¿Puede una comunidad de vecinos recibir una sanción por no contar con un certificado digital? ¿Es cierto que algunas ya han sido multadas por este motivo? ¿Quién es responsable de gestionarlo? Si eres administrador de fincas o formas parte de una comunidad de propietarios, probablemente ya hayas escuchado hablar de esta obligación… pero quizás no conozcas aún todas sus implicaciones legales ni lo que supone no cumplirla.
Te adelantamos que no se trata de una opción voluntaria ni de una recomendación administrativa: la obtención y uso del certificado digital es una exigencia legal plenamente vigente, y su incumplimiento puede conllevar consecuencias económicas importantes para las comunidades.
Uno de los puntos clave que suelen generar confusión es quién debe encargarse de este trámite. Y aquí entra en juego una figura profesional esencial: la del administrador de fincas, sobre todo cuando este asume también la representación legal de la comunidad. En este artículo verás con detalle qué implica el certificado digital obligatorio en comunidades de propietarios, cómo debe gestionarse y por qué su cumplimiento es una cuestión de responsabilidad legal y organizativa.
Una de las obligaciones más relevantes dentro del servicio de Administradores de fincas es precisamente esta: garantizar que la comunidad a la que representan pueda cumplir con sus deberes de comunicación electrónica con la Administración.
¿Por qué es obligatorio el certificado digital en comunidades de propietarios?
Desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las comunidades de propietarios están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. Esto implica, entre otras cosas, recibir notificaciones de forma telemática, acceder a expedientes, presentar documentación o responder requerimientos oficiales por medios electrónicos.
El certificado digital es el mecanismo habilitante que permite esa comunicación segura y válida jurídicamente. En este sentido, su obtención y uso no es una cuestión tecnológica, sino una obligación legal ineludible.
Qué riesgos existen si no se dispone del certificado digital
No disponer del certificado digital vigente y operativo puede suponer múltiples riesgos para una comunidad de propietarios:
Pérdida de notificaciones oficiales, al no accederse a tiempo a la sede electrónica correspondiente.
Sanciones económicas por no responder en plazo a requerimientos o procedimientos administrativos.
Responsabilidad directa del administrador de fincas, si se demuestra negligencia en la gestión del cumplimiento.
Imposibilidad de realizar trámites obligatorios, como presentación de impuestos, solicitudes de subvenciones o respuesta a inspecciones municipales.
Las administraciones no están obligadas a enviar avisos postales ni notificaciones en papel. Si la comunidad no accede a su buzón electrónico, se considerará legalmente notificada tras diez días naturales, incluso si nadie ha abierto el mensaje.
Qué comunidades deben cumplir con esta obligación
La norma es clara: todas las comunidades de propietarios están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones. No importa si son grandes urbanizaciones o pequeños edificios con pocos vecinos. La ley no distingue entre comunidades según su tamaño o presupuesto.
Esto significa que el certificado digital obligatorio en comunidades de propietarios aplica a todas por igual, sin excepción.
¿Quién debe gestionar el certificado digital?
En principio, el presidente de la comunidad, como representante legal, es quien debe solicitar y custodiar el certificado. No obstante, en la práctica, este papel recae con frecuencia en el administrador de fincas, especialmente cuando tiene atribuidas funciones de representación y gestión ante organismos públicos.
En estos casos, el administrador puede:
Solicitar el certificado digital en representación de la comunidad.
Almacenar el certificado en un entorno seguro para su uso exclusivo profesional.
Acceder periódicamente a las notificaciones electrónicas.
Realizar trámites telemáticos en nombre de la comunidad, como declaraciones censales, presentación de impuestos, etc.
Es importante que todo esto esté debidamente recogido en el acta de la junta de propietarios, donde se le autorice expresamente.
Tipos de certificados digitales para comunidades
Existen distintas posibilidades para cumplir con esta obligación. Las más comunes son:
Certificado de persona jurídica (FNMT): emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, es el más habitual para comunidades inscritas en el censo de Hacienda.
Certificado de entidad sin personalidad jurídica: adecuado para comunidades no registradas como persona jurídica, aunque también reconocidas como sujetos obligados.
Certificados en la nube o dispositivos HSM: opciones avanzadas de custodia segura del certificado, especialmente útiles para administradores de fincas que gestionan múltiples comunidades.
Gestión eficiente del certificado: consejos para administradores
Para los profesionales encargados de la administración de fincas, cumplir con esta obligación de forma ordenada y sistemática es esencial. Algunas buenas prácticas incluyen:
Centralizar la gestión de los certificados en plataformas seguras.
Establecer alertas para la revisión del buzón electrónico de cada comunidad al menos una vez por semana.
Renovar los certificados con antelación suficiente, ya que tienen una validez limitada (generalmente de 2 años).
Documentar los accesos y actuaciones realizadas mediante los certificados, como medida de respaldo frente a posibles incidencias.
Este enfoque preventivo forma parte de un cumplimiento normativo profesionalizado que también abarca otras responsabilidades asociadas a la función de administrador.
¿Qué ocurre si el administrador no lo gestiona correctamente?
El administrador de fincas puede incurrir en responsabilidad si, teniendo atribuciones de representación, no obtiene ni gestiona adecuadamente el certificado digital, exponiendo a la comunidad a sanciones o perjuicios económicos.
Ejemplos reales muestran cómo algunas comunidades han sido sancionadas por no contestar requerimientos de Hacienda o por no realizar trámites urbanísticos dentro del plazo legal, simplemente porque no accedieron a tiempo a las notificaciones electrónicas.
En este contexto, contar con el respaldo de un servicio especializado como el de Administradores de fincas puede marcar la diferencia entre una gestión segura y un riesgo constante de incumplimiento.
Qué normativas aplican
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas: regula la obligación de relación electrónica para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica.
Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Normas fiscales de la AEAT, que establecen medios telemáticos como vía preferente para declaraciones y notificaciones.
Estas normativas sitúan a las comunidades de propietarios en el mismo plano de obligación que empresas, asociaciones o fundaciones.
Cómo garantizar el cumplimiento: soluciones aplicables
El cumplimiento eficaz de esta obligación no depende solo de tener el certificado digital en sí, sino de asegurar una gestión activa y continua del canal electrónico. Algunas soluciones recomendables incluyen:
Delegación formal en el administrador con autorización expresa.
Uso de herramientas de gestión documental y alertas electrónicas.
Revisión periódica de la carpeta ciudadana y sedes electrónicas donde la comunidad esté registrada.
Formación básica para los miembros de la junta directiva sobre sus responsabilidades digitales.
Implementar estas medidas no solo evita sanciones, sino que mejora la transparencia y eficiencia en la gestión comunitaria.
¿Cómo actuar si la comunidad no tiene aún su certificado?
En este caso, lo recomendable es:
Convocar una junta extraordinaria para aprobar su solicitud.
Determinar quién asumirá la gestión del certificado.
Tramitar su obtención ante un organismo certificador autorizado (FNMT, ACCV…).
Registrar la comunidad en las sedes electrónicas que correspondan (Hacienda, ayuntamientos, Seguridad Social…).
Establecer un protocolo de uso y custodia.
El retraso en este proceso puede suponer una infracción por omisión, por lo que es recomendable actuar cuanto antes.
Soluciones profesionales para comunidades que necesitan cumplir sin riesgos
Si formas parte de una comunidad de propietarios o eres profesional de la administración de fincas, ya conoces el alcance y la importancia de esta exigencia legal. Cumplir con el certificado digital obligatorio en comunidades de propietarios no es solo una tarea técnica: es una responsabilidad normativa que debe gestionarse con rigor y profesionalidad.
En Audidat te ayudamos a garantizar este cumplimiento a través del servicio de Administradores de fincas, con soluciones adaptadas, soporte experto y acompañamiento legal sin compromiso.
Preguntas frecuentes sobre el certificado digital en comunidades de propietarios
¿Todas las comunidades están obligadas a tener certificado digital?
Sí. La Ley 39/2015 establece la obligación de relación electrónica para todas las comunidades de propietarios, sin excepciones por tamaño o características.
¿Qué pasa si no se revisan las notificaciones electrónicas?
Se consideran notificadas legalmente tras 10 días, aunque no se haya accedido. Esto puede generar sanciones automáticas o pérdidas de derechos.
¿Puede el administrador de fincas gestionar varios certificados?
Sí, siempre que cuente con autorización expresa de cada comunidad. Existen herramientas específicas para gestionar múltiples certificados de forma segura.
¿Cuánto tiempo es válido el certificado digital?
Generalmente, tiene una validez de 2 años. Es recomendable programar su renovación con suficiente antelación.
¿Quién emite los certificados digitales para comunidades?
Principalmente la FNMT, aunque también existen otras entidades certificadoras acreditadas por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
