¿Qué pasa si una comunidad de propietarios ignora una notificación electrónica de Hacienda o de la Seguridad Social? ¿Y si no accede a su buzón electrónico durante meses por no tener un certificado digital operativo? Estas situaciones, aparentemente triviales, pueden desencadenar sanciones económicas importantes o la pérdida de plazos cruciales. La obligación del certificado digital en comunidades de propietarios no es una opción: es una exigencia legal que impacta directamente en la gestión y en la responsabilidad del administrador de fincas.
Aunque parezca una mera formalidad tecnológica, el certificado digital es la clave de acceso a un sinfín de trámites oficiales que afectan a cualquier comunidad: notificaciones tributarias, altas o bajas de empleados, comunicación con organismos públicos, presentación de impuestos… En este artículo te contamos por qué es obligatorio, qué consecuencias tiene su incumplimiento y cómo gestionarlo correctamente dentro de tus responsabilidades como administrador de fincas.
Uno de los pilares para cumplir con estas obligaciones, de forma eficiente y segura, es contar con herramientas como el servicio de administradores de finca, especialmente diseñado para facilitar este tipo de gestiones normativas en comunidades de propietarios.
¿Qué es el certificado digital y por qué es obligatorio para comunidades de propietarios?
El certificado digital es un documento electrónico que permite identificar a una persona física o jurídica en sus relaciones con la Administración Pública a través de internet. En el caso de las comunidades de propietarios, este certificado es necesario para poder realizar trámites electrónicos en representación de la comunidad ante distintos organismos.
Desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las comunidades de propietarios están obligadas a comunicarse electrónicamente con las administraciones. Esta obligación incluye tanto la recepción de notificaciones como la presentación de escritos o solicitudes.
En resumen:
Sí, el certificado digital para comunidades de propietarios es obligatorio, y su no utilización puede tener consecuencias legales y económicas.
Obligaciones legales de las comunidades de propietarios en materia digital
Ley 39/2015 y su impacto en las comunidades
El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 establece que estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las administraciones públicas:
Las personas jurídicas.
Las entidades sin personalidad jurídica (como las comunidades de propietarios).
Quienes ejerzan una actividad profesional que requiera colegiación obligatoria.
Esto significa que todas las comunidades de propietarios deben tener un certificado digital activo y accesible para atender sus responsabilidades legales.
¿Quién debe gestionar el certificado digital?
El representante legal de la comunidad (normalmente, el presidente) puede ser quien solicite el certificado. Sin embargo, en la práctica, es común que esta tarea sea delegada al administrador de fincas, quien asume su custodia y gestión para poder atender las obligaciones telemáticas del edificio.
Esto implica una responsabilidad añadida para los profesionales del sector, que deben garantizar que:
El certificado esté vigente y operativo.
Las notificaciones electrónicas se revisen de forma regular.
Se gestionen adecuadamente los plazos administrativos.
Contar con un acompañamiento especializado como el que ofrece el servicio de administradores de finca permite garantizar estos puntos con total seguridad jurídica.
Riesgos y consecuencias de no tener certificado digital en una comunidad
Desatender esta obligación puede tener consecuencias serias para una comunidad de propietarios. Algunos de los principales riesgos son:
1. Pérdida de notificaciones electrónicas importantes
Muchos organismos públicos (AEAT, TGSS, DGT, etc.) utilizan la Sede Electrónica y el sistema de notificaciones DEHú como canal único de comunicación. No acceder a tiempo puede implicar:
Multas por no atender requerimientos.
Pérdida de derechos o recursos por no presentar alegaciones.
Caducidad de plazos administrativos.
2. Sanciones económicas
La no atención a las obligaciones electrónicas puede traducirse en sanciones automáticas. Por ejemplo, una notificación de embargo o una liquidación de tributos no atendida puede derivar en una multa sin derecho a recurso por haber caducado el plazo.
3. Responsabilidad del administrador
Cuando el administrador de fincas asume la custodia del certificado, también asume una responsabilidad legal indirecta si no gestiona adecuadamente las notificaciones. Esto puede derivar en conflictos con la comunidad, pérdida de confianza e incluso reclamaciones.
¿Cómo obtener el certificado digital para una comunidad de propietarios?
El procedimiento habitual es:
Reunir la documentación necesaria:
Acta de la Junta de propietarios que designe al presidente.
DNI del presidente.
CIF de la comunidad.
Modelo de solicitud de certificado.
Solicitar el certificado a través de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) o entidad certificadora autorizada.
Acudir presencialmente a una oficina de registro para acreditar la identidad.
Descargar el certificado desde la sede electrónica de la FNMT.
Este proceso puede resultar complejo si no se está familiarizado con la tramitación digital. Además, la renovación periódica del certificado y su uso continuo exigen un control sistemático.
Buenas prácticas para administrar el certificado digital en comunidades
Para evitar errores y garantizar el cumplimiento normativo, es recomendable seguir estas pautas:
Centralizar la gestión: El certificado debe estar bajo control de un profesional capacitado.
Establecer un protocolo de revisión de notificaciones: Al menos semanalmente.
Renovar el certificado antes de su vencimiento.
Utilizar software de gestión que permita automatizar alertas y acceder a las sedes electrónicas.
El servicio de administradores de finca integra estas buenas prácticas en una solución diseñada para cumplir con todas las obligaciones digitales sin errores ni retrasos.
¿Qué problemas pueden surgir sin una gestión adecuada del certificado?
Algunos ejemplos reales muestran la importancia de una gestión profesional:
Caso 1: Una comunidad con empleados no pudo presentar los seguros sociales a tiempo por un fallo en el certificado caducado. Resultado: recargo del 20 % e inspección.
Caso 2: Hacienda notificó una liquidación tributaria. Al no abrir la notificación en plazo, se dio por aceptada. La comunidad tuvo que pagar sin posibilidad de alegar.
Caso 3: Un requerimiento urbanístico no fue contestado por desconocimiento. Se impuso una multa por no colaborar con la Administración.
Estos casos demuestran que la gestión del certificado digital no es una tarea secundaria, sino un eje central de la administración responsable de una comunidad.
Soluciones reales: cómo cumplir sin complicaciones
Para garantizar el cumplimiento de forma sencilla, segura y profesional, muchas comunidades delegan esta función en sus administradores, que a su vez confían en soluciones especializadas que aseguren:
Emisión y renovación del certificado.
Revisión y respuesta a notificaciones en tiempo real.
Archivo seguro de los documentos generados.
Registro de todas las acciones realizadas.
Este enfoque reduce riesgos, ahorra tiempo y protege legalmente a la comunidad y al profesional.
Conclusión: el certificado digital como obligación crítica en la administración de fincas
La transformación digital no es solo una tendencia: es una exigencia legal que afecta de lleno a la gestión de las comunidades de propietarios. El certificado digital obligatorio no solo permite cumplir con la normativa, sino que actúa como puerta de acceso a todas las relaciones electrónicas con la Administración.
Ignorar esta realidad expone a las comunidades a sanciones, errores administrativos y conflictos innecesarios. Los administradores de fincas deben asumir un rol activo y estratégico en esta gestión, apoyándose en servicios que les permitan actuar con garantías.
Una opción eficaz para profesionales del sector es el servicio de administradores de finca, que ofrece una solución integral y sin compromiso, perfectamente alineada con las exigencias normativas actuales.
Preguntas frecuentes sobre el certificado digital en comunidades de propietarios
¿Todas las comunidades están obligadas a tener certificado digital?
Sí. Según la Ley 39/2015, las comunidades de propietarios están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, por lo que deben contar con un certificado digital vigente.
¿Quién debe solicitar el certificado digital de una comunidad?
Generalmente, lo solicita el presidente de la comunidad, aunque muchos delegan esta función en el administrador de fincas. Lo importante es que se nombre a un representante legal autorizado.
¿Cada cuánto tiempo hay que renovar el certificado digital?
Depende del emisor, pero lo habitual es cada dos años. Es fundamental llevar un control para renovarlo antes de su caducidad y evitar interrupciones.
¿Qué pasa si no se revisa una notificación electrónica?
La notificación se considera legalmente entregada a los 10 días, aunque no se haya accedido a ella. Esto puede derivar en sanciones o pérdida de derechos.
¿Puede un administrador de fincas gestionar el certificado de varias comunidades?
Sí, pero debe contar con herramientas adecuadas y un sistema de gestión profesional para evitar errores o incumplimientos por volumen de trabajo.
