclusivo de grandes corporaciones es un error costoso. La realidad es que cualquier entidad, desde el autónomo hasta la multinacional, que recabe, use o almacene cualquier tipo de información personal —correos electrónicos de clientes, nóminas de empleados, historiales de navegación— está sujeta al RGPD y la LOPDGDD. La obligatoriedad es universal y se fundamenta en un derecho fundamental reconocido por la Constitución Española y el marco legal europeo: el derecho a la privacidad y a la protección de datos personales. Este marco legal se basa en principios irrenunciables que deben guiar toda actividad empresarial:   Principios fundamentales que rigen la protección de datos   Licitud, lealtad y transparencia: Los datos deben tratarse de manera lícita y justa, informando al interesado de forma clara sobre el uso que se les dará. El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco. Limitación de la finalidad: Solo se pueden recoger datos para fines explícitos y legítimos. Queda prohibido el uso posterior que sea incompatible con esas finalidades iniciales. Minimización de datos: Se deben tratar solo los datos estrictamente necesarios para el propósito declarado. El principio de «menos es más» es crucial en la protección de datos. Exactitud: Los datos deben ser exactos y, si es necesario, actualizados. Se deben tomar medidas razonables para que los datos inexactos se supriman o rectifiquen sin dilación. Limitación del plazo de conservación: Los datos solo pueden conservarse el tiempo imprescindible para el fin para el que fueron recogidos. Una vez cumplido, deben ser suprimidos o anonimizados. Integridad y confidencialidad: Se deben implementar medidas de seguridad (técnicas y organizativas) para garantizar la confidencialidad y la seguridad del tratamiento, protegiendo contra el tratamiento no autorizado o ilícito, la pérdida o la destrucción accidental. La implementación de estos principios requiere un cambio de mentalidad, pasando de un modelo basado en el cumplimiento documental (propio de la antigua LOPD) a un enfoque basado en la responsabilidad proactiva (accountability). Esto significa que la empresa no solo debe cumplir, sino que debe poder demostrar que cumple con la normativa. ¿Qué implica el principio de responsabilidad proactiva (accountability) en la protección de datos? El accountability o responsabilidad activa es el pilar central del RGPD y lo que marca la diferencia con la legislación anterior. Ya no basta con tener documentos; la clave está en el análisis constante del riesgo y la implementación de medidas que mitiguen ese riesgo de forma continua. Esta es una de las áreas donde la obligatoriedad de la protección de datos se hace más palpable y exigente. El enfoque de responsabilidad proactiva obliga a la dirección de la empresa a: Análisis y gestión de riesgos: Identificar los datos que se tratan, cómo se tratan y qué riesgos existen para los derechos y libertades de los interesados. Diseño de la privacidad desde el inicio (Privacy by Design): Asegurar que las nuevas tecnologías, productos y servicios integran la protección de datos desde la fase de diseño, no como un añadido posterior. Evaluaciones de impacto (EIPD): Realizar una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos para aquellos tratamientos que entrañen un alto riesgo. Esta es una herramienta crucial para demostrar la diligencia debida. Registro de actividades de tratamiento (RAT): Mantener un registro exhaustivo y actualizado de todas las operaciones de tratamiento de datos personales que se llevan a cabo en la organización. Nombramiento de un delegado de protección de datos (DPD): Algunas organizaciones, especialmente las que tratan datos a gran escala o categorías especiales, están obligadas a nombrar un DPO (Data Protection Officer) o DPD (Delegado de Protección de Datos) para supervisar el cumplimiento. Documentación y evidencias obligatorias para demostrar el cumplimiento Para que una empresa pueda demostrar su responsabilidad activa ante una inspección de la AEPD, debe contar con un conjunto de documentos y registros que van más allá de las cláusulas legales. Documento / Registro Objetivo principal Requisito clave Registro de actividades de tratamiento (RAT) Inventario detallado de todos los

Gestionar correctamente los datos personales en una organización no es solo una cuestión de buenas prácticas: es una exigencia legal que, de no cumplirse, puede acarrear sanciones elevadas y pérdida de confianza por parte de clientes, usuarios y empleados. Uno de los requisitos más relevantes del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la obligación de llevar un registro de actividades de tratamiento, y para cumplirla adecuadamente resulta imprescindible contar con una plantilla clara, adaptada y actualizada. En este artículo conocerás en detalle qué es, por qué es obligatorio, cómo se estructura y cómo utilizar correctamente una plantilla de registro de actividades de tratamiento RGPD. Si tu organización necesita aplicar correctamente las medidas del RGPD, esta guía práctica te será de gran ayuda. ¿Qué es el registro de actividades de tratamiento? El registro de actividades de tratamiento (RAT) es un documento que recoge de forma detallada todos los tratamientos de datos personales que realiza una organización, tanto como responsable como encargado del tratamiento. Este registro sustituye a la antigua obligación de notificar los ficheros ante las autoridades de control (vigente antes del RGPD), y se convierte en una herramienta clave para demostrar el principio de responsabilidad proactiva. ¿Quién está obligado a mantener este registro? Según el artículo 30 del RGPD, están obligadas a llevar un registro de actividades de tratamiento: Todas las organizaciones con 250 o más empleados. Organizaciones con menos de 250 empleados si: El tratamiento puede suponer un riesgo para los derechos y libertades de las personas. No es ocasional. Incluye categorías especiales de datos (salud, ideología, etc.) o datos relativos a condenas o infracciones penales. Esto implica que prácticamente cualquier empresa o entidad que maneje datos personales de manera continua debe contar con un registro actualizado y coherente. ¿Por qué es importante usar una plantilla adecuada? Utilizar una plantilla de registro de actividades de tratamiento RGPD garantiza que se recopile toda la información exigida por el reglamento, además de facilitar su mantenimiento, revisión y auditoría interna o externa. Una plantilla mal diseñada o incompleta puede generar: Incumplimientos normativos. Dificultades para atender requerimientos de la autoridad de control. Riesgos en el ejercicio de derechos por parte de los interesados. Sanciones económicas en caso de inspección. El uso de una estructura clara y validada es clave para asegurar el cumplimiento del RGPD. ¿Qué información debe contener una plantilla de registro de actividades de tratamiento? El contenido mínimo obligatorio que debe recoger el registro, según el artículo 30 del RGPD, incluye: Para el responsable del tratamiento: Nombre y datos de contacto del responsable, corresponsable, representante y delegado de protección de datos (DPO), si aplica. Finalidades del tratamiento. Descripción de las categorías de interesados (clientes, empleados, proveedores, etc.). Descripción de las categorías de datos personales (nombre, email, datos bancarios, etc.). Categorías de destinatarios a los que se comunicarán los datos (proveedores, administración, etc.). Transferencias internacionales de datos, si existen. Plazos previstos para la supresión de las distintas categorías de datos. Medidas técnicas y organizativas de seguridad, cuando sea posible de forma general. Para el encargado del tratamiento: Nombre y datos de contacto del encargado y del responsable por cuenta del cual actúa. Categorías de tratamientos realizados por cuenta del responsable. Transferencias internacionales. Medidas de seguridad. Una plantilla debe contemplar todos estos elementos, organizados de manera clara y comprensible. ¿Cómo estructurar una plantilla de registro de actividades de tratamiento? Una plantilla eficaz debe permitir recoger la información por fichas o entradas, una por cada actividad de tratamiento. Una estructura básica recomendable incluiría las siguientes columnas o campos: Identificador de la actividad. Nombre de la actividad (ej. Gestión de nóminas). Responsable o encargado del tratamiento. Finalidad concreta del tratamiento. Base jurídica (consentimiento, ejecución de contrato, obligación legal…). Categorías de datos tratados. Categorías de interesados afectados. Destinatarios de los datos. Transferencias internacionales (sí/no, destino). Plazos de conservación. Medidas de seguridad aplicadas. Esta estructura puede realizarse en un documento Excel, Word o herramienta digital específica, siempre que esté accesible, actualizado y disponible para inspecciones. Errores frecuentes al elaborar el registro A pesar de su aparente sencillez, es común cometer errores importantes en la elaboración del registro: Copiar modelos genéricos sin adaptarlos a la realidad de la empresa. Omitir tratamientos relevantes como el uso de redes Wi-Fi para clientes o cámaras de videovigilancia. No actualizar el documento tras cambios en proveedores, servicios o tecnologías utilizadas. Desconocer los destinatarios reales de los datos personales. No identificar las transferencias internacionales realizadas indirectamente (como el uso de servicios en la nube con servidores fuera de la UE). Utilizar una plantilla validada por expertos en protección de datos minimiza estos riesgos. ¿Qué consecuencias puede tener un registro incorrecto? Contar con un registro incompleto, desactualizado o mal elaborado puede dar lugar a: Sanciones económicas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que pueden llegar hasta los 10 millones de euros o el 2 % del volumen de negocio. Requerimientos correctivos que obliguen a rehacer el registro en plazos muy ajustados. Problemas reputacionales y pérdida de confianza por parte de clientes o trabajadores. Dificultad para responder ante incidentes de seguridad o ejercicios de derechos. Cumplir adecuadamente con este aspecto clave del RGPD forma parte de una gestión responsable y proactiva. ¿Cuándo debe revisarse o actualizarse el registro? El registro debe estar permanentemente actualizado, lo que implica revisarlo cuando se den cambios en: Proveedores o encargados del tratamiento. Finalidades del tratamiento. Tecnologías utilizadas. Transferencias a terceros países. Nuevos servicios, procesos o herramientas que impliquen tratamiento de datos personales. Se recomienda realizar una revisión anual completa, además de actualizaciones puntuales cada vez que se produzca un cambio relevante. ¿Puede delegarse la elaboración del registro? Sí. Muchas organizaciones externalizan la elaboración y mantenimiento del registro de actividades de tratamiento a consultorías especializadas en protección de datos, especialmente cuando no cuentan con personal interno con conocimientos técnicos y normativos suficientes. Esto asegura un enfoque profesional, actualizado y adaptado a la normativa vigente, además de reducir tiempos y evitar errores. ¿Es obligatorio tener una plantilla física o puede ser digital? No existe

¿Sabías que aplicar correctamente la normativa de protección de datos puede marcar la diferencia entre una gestión legalmente segura y una sanción grave para tu organización? Si trabajas con información personal, ya sea en una pyme, una gran empresa o una administración pública, entender las diferencias entre la LOPD y el RGPD no es una opción, sino una obligación que puede afectarte directamente. La normativa europea y la legislación española han evolucionado para ofrecer mayores garantías a las personas, pero también han aumentado las exigencias para quienes tratan sus datos. Muchas organizaciones siguen confundiendo ambos marcos normativos o aplicando solo uno de ellos, lo que puede derivar en graves consecuencias jurídicas y reputacionales. Si quieres comprender qué exige exactamente cada norma, en qué se complementan o contradicen y cómo cumplirlas de manera efectiva, sigue leyendo. Este artículo te ofrece una explicación clara, útil y actualizada sobre las diferencias entre la LOPD y el RGPD, con ejemplos reales, contexto legal y soluciones aplicables. Además, cerca del inicio abordaremos aspectos clave vinculados a la protección de datos, para que tengas un punto de partida sólido desde el que comprender todo el entramado normativo. ¿Qué es el RGPD? El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una norma jurídica de la Unión Europea que entró en vigor el 25 de mayo de 2018. Su objetivo principal es proteger los derechos fundamentales y las libertades de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales, unificando criterios en todos los estados miembros. Este reglamento es de aplicación directa, lo que significa que no necesita una ley nacional para ser obligatorio: se aplica tal cual está redactado, con primacía sobre cualquier norma interna que lo contradiga. ¿Qué es la LOPD? La Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), comúnmente llamada LOPD, es la legislación española que complementa y desarrolla el RGPD. Entró en vigor el 7 de diciembre de 2018 y reemplazó a la anterior Ley Orgánica 15/1999. Su finalidad es adaptar el marco europeo al contexto jurídico español, desarrollando aspectos no detallados por el RGPD, regulando derechos digitales y estableciendo medidas específicas para España. Diferencias clave entre la LOPD y el RGPD 1. Ámbito de aplicación RGPD: Se aplica a cualquier organización que trate datos personales de ciudadanos europeos, incluso si está fuera de la UE. LOPD: Solo se aplica en territorio español, actuando como norma complementaria al RGPD. 2. Jerarquía normativa El RGPD tiene prioridad sobre la LOPD en caso de conflicto. La LOPD no puede contradecir al RGPD, solo desarrollarlo o completarlo. 3. Base jurídica del tratamiento El RGPD establece seis bases jurídicas para tratar datos personales (consentimiento, interés legítimo, contrato, etc.). La LOPD detalla el modo de obtener el consentimiento válido en España y establece criterios adicionales para algunos tratamientos. 4. Edad mínima para el consentimiento digital RGPD permite que los estados miembros fijen esta edad entre 13 y 16 años. LOPD fija la edad en 14 años en España. 5. Tratamiento de datos por parte de fallecidos El RGPD no regula expresamente esta situación. La LOPD sí lo hace, permitiendo que los herederos puedan acceder, rectificar o suprimir los datos de la persona fallecida, salvo que esta lo prohíba expresamente. 6. Derechos digitales El RGPD no aborda derechos digitales específicos. La LOPD introduce los llamados «derechos digitales», como el derecho a la desconexión laboral, la neutralidad de internet o la educación digital. 7. Régimen sancionador Ambos establecen sanciones, pero: El RGPD establece sanciones hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global. La LOPD especifica la tipificación de infracciones y algunas circunstancias agravantes o atenuantes en el contexto español. 8. Delegado de Protección de Datos (DPD) El RGPD impone la designación de un DPD en ciertos supuestos. La LOPD enumera de forma más clara qué entidades están obligadas en España a designar un DPD (colegios profesionales, centros sanitarios, etc.). ¿En qué se complementan la LOPD y el RGPD? Ambas normas están diseñadas para trabajar en conjunto. El RGPD establece el marco general y la LOPD lo desarrolla dentro del territorio español. No son excluyentes ni alternativas, sino complementarias y obligatorias para cualquier organización que opere en España. Por ejemplo, mientras el RGPD regula de forma amplia los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y portabilidad, la LOPD detalla cómo deben ejercerse en la práctica en España, incluyendo plazos, requisitos y excepciones. Errores comunes al aplicar la normativa Muchas organizaciones cometen errores al intentar cumplir con la normativa sin un conocimiento profundo. Estos son algunos de los más frecuentes: Aplicar solo la LOPD, sin considerar el RGPD. No revisar las bases jurídicas del tratamiento de datos. No disponer de un Registro de Actividades de Tratamiento (obligatorio según el RGPD). Obtener consentimientos genéricos o no verificables. Descuidar los derechos digitales que regula la LOPD. ¿Qué implica para tu empresa cumplir con ambas normativas? Cumplir con la LOPD y el RGPD implica: Realizar un análisis detallado de todos los tratamientos de datos. Identificar la base legal adecuada para cada tratamiento. Garantizar la transparencia e información al usuario. Establecer mecanismos para atender derechos de los interesados. Designar, si procede, un Delegado de Protección de Datos. Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas. Documentar todo el proceso como prueba del cumplimiento (accountability). Todo ello enmarcado dentro de una estrategia integral de protección de datos, que puedes implementar con apoyo experto como el que ofrece nuestra protección de datos. Consecuencias de no cumplir con la LOPD y el RGPD La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede imponer sanciones severas por incumplimientos. Además de las multas económicas, los riesgos incluyen: Daño reputacional. Pérdida de confianza de clientes y empleados. Bloqueo de operaciones comerciales o contractuales. Responsabilidad civil o penal en casos graves. Estas consecuencias no son teóricas: cada año se imponen miles de sanciones a empresas de todos los tamaños, muchas veces por errores evitables. Ejemplos reales de aplicación práctica Caso 1: Campañas de marketing Una empresa