Puede que pienses que tu pyme está cumpliendo con el RGPD solo porque firmaste unos documentos, hiciste una formación básica o cuentas con una cláusula tipo en los contratos. Pero la realidad es muy distinta. Adaptarse al Reglamento General de Protección de Datos no es un trámite puntual, sino un proceso vivo y complejo que, si se descuida, expone a la empresa a sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual.
En nuestra experiencia, los errores más graves no se cometen por mala fe, sino por desinformación, exceso de confianza o una falsa sensación de cumplimiento. Y aunque se repiten una y otra vez, siguen pasando desapercibidos en muchas pequeñas y medianas empresas que creen que el RGPD «no va con ellas». Desde el primer momento, es clave contar con un acompañamiento experto como el que ofrece la Protección de datos.
Los errores invisibles que dejan a muchas pymes expuestas
Uno de los fallos más frecuentes es delegar la responsabilidad en proveedores externos sin verificar su cumplimiento. ¿Estás seguro de que tu empresa tiene firmados todos los contratos de encargo de tratamiento correctamente? ¿Sabes si tus proveedores subcontratan servicios en terceros países? ¿Tienes constancia de cómo gestionan los datos que tú les cedes?
Otro punto crítico: las evaluaciones de riesgo inexistentes o desactualizadas. Muchas pymes realizan un análisis inicial y no lo vuelven a revisar en años, ignorando que cualquier cambio —desde un nuevo software hasta una campaña de marketing— puede implicar un nuevo tratamiento de datos. Este error lo hemos visto decenas de veces, y siempre deja brechas abiertas.
También es habitual no aplicar medidas de seguridad proporcionales a los datos tratados, como si toda la información tuviera el mismo nivel de sensibilidad. Lo que muchos no ven es que un incidente de seguridad con datos de salud, afiliación sindical o menores puede tener consecuencias legales y reputacionales gravísimas.
¿Estás seguro de que cumples… o solo crees que cumples?
La mayoría cree que cumple porque hizo «lo básico» en su momento. Pero el RGPD exige mucho más que una política de privacidad en la web. Exige responsabilidad proactiva, capacidad de demostrar cumplimiento en cualquier momento, y una gestión integral que se alinee con la realidad operativa de la empresa.
Y esto implica desde tener un registro de actividades actualizado hasta formar correctamente al personal, definir protocolos internos ante posibles brechas, atender los derechos de los interesados dentro de los plazos legales, y realizar auditorías internas periódicas. ¿Cuántos de estos puntos puedes afirmar con seguridad que tienes al día?
Además, la figura del Delegado de Protección de Datos (DPD) se interpreta erróneamente en muchos casos. Algunas pymes creen que no les aplica, cuando en realidad la necesidad de contar con uno no depende del tamaño de la empresa, sino del tipo y volumen de tratamiento de datos.
Todas estas situaciones evidencian una verdad incómoda: cumplir no es sencillo, pero incumplir puede salir carísimo. Por eso, cada vez más empresas recurren al servicio de Protección de datos para revisar, adaptar y mantener su cumplimiento con garantías reales.
La inacción tiene un precio que no siempre se ve a tiempo
Ignorar estos problemas no solo te expone a sanciones. También pone en riesgo tu reputación, la confianza de tus clientes y la continuidad de tu negocio ante una inspección o una reclamación. Lo que empieza con una mala gestión documental o una brecha no comunicada puede terminar en un procedimiento sancionador, con obligación de indemnizar a los afectados.
En Audidat acompañamos a las pymes de forma personalizada, con un enfoque consultivo y práctico. Detectamos los puntos críticos, resolvemos errores arrastrados durante años y te ayudamos a cumplir sin complicaciones ni sustos. Habla con un consultor, evaluamos tu caso y, si lo necesitas, te proponemos soluciones concretas desde nuestro servicio de Protección de datos.
Preguntas frecuentes sobre adaptación al RGPD en pymes
¿Es obligatorio tener un Delegado de Protección de Datos en una pyme?
No siempre. Depende del tipo de datos que se traten y del volumen. Por ejemplo, si se tratan datos sensibles o a gran escala, podría ser obligatorio.
¿Cuánto tiempo debo conservar los datos personales de mis clientes?
Solo el tiempo necesario para la finalidad por la que fueron recabados. Después deben suprimirse o anonimizarse.
¿Puedo usar listas de correo compradas para acciones de marketing?
No. Usar bases de datos sin consentimiento válido infringe el RGPD y puede acarrear sanciones importantes.
¿Qué ocurre si tengo una brecha de seguridad y no la notifico?
Estás obligado a notificarla a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas. No hacerlo supone una infracción grave.
¿Vale con tener la política de privacidad visible en la web?
No. Es solo una parte mínima. El RGPD exige medidas activas de cumplimiento, no solo información pasiva.
