Participar en una licitación pública implica exponer información estratégica de la empresa, incluyendo datos personales de empleados, responsables técnicos y representantes legales. Lo que muchas organizaciones desconocen es que cualquier descuido en este proceso puede derivar en sanciones económicas, exclusión del procedimiento o incluso en la imposibilidad de volver a contratar con la administración. La protección de datos en procesos de licitación es una obligación legal que a menudo se pasa por alto, pero cuyo incumplimiento tiene consecuencias muy reales.
Los expedientes de licitación requieren un intercambio constante de documentación, declaraciones responsables, currículums, certificados y todo tipo de información que puede contener datos de carácter personal. En este contexto, no cumplir con las exigencias del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) puede costar mucho más que una multa: puede cerrar las puertas a oportunidades estratégicas clave para el desarrollo de la empresa.
Una adecuada adaptación a la Protección de datos desde la fase de preparación de ofertas es esencial para cumplir los principios de transparencia, minimización y confidencialidad exigidos por la normativa.
¿Por qué es fundamental garantizar la protección de datos en los procesos de licitación?
En los procedimientos de contratación pública se exige una gran cantidad de documentación que puede incluir datos personales. Estos datos deben tratarse conforme a la ley, lo que implica que la empresa licitadora actúa como responsable del tratamiento y está obligada a garantizar su seguridad.
Entre los documentos que suelen incorporarse en los expedientes encontramos:
Certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y Hacienda.
Títulos y acreditaciones del personal técnico.
Currículums vitae.
Declaraciones responsables firmadas por representantes.
Contratos laborales o mercantiles con personal clave.
Cada uno de estos documentos debe ser tratado con criterios de minimización, confidencialidad y limitación del acceso, evitando incorporar datos innecesarios o no justificados por la finalidad del procedimiento.
Errores comunes en protección de datos al participar en licitaciones
En este artículo verás cómo determinados errores muy frecuentes pueden suponer un riesgo real para la empresa, no solo desde el punto de vista económico, sino también reputacional.
1. Incluir datos personales excesivos o irrelevantes
Uno de los fallos más habituales es aportar documentación que contiene más información de la estrictamente necesaria. Por ejemplo, remitir nóminas completas, copias de DNI, direcciones personales o incluso información médica sin ninguna relación con el objeto del contrato.
2. Falta de anonimización o seudonimización
Cuando se presentan memorias técnicas o casos de éxito, muchas veces se identifican personas concretas (empleados, clientes anteriores, etc.) sin valorar si realmente es necesario hacerlo. La anonimización o seudonimización puede evitar exponer datos innecesarios.
3. No contar con cláusulas informativas para los empleados
Si vas a presentar los datos de tus trabajadores o colaboradores como parte de una oferta, debes haberles informado previamente de ello. El RGPD exige transparencia y consentimiento informado para este tipo de tratamientos.
4. Errores en la firma y custodia digital de la documentación
Enviar documentos firmados digitalmente sin proteger el acceso, o almacenarlos sin las debidas medidas de seguridad, es otro fallo frecuente que puede derivar en brechas de seguridad.
5. Compartir documentación sin contratos con terceros
En ocasiones se recurre a asesorías o empresas de ingeniería para preparar la oferta. Si esas entidades acceden a datos personales, debe existir un contrato de encargo del tratamiento debidamente formalizado.
Obligaciones legales en el tratamiento de datos dentro de licitaciones
Conocerás en detalle las responsabilidades que la normativa impone a las empresas que participan en procesos de contratación pública.
Principio de minimización de datos
Solo deben aportarse los datos estrictamente necesarios. Incluir más información de la requerida es una infracción directa del RGPD.
Deber de informar
Los titulares de los datos (empleados, firmantes, técnicos, etc.) deben ser informados de que sus datos serán tratados en el marco de una licitación. Esta información debe ser clara, específica y accesible.
Garantía de confidencialidad
Se deben adoptar medidas técnicas y organizativas que garanticen la confidencialidad de los datos durante toda la preparación, envío y custodia de la oferta.
Plazo de conservación
Los datos personales deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario para la licitación, salvo que exista una obligación legal que exija conservarlos más tiempo (por ejemplo, para auditorías o recursos).
Seguridad en el tratamiento
Toda la información debe transmitirse y almacenarse con mecanismos seguros: cifrado, contraseñas, almacenamiento en sistemas cerrados, control de accesos, etc.
Buenas prácticas para cumplir con la protección de datos en licitaciones
Te contamos cómo implantar medidas efectivas y realistas que permiten proteger datos personales sin entorpecer el proceso licitador:
Revisar toda la documentación antes de enviarla, eliminando datos innecesarios o confidenciales.
Usar herramientas de firma electrónica seguras y almacenar los documentos en plataformas cifradas.
Incluir cláusulas informativas en los contratos laborales o acuerdos con trabajadores implicados en licitaciones.
Contar con un procedimiento interno para validar toda la documentación desde el punto de vista de la privacidad.
Formar al equipo técnico y administrativo que interviene en la preparación de ofertas, para que conozca sus obligaciones en materia de protección de datos.
Aplicar estas prácticas es clave para demostrar el cumplimiento del principio de “responsabilidad proactiva” exigido por el RGPD.
¿Qué sanciones pueden imponerse por fallos en protección de datos en licitaciones?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha impuesto sanciones a empresas que han presentado documentos con datos excesivos, sin consentimiento o sin garantizar la seguridad adecuada.
Las infracciones pueden clasificarse como:
Leves: por no informar correctamente o conservar los datos más tiempo del necesario.
Graves: por incluir datos sin consentimiento o tratarlos sin legitimación adecuada.
Muy graves: por exponer datos sensibles, como salud, afiliación sindical o ideología, o por producir brechas de seguridad graves.
Estas sanciones pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global, dependiendo de la infracción.
Además, la exclusión de la licitación por incumplimiento normativo o la imposibilidad de acceder a futuros contratos públicos son consecuencias adicionales que pueden dañar gravemente a cualquier organización.
Por ello, contar con un acompañamiento especializado como el que proporciona la Protección de datos es fundamental para evitar estos riesgos.
Cómo preparar ofertas de licitación cumpliendo la normativa de protección de datos
En esta sección conocerás los pasos prácticos para garantizar una presentación segura, legal y conforme al RGPD:
Paso 1: Identificar datos personales presentes en la documentación
Revisar cada documento que forma parte de la oferta para detectar datos personales y evaluar su necesidad real.
Paso 2: Aplicar el principio de minimización
Eliminar o suprimir cualquier información que no sea esencial para el objetivo de la licitación.
Paso 3: Informar a los titulares de los datos
Asegurarse de que los trabajadores o técnicos cuyos datos aparecen en la oferta han sido debidamente informados y han dado su consentimiento cuando sea necesario.
Paso 4: Usar plataformas seguras
Transmitir y almacenar la documentación en plataformas que cuenten con medidas de seguridad adecuadas (https, cifrado, acceso restringido).
Paso 5: Revisar con expertos en privacidad
Antes de presentar una oferta, es recomendable realizar una validación por parte de profesionales en protección de datos que garanticen la conformidad normativa.
Estas acciones no solo ayudan a evitar sanciones, sino que también mejoran la imagen de la empresa ante los órganos contratantes, mostrando un compromiso real con la legalidad y la ética empresarial.
Ventajas de una gestión proactiva de datos en licitaciones
Adoptar un enfoque preventivo en materia de protección de datos en licitaciones aporta beneficios tangibles:
Reduce el riesgo legal y económico.
Facilita la transparencia ante los órganos de contratación.
Evita rectificaciones de ofertas, que pueden retrasar o invalidar la participación.
Mejora la reputación corporativa, demostrando buenas prácticas.
Fomenta una cultura de cumplimiento normativo dentro de la organización.
Estas ventajas consolidan a la empresa como un socio fiable para el sector público, más allá del precio o la capacidad técnica.
Conclusión: prevenir errores es proteger el futuro de tu empresa
Presentarse a una licitación sin tener en cuenta las obligaciones legales en protección de datos es como construir sobre terreno inestable. Un error en la presentación de una simple nómina o certificado puede convertirse en una sanción, una brecha reputacional o incluso en la pérdida de una adjudicación clave.
Hoy en día, el cumplimiento normativo no es una opción, sino un factor diferenciador. Por eso, resulta esencial contar con especialistas que conozcan el terreno y sepan cómo guiar cada paso.
La Protección de datos que aplicamos a los procesos de licitación permite asegurar que cada presentación esté alineada con la ley, adaptada a cada pliego y preparada para superar cualquier revisión legal.
Preguntas frecuentes sobre protección de datos en procesos de licitación
¿Puedo incluir el DNI de un trabajador en una oferta pública?
Solo si es estrictamente necesario y está justificado en los pliegos. En general, se recomienda anonimizar este tipo de datos siempre que sea posible.
¿Qué debo hacer si uso los currículums de mis empleados en la licitación?
Debes informarles previamente mediante una cláusula de privacidad que indique el uso y finalidad de esos datos.
¿Es obligatorio tener contrato de tratamiento con empresas que ayudan a preparar ofertas?
Sí, si acceden a datos personales en el marco del proceso, deben firmarse contratos como encargados del tratamiento según el RGPD.
¿Qué datos no debería incluir nunca en una licitación?
Datos sensibles como salud, ideología, afiliación sindical o creencias religiosas, salvo que estén expresamente justificados por los pliegos y con consentimiento explícito.
