La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza para comunidades de propietarios cuando desconocen sus responsabilidades legales como contratantes de servicios externos. ¿Quién se encarga de solicitar la documentación? ¿Qué pasa si un operario sufre un accidente dentro de la finca? ¿Y si la comunidad no tiene personalidad jurídica? Estas dudas son más frecuentes de lo que parecen, y omitir su correcta gestión puede traer consecuencias legales y económicas graves para vecinos y administradores.
Uno de los aspectos clave en la gestión profesional del cumplimiento normativo por parte de los Administradores de finca es precisamente garantizar que la comunidad actúe como corresponde en materia de CAE. En este artículo verás en detalle qué implica esta obligación, por qué es importante y cómo se puede gestionar de forma eficaz y segura.
¿Qué es la CAE y por qué afecta a las comunidades de propietarios?
La Coordinación de Actividades Empresariales es una obligación establecida en el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Esta normativa establece que cuando varias empresas coinciden en un mismo centro de trabajo, deben coordinarse entre ellas para prevenir riesgos laborales.
En el caso de una comunidad de propietarios, esta se considera “centro de trabajo” cada vez que contrata a una empresa o autónomo para realizar labores como:
Limpieza de escaleras
Mantenimiento de ascensores
Jardinería
Obra o reforma en zonas comunes
Revisión de instalaciones (agua, gas, electricidad, etc.)
Control de plagas o desratización
Servicios de seguridad o conserjería
En todos estos casos, la comunidad asume el papel de “empresa titular del centro de trabajo”, lo que le atribuye ciertas responsabilidades legales. Ignorarlo no exime de las consecuencias en caso de inspección o accidente.
¿Quién debe gestionar la CAE en una comunidad de propietarios?
Aunque la comunidad no sea una empresa en sentido clásico, la ley la reconoce como sujeto obligado cuando contrata a terceros. Lo complejo es que la comunidad no tiene una estructura empresarial propia ni recursos técnicos, por lo que la gestión suele recaer en el administrador de fincas.
El administrador actúa en nombre de la comunidad, pero no es el responsable último. Su papel es técnico y de gestión, pero la responsabilidad legal sigue siendo de la comunidad como entidad contratante. Por eso es crucial que la CAE se gestione de forma profesional y sistemática.
Entre sus funciones habituales en materia de CAE están:
Verificar la documentación preventiva de las empresas contratadas.
Solicitar certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y la AEAT.
Comprobar la formación y aptitud de los trabajadores.
Confirmar que la empresa cuenta con evaluación de riesgos y planificación preventiva.
Coordinar los accesos al centro de trabajo (la comunidad).
Obligaciones legales de la comunidad en materia de CAE
En función del tipo de empresa contratada, la comunidad debe:
Solicitar y conservar documentación preventiva actualizada.
Informar a la empresa contratada sobre los riesgos existentes en la finca.
Establecer medidas de coordinación, cuando coinciden varias empresas.
Designar una persona de contacto para la coordinación, si es necesario.
Estas obligaciones pueden variar dependiendo de si se contrata a un autónomo sin trabajadores o a una empresa con plantilla. Pero en todos los casos, la comunidad debe actuar como responsable del entorno donde se va a prestar el servicio.
Consecuencias de no cumplir con la CAE en comunidades
No gestionar adecuadamente la CAE puede tener consecuencias graves:
Sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo, con multas que pueden superar los 40.000 €.
Responsabilidad civil subsidiaria si un trabajador sufre un accidente en la finca.
Paralización de obras o servicios, por incumplimientos graves.
Pérdida de cobertura del seguro de la comunidad en determinados siniestros.
Daños reputacionales y conflictos entre vecinos.
Además, si el accidente afecta a una empresa contratada sin que exista documentación que acredite la coordinación, la comunidad puede ser considerada responsable solidaria.
Cómo gestionar correctamente la CAE en comunidades de propietarios
Para facilitar el cumplimiento normativo, se recomienda seguir estos pasos:
1. Identificación de los trabajos y empresas contratadas
Cualquier actividad que implique la entrada de personal externo a zonas comunes debe ser previamente analizada desde el punto de vista preventivo. No importa si se trata de un contrato mensual o una intervención puntual.
2. Clasificación de las actividades según el nivel de riesgo
No es lo mismo contratar un servicio de limpieza que una obra con andamiaje. Cada actividad tiene un nivel de riesgo distinto, y eso determinará la documentación necesaria.
3. Solicitud y archivo de la documentación
Esta es una de las fases más críticas. La comunidad debe disponer, antes del inicio de los trabajos, de:
Certificado de inscripción en la Seguridad Social.
Certificados de estar al corriente con AEAT y Seguridad Social.
Evaluación de riesgos y planificación preventiva.
Seguro de responsabilidad civil.
Formación en PRL de los trabajadores.
Certificados médicos de aptitud.
Toda esta documentación debe conservarse durante el tiempo que dure la actividad y archivarse adecuadamente.
4. Información sobre riesgos del centro de trabajo
La comunidad debe informar por escrito sobre posibles riesgos existentes en el entorno (escaleras estrechas, techos bajos, zonas resbaladizas, etc.). Esto es obligatorio, incluso si la empresa contratada es responsable de su propia prevención.
5. Supervisión y seguimiento de las actividades
Durante la ejecución de los trabajos, es recomendable que el administrador o un responsable designe visitas de control o revisiones puntuales para verificar que se cumplen las condiciones establecidas.
Errores comunes en la gestión de la CAE
Asumir que la responsabilidad es solo del administrador.
Pensar que la CAE solo aplica en obras grandes.
No solicitar documentación a los autónomos.
No conservar los documentos tras la finalización del trabajo.
Desconocer qué documentación es obligatoria.
Evitar estos errores es vital para garantizar una correcta gestión. Por eso, contar con herramientas específicas o asesoramiento externo puede marcar la diferencia.
¿Qué ocurre si la comunidad no tiene NIF o no está constituida formalmente?
La mayoría de comunidades de propietarios cuentan con un CIF y actúan como entidades jurídicas, pero algunas aún no lo han tramitado formalmente. En estos casos, el problema se agrava, ya que se dificulta la contratación regular y puede derivar en la firma de contratos por parte de particulares, con las correspondientes implicaciones legales.
Incluso sin CIF, la comunidad es responsable si permite la entrada de terceros a realizar trabajos. Por ello, es crucial regularizar la situación jurídica y fiscal de la comunidad cuanto antes.
Ejemplo real de incumplimiento
Una comunidad contrata una empresa de mantenimiento de ascensores, sin solicitar documentación previa. Tras un accidente leve, la Inspección de Trabajo solicita el expediente de CAE y no existe. Resultado: multa de 18.000 €, además de la reclamación de responsabilidad civil por parte del trabajador afectado.
Este tipo de situaciones pueden evitarse con una gestión profesional desde el inicio. Y ahí, el papel del administrador de fincas es fundamental.
El papel del administrador en la gestión documental
Los administradores deben estar preparados para asumir esta tarea como parte de su servicio integral. Disponer de una plataforma digital para gestionar la CAE puede facilitar:
Recolección automatizada de documentos.
Control de vencimientos y caducidades.
Registro de accesos y firmas digitales.
Informes actualizados y auditables.
Estas soluciones no solo reducen el riesgo, sino que también mejoran la percepción de profesionalidad por parte de los propietarios.
En este sentido, servicios como el de Administradores de finca permiten centralizar la gestión de la CAE, integrándola dentro de un plan más amplio de cumplimiento normativo.
Recomendaciones finales para comunidades y administradores
Asegura que cada contrato de servicios esté acompañado de su expediente CAE.
Mantén una política de control documental continua, no solo en obras grandes.
No inicies ningún trabajo sin haber verificado toda la documentación.
Actualiza la información legal de la comunidad para facilitar la contratación.
Considera contar con asesoría especializada en cumplimiento normativo.
Solución profesional y sin compromiso
Una gestión eficaz de la Coordinación de Actividades Empresariales es esencial para garantizar la seguridad de todos los implicados, evitar sanciones y proteger la responsabilidad de la comunidad. En Audidat ofrecemos una solución integral para comunidades de propietarios y gestores a través del servicio Administradores de finca, que incluye asesoramiento, herramientas digitales y control documental adaptado, sin compromiso inicial.
Preguntas frecuentes
¿La CAE aplica también a autónomos?
Sí. Aunque su carga documental sea menor, la comunidad debe verificar que el autónomo cumple con la prevención de riesgos laborales. Esto incluye su formación, seguros y evaluación de riesgos.
¿Qué pasa si la empresa contratada no entrega la documentación?
En ese caso, no debe permitirse el inicio de los trabajos. La comunidad tiene derecho a exigir la documentación como condición para prestar servicios en el recinto.
¿Cuánto tiempo debe guardarse la documentación de CAE?
Se recomienda conservarla al menos cinco años, especialmente si se trata de obras o trabajos de riesgo. En caso de accidente o inspección, puede ser necesaria para acreditar el cumplimiento.
¿La comunidad puede delegar completamente esta gestión en el administrador?
No. El administrador puede gestionar la CAE, pero la responsabilidad final siempre recae en la comunidad como entidad contratante.
¿Es obligatorio contar con un programa o software de CAE?
No es obligatorio, pero altamente recomendable. Facilita la gestión, minimiza errores y permite cumplir con la normativa de forma más ágil y segura.
