En el competitivo sector agroalimentario, trabajar con la Administración supone un importante impulso para muchas empresas. Contratos con hospitales, colegios, centros penitenciarios, unidades militares u otros organismos públicos implican no solo cumplir exigencias de calidad y trazabilidad, sino también garantizar la seguridad de los sistemas y datos gestionados en el proceso. Sin embargo, muchas compañías desconocen que, al establecer relaciones contractuales con entes públicos, están sujetas al cumplimiento obligatorio del Esquema Nacional de Seguridad (ENS). ¿Tu empresa alimentaria está preparada para aplicarlo? ¿Conoces los riesgos de no hacerlo?
El Esquema Nacional de Seguridad establece un marco normativo y técnico esencial para asegurar los sistemas de información utilizados en el entorno de la Administración pública, y es igualmente exigible a los proveedores privados que colaboran con ella.
Qué es el ENS y por qué afecta al sector alimentario
El Esquema Nacional de Seguridad (ENS), regulado por el Real Decreto 311/2022, obliga a todas las administraciones públicas y a las entidades privadas que prestan servicios o suministran productos en el marco de contratos públicos a aplicar medidas adecuadas para garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información gestionada.
Esto incluye de forma directa a empresas alimentarias que comercializan productos o servicios para organismos públicos, especialmente si:
Usan plataformas digitales de contratación o facturación electrónica.
Acceden o tratan datos logísticos, personales o administrativos.
Integran sus sistemas con plataformas públicas (por ejemplo, portales de compras, trazabilidad o control sanitario).
Subcontratan servicios que requieren el tratamiento de información protegida.
Aunque muchas de estas empresas se centran en la parte operativa y logística del suministro, deben saber que la relación con entes públicos activa la obligación de cumplir el ENS, incluso si solo acceden a portales electrónicos o transmiten datos digitalmente.
Qué datos gestiona una empresa alimentaria que justifican la aplicación del ENS
Cuando se suministra a la Administración, una empresa alimentaria puede gestionar múltiples datos considerados sensibles o relevantes, como por ejemplo:
Datos identificativos de responsables de contrato o interlocutores institucionales.
Información de logística y trazabilidad.
Certificados de calidad, sanitarios o de análisis.
Documentación electrónica de facturación.
Accesos a plataformas públicas (FACe, SARA, plataformas autonómicas de contratación).
Datos personales o financieros de empleados implicados en los servicios.
Aunque estos datos puedan parecer secundarios respecto al producto alimentario, la ley exige que su tratamiento se realice con las garantías del ENS si están vinculados a una relación contractual pública.
Cómo aplicar el ENS en una empresa alimentaria
La implantación del ENS puede y debe adaptarse a la naturaleza y complejidad de cada empresa. En el sector alimentario, donde predominan empresas pequeñas y medianas, la clave está en aplicar medidas proporcionadas pero efectivas que aseguren el cumplimiento normativo sin frenar la operativa habitual.
A continuación, se detallan los pasos esenciales:
1. Análisis de situación y diagnóstico inicial
Antes de implantar medidas, es fundamental conocer:
Qué sistemas y plataformas usa la empresa en su relación con la Administración.
Qué información se transmite o accede digitalmente.
Qué servicios están afectados por contratos públicos.
Este diagnóstico permite clasificar el nivel de riesgo y definir el alcance realista de las medidas del ENS.
2. Clasificación de sistemas e información
El ENS exige clasificar los sistemas y servicios según su impacto en cinco principios: confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad.
En el caso de empresas alimentarias, aunque los datos no siempre sean críticos, muchos sistemas estarán en un nivel medio de seguridad, especialmente si:
Se transmite documentación electrónica.
Se usa software vinculado a entornos públicos.
Se accede a plataformas de terceros que requieren autenticación segura.
Esta clasificación guía la intensidad de las medidas a aplicar.
3. Elaboración del Documento de Aplicabilidad (DA)
Este documento técnico, obligatorio para demostrar el cumplimiento del ENS, recoge:
Las medidas del ENS aplicables a la empresa.
Justificaciones de adecuación o adaptación.
Responsables, plazos e indicadores de seguimiento.
Políticas internas y procedimientos de actuación.
No se trata solo de documentación formal: el DA es la base para organizar y auditar la seguridad de los sistemas utilizados en la relación con entes públicos.
4. Aplicación de medidas técnicas y organizativas
Las empresas deben implantar medidas desde tres dimensiones clave:
Organizativas
Designación de un responsable de seguridad.
Creación de políticas internas de acceso y tratamiento de la información.
Formación mínima al personal implicado.
Operativas
Gestión de accesos y privilegios.
Procedimientos de copias de seguridad y recuperación.
Monitorización de sistemas vinculados a contratos públicos.
Técnicas
Cifrado de comunicaciones y documentos.
Uso de sistemas de autenticación segura (por ejemplo, certificados digitales).
Control de conexiones externas, especialmente si se utilizan portales públicos.
Estas medidas deben documentarse y mantenerse actualizadas, adaptándose al tamaño y estructura de cada empresa.
5. Formación del personal y concienciación
Es imprescindible que los trabajadores responsables de facturación, logística, calidad o relación con la administración reciban formación básica en seguridad digital y sepan:
Cómo acceder de forma segura a plataformas públicas.
Qué hacer ante un posible incidente de seguridad.
Cómo gestionar documentos electrónicos con información sensible.
Una medida mal aplicada por desconocimiento puede comprometer toda la cadena.
6. Auditoría y declaración de conformidad
Una vez implantadas las medidas, puede solicitarse una auditoría externa para verificar el cumplimiento y, si procede, obtener la declaración de conformidad con el ENS, válida durante dos años.
Este certificado es un valor añadido en procesos de contratación pública y puede ser requisito obligatorio en determinadas licitaciones o renovaciones contractuales.
Qué pasa si una empresa no cumple el ENS
Ignorar la obligación de implantar el ENS puede derivar en:
Sanciones contractuales por incumplimiento de condiciones administrativas.
Pérdida de adjudicaciones por no acreditar la seguridad exigida.
Expulsión de registros de proveedores o plataformas de compra pública.
Multas por vulneraciones de datos personales si se produce un incidente (según RGPD y LOPDGDD).
Pérdida de reputación institucional, especialmente en sectores sensibles como la alimentación para hospitales o centros educativos.
Cumplir con el Esquema Nacional de Seguridad es una protección tanto legal como comercial para empresas alimentarias con actividad pública.
Buenas prácticas para aplicar el ENS en empresas alimentarias
Algunas recomendaciones prácticas que facilitan la adaptación al ENS:
Utilizar soluciones tecnológicas certificadas o seguras por diseño.
Delegar la implantación a consultores expertos si no se dispone de equipo TIC propio.
Aprovechar herramientas de gestión ya utilizadas (ERP, CRM, plataformas de calidad) e integrarlas con protocolos de seguridad adecuados.
Establecer controles básicos pero efectivos en accesos, contraseñas y comunicaciones electrónicas.
Mantener un control documental claro y accesible de todas las medidas implantadas.
La clave está en adaptar el ENS al contexto real de la empresa, no en implantarlo como una carga externa o teórica.
¿Tu empresa alimentaria trabaja con la Administración? El ENS también te afecta
Si tu empresa suministra productos o servicios alimentarios a organismos públicos, debes cumplir con el Esquema Nacional de Seguridad. No importa si gestionas grandes volúmenes o participas en licitaciones puntuales: el cumplimiento del ENS garantiza que tu actividad sea segura, profesional y conforme a los requisitos legales. En Audidat te ayudamos a adaptar el ENS a las necesidades específicas de tu operativa, sin compromisos y con orientación clara al cumplimiento y la competitividad.
Preguntas frecuentes sobre ENS en empresas alimentarias
¿Una empresa está obligada al ENS si solo emite facturas electrónicas a entes públicos?
Sí. Si utiliza plataformas oficiales como FACe o gestiona datos en entornos vinculados a la administración, debe aplicar medidas de seguridad alineadas con el ENS.
¿Es necesario tener un departamento informático para cumplir el ENS?
No. Se puede externalizar la implantación y el seguimiento con especialistas, lo que facilita la adaptación a pequeñas y medianas empresas.
¿Qué pasa si en una licitación me piden demostrar cumplimiento del ENS?
Debes acreditar que tus sistemas aplican las medidas exigidas por el nivel correspondiente. Disponer del DA y la declaración de conformidad puede ser decisivo.
¿El ENS se aplica también si trabajo con empresas públicas?
Sí. Las empresas públicas están sujetas al ENS, por lo que sus proveedores deben cumplirlo si gestionan sistemas o información vinculada a ellas.
