¿Sabes quién se encarga de garantizar que tu empresa cumpla correctamente con el Reglamento General de Protección de Datos? ¿Conoces cuándo es obligatorio designar esta figura y qué funciones desempeña? En este artículo te explicamos qué es un delegado de protección de datos, en qué casos es necesario contar con uno y cómo puede ayudarte a evitar sanciones y proteger la privacidad de tus clientes, empleados y colaboradores.
El tratamiento de datos personales está cada vez más vigilado por los reguladores. El Delegado de Protección de Datos (DPD o DPO, por sus siglas en inglés) se ha convertido en una figura clave para garantizar el cumplimiento de la normativa y la seguridad jurídica de las organizaciones.
Contar con esta figura a través de un servicio profesional como el de Protección de Datos te permite gestionar adecuadamente tus obligaciones y minimizar riesgos.
¿Qué es un delegado de protección de datos?
El Delegado de Protección de Datos es la persona (física o jurídica) encargada de informar, supervisar y asesorar a una organización en todo lo relacionado con el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
Esta figura fue introducida por el RGPD como un pilar fundamental del nuevo modelo de cumplimiento basado en la responsabilidad proactiva. Su misión principal es ayudar a que la empresa o entidad adopte las medidas necesarias para tratar datos personales de forma segura y conforme a la ley.
Funciones principales del Delegado de Protección de Datos
Según el artículo 39 del RGPD, el DPD debe desempeñar las siguientes funciones:
Informar y asesorar al responsable o encargado del tratamiento sobre sus obligaciones legales.
Supervisar el cumplimiento normativo, incluyendo auditorías internas, formación y sensibilización del personal.
Proporcionar asesoramiento en la evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD).
Cooperar con la autoridad de control (en España, la AEPD).
Actuar como punto de contacto entre la empresa, la AEPD y los interesados cuyos datos se tratan.
El DPD debe contar con independencia, conocimientos especializados y acceso directo a la alta dirección para poder desempeñar sus funciones de forma eficaz.
¿Es obligatorio tener un delegado de protección de datos?
No todas las organizaciones están obligadas a designar un DPD. Sin embargo, el artículo 37 del RGPD establece que sí es obligatorio en los siguientes casos:
1. Autoridades y organismos públicos
Todos los entes públicos, incluidos ayuntamientos, universidades o empresas públicas, deben contar con un DPD.
2. Entidades cuya actividad principal consista en operaciones de tratamiento que requieran observación habitual y sistemática de interesados a gran escala
Por ejemplo:
Empresas de marketing digital.
Plataformas tecnológicas.
Empresas de videovigilancia conectada.
Servicios de geolocalización.
3. Entidades que tratan categorías especiales de datos o datos relativos a condenas e infracciones penales
Esto incluye:
Clínicas y centros médicos.
Centros educativos con alumnos menores.
Asociaciones con datos sensibles (ideología, salud, orientación…).
Servicios de atención a personas vulnerables.
En estos casos, no contar con un DPD es una infracción sancionable por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
¿Puede una empresa designar un DPD voluntariamente?
Sí. Aunque no estén obligadas, muchas empresas optan por designar un delegado de protección de datos de forma voluntaria para:
Fortalecer su cultura de cumplimiento normativo.
Contar con un interlocutor cualificado ante la AEPD.
Evitar errores en el tratamiento de datos personales.
Demostrar diligencia proactiva ante clientes y administraciones.
Especialmente en entornos complejos, contar con esta figura permite una gestión más ordenada, profesional y preventiva de las obligaciones legales.
¿Quién puede ser Delegado de Protección de Datos?
El DPD puede ser una persona interna de la empresa o un profesional o entidad externa contratada para prestar este servicio. En ambos casos, debe cumplir con tres requisitos clave:
Conocimientos especializados en derecho y prácticas en materia de protección de datos.
Capacidad para desempeñar sus funciones de forma independiente y sin conflictos de interés.
Acceso a los recursos y a la dirección necesarios para cumplir sus funciones.
Por eso, muchas organizaciones optan por delegar esta figura en una consultoría especializada que les garantice experiencia, neutralidad y actualización constante.
Beneficios de contar con un Delegado de Protección de Datos profesional
Contar con un DPD, incluso aunque no sea obligatorio, aporta múltiples ventajas a cualquier organización:
Cumplimiento normativo continuo y actualizado.
Prevención de sanciones y reclamaciones.
Respuesta eficaz ante posibles brechas de seguridad.
Apoyo en la gestión de derechos de los interesados (ARCO).
Asesoramiento en nuevas actividades de tratamiento o tecnologías.
Mejora de la imagen y reputación empresarial.
Además, cuando el DPD se contrata como servicio externo a través de una consultora, se reducen los costes estructurales y se gana en eficacia y especialización.
Consecuencias de no designar un DPD cuando es obligatorio
No contar con un Delegado de Protección de Datos en los casos en que lo exige la ley puede acarrear sanciones económicas importantes, además de generar:
Riesgos legales y reputacionales.
Incapacidad para justificar el cumplimiento ante la AEPD.
Deficiente gestión de reclamaciones o solicitudes de derechos.
Mayor probabilidad de errores en el tratamiento de datos.
La Agencia Española de Protección de Datos ya ha sancionado a numerosas entidades públicas y privadas por no contar con esta figura o por designarla incorrectamente.
¿Cómo designar correctamente al Delegado de Protección de Datos?
Para cumplir con los requisitos legales, la designación del DPD debe:
Realizarse formalmente, por escrito.
Estar basada en criterios de idoneidad profesional y conocimiento especializado.
Ser comunicada a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Estar documentada y registrada en los procedimientos internos de la entidad.
Un error común es asignar el rol de DPD a personas que ya ejercen funciones incompatibles (como dirección de sistemas o recursos humanos), lo que puede anular la independencia y utilidad de la figura.
¿Qué incluye el servicio de DPD externo?
El servicio profesional como Delegado de Protección de Datos que ofrecen consultoras especializadas incluye habitualmente:
Diagnóstico inicial del cumplimiento.
Asesoramiento continuado sobre tratamientos de datos.
Gestión de derechos y reclamaciones.
Elaboración y revisión de documentación legal.
Auditorías y revisiones periódicas.
Formación al personal.
Interlocución directa con la AEPD en caso de inspecciones.
El servicio puede ser flexible y adaptado al tamaño, actividad y necesidades reales de cada entidad, como sucede con el área de Protección de Datos de Audidat.
Confía en especialistas para tu cumplimiento
Designar correctamente al Delegado de Protección de Datos es un paso esencial para garantizar el cumplimiento normativo en tu empresa, especialmente si tratas datos sensibles o realizas actividades de tratamiento intensivas. En Audidat te ofrecemos la posibilidad de contar con un DPD profesional, con el respaldo de un equipo legal y técnico que garantiza independencia, eficacia y cumplimiento real. Con nuestro servicio de Protección de Datos, obtendrás la solución que necesitas, sin complicaciones y con plena seguridad jurídica.
Preguntas frecuentes sobre el Delegado de Protección de Datos
¿Todas las empresas están obligadas a tener un DPD?
No. Solo aquellas que traten datos a gran escala, especialmente sensibles, o que sean entidades públicas. El resto pueden designarlo voluntariamente.
¿Puede ser el mismo DPD para varias empresas?
Sí, siempre que pueda cumplir sus funciones de forma eficaz y sin conflictos de interés. Esto es habitual en servicios de DPD externo.
¿Qué pasa si no tengo DPD estando obligado?
Podrías ser sancionado por la AEPD y se consideraría una infracción grave. Además, la empresa quedaría desprotegida ante incidencias o reclamaciones.
¿Puede ser DPD una persona de dentro de la empresa?
Sí, siempre que tenga los conocimientos adecuados, actúe con independencia y no tenga funciones incompatibles con la supervisión de datos.
