Gestionar una comunidad de propietarios implica una gran responsabilidad legal y administrativa. En un contexto cada vez más digitalizado, muchos administradores de fincas se enfrentan a una duda recurrente: ¿es obligatorio que las comunidades de propietarios dispongan de un certificado digital? La respuesta corta es sí, pero lo importante es entender por qué lo es, qué implica, cómo se obtiene y cuáles son las consecuencias de no cumplir con esta obligación.
Desde el primer trimestre de 2023, la obligatoriedad del certificado digital para comunidades de propietarios ha comenzado a aplicarse con mayor firmeza por parte de la Agencia Tributaria y otras entidades públicas. Esto ha generado incertidumbre entre muchos gestores, pero también ha puesto sobre la mesa la necesidad de adaptar los procesos administrativos a la normativa vigente.
Uno de los puntos clave de este proceso es el papel de los administradores de fincas, quienes asumen la representación legal de la comunidad ante organismos públicos. Por eso, el cumplimiento normativo para administradores de fincas es más importante que nunca, ya que de él depende que no se acumulen sanciones, notificaciones no atendidas o incumplimientos legales.
¿Por qué es obligatorio el certificado digital para comunidades de propietarios?
La normativa española exige que determinados sujetos jurídicos mantengan comunicaciones electrónicas con las Administraciones Públicas. Esta obligación se recoge principalmente en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que establece:
“Están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas, al menos, los siguientes sujetos: […] las personas jurídicas.”
Las comunidades de propietarios, aunque tradicionalmente no eran tratadas como una persona jurídica con obligaciones plenas, han sido incluidas expresamente dentro de este grupo por diversas resoluciones administrativas y pronunciamientos de la Agencia Tributaria. Esto significa que deben disponer de un certificado digital para poder:
Recibir notificaciones electrónicas.
Presentar impuestos (como el modelo 347 o retenciones si tienen empleados).
Realizar trámites en el catastro, ayuntamientos u otros organismos.
¿Quién gestiona el certificado digital de la comunidad?
La comunidad de propietarios debe emitir un acuerdo en junta autorizando al presidente a solicitar el certificado digital en nombre de todos los propietarios. Sin embargo, en la práctica diaria, es el administrador de fincas quien suele asumir este proceso de forma operativa.
Aquí es donde entra en juego la importancia de contar con una gestión adecuada del cumplimiento normativo para administradores de fincas, ya que el profesional debe:
Solicitar y custodiar el certificado digital.
Asegurarse de que esté actualizado y renovado a tiempo.
Utilizarlo para responder en plazo a las notificaciones electrónicas.
Evitar riesgos derivados de una gestión deficiente del canal electrónico oficial.
¿Cómo se solicita el certificado digital para una comunidad?
El procedimiento para obtenerlo varía ligeramente según el prestador autorizado, pero los pasos básicos suelen ser:
Acuerdo en junta que autoriza al presidente a realizar el trámite.
Solicitud del certificado a través de una Autoridad de Certificación, como la FNMT.
Acreditación presencial del presidente en una oficina autorizada (aunque en algunos casos puede delegarse con poderes notariales).
Descarga y custodia segura del certificado digital.
Este proceso debe estar documentado y debe actualizarse cuando haya un cambio de presidente o de administrador.
Consecuencias de no disponer del certificado digital obligatorio
No tener el certificado digital no es solo una falta formal: las consecuencias pueden ser muy perjudiciales para la comunidad y para el administrador de fincas. Entre los riesgos más comunes se encuentran:
Pérdida de notificaciones importantes (sanciones, requerimientos, inspecciones, etc.).
Sanciones por incumplimiento de plazos legales.
Errores en la presentación de impuestos.
Multas por parte de la AEAT u otros organismos.
Dificultades en gestiones bancarias, catastrales o municipales.
Además, muchos tribunales han determinado que una notificación electrónica correctamente emitida se considera legalmente notificada aunque nadie la abra. Esto implica que el plazo para responder corre igual, con independencia de si el administrador la ha visto o no.
