En el día a día de cualquier empresa, los procesos contables, fiscales y societarios requieren el tratamiento constante de datos personales. Estos procedimientos no solo manejan información sensible sobre empleados, clientes, proveedores y socios, sino que también están sujetos a múltiples obligaciones legales y regulatorias. En este contexto, la figura del Delegado de Protección de Datos (DPO) adquiere un papel fundamental para asegurar que dicho tratamiento se lleve a cabo de forma lícita, transparente y segura.
El riesgo de exposición, las responsabilidades por parte del responsable del tratamiento y la presión normativa exigen una supervisión activa y estratégica por parte del DPO. Su intervención no debe limitarse a un asesoramiento puntual, sino extenderse a la revisión estructural de los flujos de datos en estos procesos clave para el funcionamiento organizativo.
Contar con un sistema de Protección de datos bien definido y permanentemente actualizado es imprescindible para garantizar que la empresa actúa conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), especialmente cuando se trata de ámbitos tan transversales como los contables, fiscales y societarios.
¿Por qué estos procesos requieren una especial atención?
Los procesos contables, fiscales y societarios implican:
Acceso a información identificativa y económica.
Tratamiento de datos personales en nóminas, facturación, declaraciones tributarias y documentación mercantil.
Conservación de datos durante largos periodos de tiempo, por exigencia legal.
Cesión frecuente a terceros, como asesores, gestorías, bancos o Administraciones Públicas.
Además, suelen gestionarse mediante herramientas tecnológicas que, si no están correctamente configuradas, pueden generar riesgos importantes para la seguridad y la confidencialidad de los datos.
Supervisión del DPO en procesos contables
En este ámbito, el DPO debe prestar especial atención a:
1. Gestión de nóminas y pagos
Incluye datos personales, bancarios, fiscales y de Seguridad Social. El DPO debe verificar:
Que se recogen solo los datos estrictamente necesarios.
Que se informa correctamente al trabajador sobre el tratamiento.
Que los encargados del tratamiento (asesorías externas, gestorías) cumplen con el RGPD y tienen contratos adecuados.
2. Registro contable de operaciones
Cuando en la contabilidad figuran datos de personas físicas (por ejemplo, proveedores autónomos o clientes), el DPO debe garantizar que:
Existan cláusulas informativas en los contratos y facturas.
Se limite el acceso a personal autorizado.
Se conserven los documentos solo por el tiempo legalmente establecido.
3. Seguridad documental
El tratamiento contable implica una importante gestión de documentación física y digital. El DPO supervisa que:
Existan protocolos de archivo, acceso y destrucción segura.
Se eviten errores comunes como enviar nóminas a correos incorrectos.
Se cifren los documentos que contengan información sensible.
Supervisión del DPO en procesos fiscales
Las obligaciones tributarias suponen la comunicación constante de datos personales a la Agencia Tributaria y otros organismos públicos. Las principales áreas de intervención del DPO son:
1. Declaraciones tributarias y modelos fiscales
El DPO debe garantizar que:
Se comunique a los interesados que sus datos serán enviados a la AEAT.
Los formularios se gestionen en entornos seguros.
Se conserven las declaraciones el tiempo que marca la normativa fiscal, pero no más allá.
2. Cesiones de datos y confidencialidad
En procesos como la aplicación de retenciones o la declaración de operaciones con terceros, los datos personales pueden ser compartidos con varios actores. El DPO debe:
Verificar que dichas cesiones se ajustan a una base legal válida.
Comprobar que se identifican correctamente como cesiones en los registros de tratamiento.
Revisar las cláusulas de confidencialidad y contratos con terceros.
3. Evaluación del riesgo en aplicaciones fiscales
Si la empresa utiliza software de gestión tributaria en la nube o comparte datos a través de plataformas externas, el DPO debe evaluar:
Las medidas técnicas implementadas.
La existencia de transferencias internacionales.
El cumplimiento del proveedor con el RGPD.
Estos controles forman parte esencial del sistema de Protección de datos y deben estar documentados para su auditoría.
Supervisión del DPO en procesos societarios
La gestión societaria también implica tratamiento de datos personales, especialmente de socios, accionistas, miembros del órgano de administración y representantes legales. Las funciones del DPO en este ámbito incluyen:
1. Redacción y firma de actas y contratos
El DPO debe revisar que los documentos societarios contengan solo los datos estrictamente necesarios y que:
Se evite incluir información personal no relevante.
Los documentos estén protegidos contra accesos no autorizados.
Existan registros adecuados de conservación y eliminación.
2. Convocatorias y juntas de socios
Al organizar juntas o asambleas, se suele tratar información personal en las convocatorias, listas de asistencia o delegaciones de voto. El DPO debe:
Verificar que la convocatoria incluye la información legal mínima.
Comprobar que se respetan los derechos de privacidad de los socios.
Supervisar que no se publiquen datos personales innecesarios en el tablón o página web.
3. Gestión de libros societarios
Ya sea en formato físico o electrónico, los libros societarios contienen datos personales protegidos. El DPO debe revisar que:
El acceso esté restringido y controlado.
Se eviten filtraciones mediante sistemas de cifrado o auditoría.
Se cumpla con el plazo legal de conservación y se destruya correctamente lo que ya no sea necesario.
Funciones transversales del DPO en estos procesos
Más allá del contenido específico de cada proceso, el DPO debe desarrollar una supervisión estructural que abarque:
Revisión periódica de los registros de actividades de tratamiento.
Evaluación de la necesidad de realizar una EIPD, en caso de automatización de estos procesos o incorporación de nuevas tecnologías.
Validación de bases jurídicas: el DPO debe confirmar que el tratamiento se fundamenta en la ejecución de una obligación legal o contractual.
Supervisión del cumplimiento de los derechos de los interesados, especialmente cuando solicitan acceso o supresión de documentos contables o fiscales.
Participación en auditorías internas o externas para valorar el grado de cumplimiento.
Además, debe actuar como interlocutor ante la AEPD si se produce una brecha de seguridad o se inicia un procedimiento de investigación.
Principales riesgos del incumplimiento en estas áreas
No integrar al DPO en los procesos contables, fiscales y societarios puede derivar en:
Sanciones por parte de la AEPD por falta de medidas adecuadas.
Reclamaciones de los interesados, especialmente trabajadores y socios.
Filtraciones de datos sensibles (como retribuciones o información financiera confidencial).
Problemas en auditorías al no contar con documentación y trazabilidad.
Por tanto, el cumplimiento en estos ámbitos debe abordarse con el mismo rigor que en procesos comerciales o de recursos humanos.
Buenas prácticas recomendadas para el DPO
Establecer protocolos internos para el tratamiento de datos en contabilidad, fiscalidad y societario.
Documentar todas las acciones de supervisión.
Incluir revisiones específicas en el plan anual de cumplimiento.
Formar al personal implicado en estas áreas con ejemplos reales y casos prácticos.
Verificar periódicamente el nivel de cumplimiento de los proveedores externos.
Una gestión activa y bien documentada demuestra diligencia proactiva ante cualquier requerimiento o inspección.
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Preguntas frecuentes sobre la supervisión del DPO en procesos contables, fiscales y societarios
¿Es obligatorio informar a los empleados sobre el uso de sus datos en procesos contables?
Sí. La normativa exige que todo interesado conozca cómo y con qué fines se tratan sus datos, incluso en nóminas y registros contables.
¿Qué ocurre si se utiliza un software fiscal en la nube?
El DPO debe evaluar la herramienta, verificar que cumpla con el RGPD y revisar si hay transferencias internacionales de datos.
¿Debe conservarse la documentación contable sin límite?
No. Se deben respetar los plazos legales (normalmente 6 años) y destruir la documentación pasada con garantías de confidencialidad.
¿Las actas societarias son documentos protegidos por el RGPD?
Sí. Aunque son documentos mercantiles, si contienen datos personales deben tratarse conforme al RGPD y limitar su difusión.
