La protección de datos personales es una obligación legal ineludible para todas las organizaciones que gestionan información identificable de personas físicas. Sin embargo, muchas empresas siguen sin ser plenamente conscientes del alcance de su responsabilidad o subestiman las consecuencias legales del incumplimiento. Lo cierto es que las multas por vulnerar la Ley de Protección de Datos pueden alcanzar cifras millonarias, y en los últimos años se han incrementado notablemente las inspecciones y sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
En este artículo conocerás cuáles son las sanciones contempladas por el RGPD y la LOPDGDD, los errores más comunes que las provocan, cómo prevenirlas y qué hacer si ya has recibido una notificación. Además, verás cómo un servicio profesional como el de Protección de datos puede ayudarte a evitar riesgos, cumplir la normativa y proteger la reputación de tu empresa.
Marco legal: RGPD y LOPDGDD
Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y su adaptación en la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), las empresas están obligadas a implementar medidas adecuadas para garantizar el tratamiento lícito, leal y transparente de los datos personales que gestionan.
Una de las principales novedades del RGPD es el principio de responsabilidad proactiva, que implica no solo cumplir con la normativa, sino poder demostrarlo en cualquier momento. Y esto es precisamente lo que se audita y sanciona cuando se detecta un incumplimiento.
¿Cuánto pueden ascender las multas por incumplimiento?
Las sanciones por infracciones en materia de protección de datos están clasificadas en dos niveles principales, según la gravedad de la infracción:
1. Infracciones leves o de menor gravedad
Se sancionan con multas de hasta:
10 millones de euros, o
El 2 % del volumen de negocio global anual (la cifra que sea mayor).
Este nivel aplica, por ejemplo, a:
No contar con un registro de actividades de tratamiento.
No disponer de contratos adecuados con encargados del tratamiento.
No realizar evaluaciones de impacto cuando son obligatorias.
No aplicar medidas básicas de seguridad.
2. Infracciones graves o muy graves
Pueden dar lugar a multas de hasta:
20 millones de euros, o
El 4 % del volumen de negocio global anual (la cifra que sea mayor).
Se consideran infracciones muy graves, entre otras:
Tratar datos personales sin base legal válida.
No informar adecuadamente a los usuarios.
No atender los derechos de los interesados.
Tratar datos sensibles sin consentimiento o medidas específicas.
Transferir datos fuera de la UE sin garantías adecuadas.
Importante: En España, la AEPD ha aplicado multas de cientos de miles de euros incluso a pymes, demostrando que ninguna organización está exenta de responsabilidad, independientemente de su tamaño.
¿Qué factores se valoran para fijar el importe de la sanción?
El RGPD establece una serie de criterios para graduar las sanciones, como:
Naturaleza, gravedad y duración de la infracción.
Intencionalidad o negligencia del responsable.
Categorías de datos afectados (especialmente si son sensibles).
Número de personas afectadas.
Daños sufridos por los interesados.
Medidas técnicas y organizativas adoptadas.
Cooperación con la autoridad de control.
Existencia de antecedentes o reincidencia.
Por eso, no basta con tener documentos: se exige una gestión activa y continua del cumplimiento, que puede garantizarse a través de un servicio profesional como el de Protección de datos, adaptado a la realidad y los riesgos de cada organización.
Multas frecuentes impuestas por la AEPD
La Agencia Española de Protección de Datos ha sancionado a organizaciones de todo tipo por infracciones que, en muchos casos, podrían haberse evitado con un mínimo de asesoramiento profesional. Algunos ejemplos frecuentes:
No informar adecuadamente sobre el tratamiento de datos en formularios web o contratos.
Falta de base legal para el envío de comunicaciones comerciales.
Videovigilancia sin cartel informativo o sin cumplir requisitos legales.
No atender solicitudes de acceso, rectificación o supresión en plazo.
Filtraciones o brechas de seguridad sin medidas adecuadas de protección.
Tratar datos de menores sin consentimiento de sus representantes legales.
Uso de datos biométricos sin evaluación de impacto previa.
Incluso errores aparentemente menores, como un email enviado en copia abierta (CC) con datos de terceros, han dado lugar a sanciones relevantes.
Ejemplos reales de sanciones en España
Empresa del sector educativo: 20.000 € por grabar imágenes de menores con fines publicitarios sin consentimiento válido.
Comercio electrónico: 48.000 € por envío masivo de correos electrónicos sin base legal.
Hospital público: 150.000 € por acceso indebido a historiales clínicos.
Ayuntamiento: 60.000 € por videovigilancia con cámaras mal ubicadas y sin cartel informativo.
Despacho profesional: 6.000 € por no registrar correctamente una solicitud de supresión de datos.
Estas cifras demuestran que el riesgo es real y creciente, y que la prevención es siempre la mejor inversión.
¿Cómo evitar multas por protección de datos?
1. Diagnóstico inicial y registro de actividades
Realizar un análisis de todos los tratamientos de datos personales y registrarlos en un documento actualizado y coherente con la realidad de la empresa.
2. Identificar la base legal de cada tratamiento
Cada dato tratado debe estar amparado por una base jurídica válida (consentimiento, contrato, interés legítimo, obligación legal, etc.).
3. Cumplir con el deber de información
Todas las personas cuyos datos se traten deben ser informadas de forma clara, accesible y completa sobre:
Finalidades.
Bases legales.
Destinatarios.
Plazos de conservación.
Derechos y cómo ejercerlos.
4. Formalizar contratos con encargados del tratamiento
Toda empresa que trabaje con proveedores que gestionen datos en su nombre debe firmar contratos de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.
5. Atender el ejercicio de derechos
Establecer protocolos claros y eficaces para atender solicitudes de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación o portabilidad, en un plazo máximo de 1 mes.
6. Implantar medidas de seguridad
Según el nivel de riesgo, se deben aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas: cifrado, control de accesos, copias de seguridad, etc.
7. Realizar evaluaciones de impacto
Obligatorias en ciertos casos, como cuando se tratan datos sensibles, biométricos o se hace perfilado masivo. Deben documentarse y justificarse correctamente.
8. Formar al personal
Todo el equipo que interviene en el tratamiento de datos debe estar formado y sensibilizado sobre sus obligaciones y buenas prácticas.
9. Revisar periódicamente el cumplimiento
El RGPD exige que el sistema esté actualizado y revisado. Esto se logra a través de auditorías periódicas y asesoramiento continuo.
Contar con un equipo técnico como el del servicio de Protección de datos permite realizar todas estas acciones de forma profesional, efectiva y ajustada a la normativa vigente.
¿Qué hacer si ya has recibido una notificación de la AEPD?
Si tu empresa ha recibido un requerimiento, inspección o inicio de procedimiento sancionador, es fundamental:
No ignorar la notificación ni retrasar la respuesta.
Recopilar toda la documentación relativa al tratamiento cuestionado.
Consultar de inmediato con un profesional especializado.
Analizar el caso y preparar una estrategia de respuesta o recurso.
Colaborar con la AEPD en todo momento.
Una respuesta profesional y bien fundamentada puede evitar la sanción o, al menos, reducir significativamente el importe de la multa.
Cumplir es más barato que sancionar
Frente a las sanciones posibles, cumplir con la normativa es una inversión estratégica que protege la continuidad de la empresa, mejora la confianza de sus clientes y evita daños reputacionales difíciles de revertir.
Un servicio como el de Protección de datos ofrece un acompañamiento experto, personalizado y adaptado a cada tipo de organización, garantizando un sistema de cumplimiento eficaz, actualizado y defendible ante cualquier inspección.
Preguntas frecuentes sobre multas por incumplimiento de la Ley de Protección de Datos
¿La AEPD puede sancionar a autónomos y pymes?
Sí. La normativa es de obligado cumplimiento para cualquier entidad o persona física que trate datos personales, independientemente de su tamaño o volumen de negocio.
¿Qué ocurre si no respondo a una solicitud de acceso a datos?
Se considera una infracción sancionable. La AEPD ha impuesto multas incluso por no contestar solicitudes dentro del plazo de 30 días.
¿Se puede evitar una multa si subsano el error?
Depende del caso. Subsanar puede atenuar o evitar la sanción, pero no siempre exime de responsabilidad. Lo ideal es prevenir mediante un cumplimiento proactivo y constante.
¿Debo registrar mis ficheros en algún sitio?
Desde el RGPD, ya no es obligatorio registrar ficheros en la AEPD, pero sí mantener internamente un registro de actividades actualizado, accesible para inspecciones.
