Con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), muchas organizaciones se han visto obligadas a designar una figura clave en su estructura: el Delegado de Protección de Datos (DPD o DPO, por sus siglas en inglés). Sin embargo, todavía existe mucho desconocimiento sobre su función, cuándo es obligatorio, qué responsabilidades asume y cómo se integra en la empresa.
En este artículo conocerás en detalle qué es un delegado de protección de datos, cuándo es necesario nombrarlo, cuáles son sus funciones y cómo puede ayudarte a cumplir con la normativa de forma segura y eficaz. Además, verás cómo contar con el respaldo de un servicio profesional como el de Protección de datos permite designar un DPD externo con todas las garantías legales y técnicas.
¿Qué es un delegado de protección de datos?
El Delegado de Protección de Datos (DPD) es una figura regulada por el RGPD que tiene como función principal supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos dentro de una organización. Es el encargado de asesorar, supervisar, cooperar con la autoridad de control (AEPD en España) y actuar como punto de contacto tanto para la empresa como para los interesados (clientes, empleados, usuarios…).
Esta figura puede ser interna o externa, y debe contar con conocimientos especializados en derecho y en la práctica de la protección de datos, además de independencia en el ejercicio de sus funciones.
El DPD no toma decisiones sobre los tratamientos, pero sí orienta, supervisa y alerta de los riesgos o incumplimientos. Su presencia no exime de responsabilidad al responsable del tratamiento, pero sí refuerza la diligencia y puede atenuar sanciones.
¿Cuáles son las funciones del delegado de protección de datos?
El artículo 39 del RGPD detalla las funciones esenciales del DPD. Entre ellas destacan:
1. Informar y asesorar
Debe asesorar al responsable y a los empleados que realizan tratamientos de datos sobre sus obligaciones legales, tanto del RGPD como de otras normativas nacionales como la LOPDGDD.
2. Supervisar el cumplimiento
Incluye tareas como:
Verificar la implantación de medidas de seguridad.
Comprobar la validez de la base jurídica de los tratamientos.
Revisar las cláusulas informativas y contratos.
Garantizar que se respeten los derechos de los interesados.
3. Asesorar en evaluaciones de impacto
Cuando una empresa realiza tratamientos que puedan entrañar alto riesgo para los derechos y libertades de las personas (como videovigilancia, perfilado, datos biométricos…), el DPD debe participar en la Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD).
4. Cooperar con la AEPD
El DPD actúa como enlace entre la empresa y la Agencia Española de Protección de Datos, facilitando la comunicación y la gestión de inspecciones, consultas o requerimientos.
5. Actuar como punto de contacto con los interesados
Debe atender consultas, quejas o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales de clientes, usuarios o trabajadores.
Estas funciones deben ejercerse con independencia, sin recibir instrucciones sobre cómo ejecutarlas, y con acceso directo a la alta dirección.
¿Cuándo es obligatorio designar un DPD?
El artículo 37 del RGPD establece que el nombramiento de un Delegado de Protección de Datos es obligatorio en los siguientes casos:
1. Autoridades u organismos públicos
Excepto los tribunales en ejercicio de su función jurisdiccional.
2. Entidades que realicen observación habitual y sistemática de personas a gran escala
Por ejemplo, empresas que realizan perfilado de usuarios, publicidad comportamental o análisis de hábitos de navegación.
3. Organizaciones que traten datos sensibles a gran escala
Entre ellos:
Datos de salud.
Datos biométricos.
Origen étnico o racial.
Opiniones políticas.
Religión o creencias.
Vida sexual o orientación sexual.
También se incluye a empresas que gestionan historiales médicos, datos de alumnos, bases de datos genéticas, etc.
4. Otros casos establecidos por la legislación nacional
En España, la LOPDGDD amplía la obligación de designar DPD a:
Colegios profesionales.
Centros docentes (públicos y privados).
Entidades aseguradoras y reaseguradoras.
Distribuidores y comercializadores de energía.
Entidades financieras y de crédito.
Empresas de juego online.
Operadores de telecomunicaciones.
Por tanto, si tu empresa pertenece a alguno de estos sectores o realiza tratamientos masivos o complejos, es obligatorio designar un delegado de protección de datos.
¿Quién puede ser delegado de protección de datos?
El RGPD no exige una titulación específica, pero sí establece que el DPD debe tener:
Conocimientos especializados en protección de datos.
Capacidad para interpretar la normativa y aplicarla al contexto de la organización.
Autonomía e independencia en su función.
Acceso directo a los órganos de dirección.
El DPD puede ser:
Interno: personal propio con perfil jurídico o técnico, siempre que no haya conflicto de intereses.
Externo: un profesional o empresa especializada contratada para asumir la función.
Cada vez más organizaciones optan por designar un DPD externo, como el que se ofrece desde el servicio de Protección de datos, ya que garantiza experiencia, imparcialidad y ahorro de costes.
Ventajas de contar con un DPD externo
1. Experiencia y especialización
El DPD externo suele pertenecer a una consultora especializada, con experiencia acumulada en múltiples sectores y actualizada permanentemente sobre cambios normativos y doctrinales.
2. Reducción de costes
Externalizar esta figura evita la contratación interna de perfiles técnicos y jurídicos, y permite acceder a un servicio completo por un coste fijo y predecible.
3. Independencia real
Al ser un profesional ajeno a la estructura jerárquica de la empresa, evita conflictos de intereses y puede actuar con mayor objetividad.
4. Acompañamiento integral
Además de ejercer como DPD, ofrece asesoramiento continuo, formación, revisiones periódicas, atención a usuarios, gestión de incidencias e inspecciones, etc.
5. Cobertura frente a sanciones
Un DPD bien elegido puede actuar como garantía de diligencia proactiva, lo que ayuda a atenuar sanciones o demostrar cumplimiento ante la AEPD.
¿Cómo se designa oficialmente al DPD?
El proceso incluye:
Nombramiento formal por parte de la empresa.
Comunicación a la Agencia Española de Protección de Datos, indicando:
Datos de contacto.
Modalidad (interno o externo).
Entidad responsable.
Publicación de su contacto en las políticas de privacidad y comunicaciones con los interesados.
Este nombramiento no puede ser simbólico: el DPD debe contar con recursos, acceso a la información y tiempo suficiente para ejercer sus funciones con eficacia.
¿Qué empresas se benefician más de contar con un DPD?
Además de aquellas obligadas por ley, muchas otras empresas optan voluntariamente por contar con esta figura, especialmente si:
Tratan datos personales a gran escala.
Gestionan bases de datos sensibles (salud, menores, seguridad…).
Están sujetas a auditorías o certificaciones.
Desean reforzar su cumplimiento y reputación corporativa.
Han recibido requerimientos previos de la AEPD.
Un DPD bien integrado y respaldado por una consultoría especializada mejora la gestión interna, refuerza la seguridad jurídica y transmite confianza al entorno externo.
Solución experta y sin compromiso
Si necesitas saber si tu empresa está obligada a nombrar un DPD, o deseas externalizar esta figura con todas las garantías legales, puedes contar con el acompañamiento profesional y personalizado del servicio de Protección de datos. Nuestro equipo ofrece una solución técnica y experta, adaptada a tu sector, sin compromiso inicial y cumpliendo todos los requisitos del RGPD.
Preguntas frecuentes sobre el delegado de protección de datos
¿Puedo designar como DPD a un empleado de la empresa?
Sí, siempre que tenga conocimientos adecuados y no exista conflicto de intereses, es decir, que no tome decisiones sobre el tratamiento de datos en su rol habitual.
¿Qué pasa si estoy obligado a nombrar un DPD y no lo hago?
La AEPD puede considerar esta omisión como una infracción grave, sancionable con multas de hasta 10 millones de euros o el 2 % de la facturación anual.
¿El DPD responde legalmente por los errores en el tratamiento?
No. El responsable del tratamiento sigue siendo la empresa. El DPD asesora y supervisa, pero no asume la responsabilidad directa de las decisiones.
¿Cómo sé si necesito un DPD externo?
Si tu empresa realiza tratamientos complejos, no dispone de personal cualificado o necesita garantizar independencia, un DPD externo es la opción más segura y eficaz.
¿Cuándo es obligatorio designar un DPD?
El artículo 37 del RGPD establece que el nombramiento de un Delegado de Protección de Datos es obligatorio en los siguientes casos:
1. Autoridades u organismos públicos
Excepto los tribunales en ejercicio de su función jurisdiccional.
2. Entidades que realicen observación habitual y sistemática de personas a gran escala
Por ejemplo, empresas que realizan perfilado de usuarios, publicidad comportamental o análisis de hábitos de navegación.
3. Organizaciones que traten datos sensibles a gran escala
Entre ellos:
Datos de salud.
Datos biométricos.
Origen étnico o racial.
Opiniones políticas.
Religión o creencias.
Vida sexual o orientación sexual.
También se incluye a empresas que gestionan historiales médicos, datos de alumnos, bases de datos genéticas, etc.
4. Otros casos establecidos por la legislación nacional
En España, la LOPDGDD amplía la obligación de designar DPD a:
Colegios profesionales.
Centros docentes (públicos y privados).
Entidades aseguradoras y reaseguradoras.
Distribuidores y comercializadores de energía.
Entidades financieras y de crédito.
Empresas de juego online.
Operadores de telecomunicaciones.
Por tanto, si tu empresa pertenece a alguno de estos sectores o realiza tratamientos masivos o complejos, es obligatorio designar un delegado de protección de datos.
¿Quién puede ser delegado de protección de datos?
El RGPD no exige una titulación específica, pero sí establece que el DPD debe tener:
Conocimientos especializados en protección de datos.
Capacidad para interpretar la normativa y aplicarla al contexto de la organización.
Autonomía e independencia en su función.
Acceso directo a los órganos de dirección.
El DPD puede ser:
Interno: personal propio con perfil jurídico o técnico, siempre que no haya conflicto de intereses.
Externo: un profesional o empresa especializada contratada para asumir la función.
Cada vez más organizaciones optan por designar un DPD externo, como el que se ofrece desde el servicio de Protección de datos, ya que garantiza experiencia, imparcialidad y ahorro de costes.
Ventajas de contar con un DPD externo
1. Experiencia y especialización
El DPD externo suele pertenecer a una consultora especializada, con experiencia acumulada en múltiples sectores y actualizada permanentemente sobre cambios normativos y doctrinales.
2. Reducción de costes
Externalizar esta figura evita la contratación interna de perfiles técnicos y jurídicos, y permite acceder a un servicio completo por un coste fijo y predecible.
3. Independencia real
Al ser un profesional ajeno a la estructura jerárquica de la empresa, evita conflictos de intereses y puede actuar con mayor objetividad.
4. Acompañamiento integral
Además de ejercer como DPD, ofrece asesoramiento continuo, formación, revisiones periódicas, atención a usuarios, gestión de incidencias e inspecciones, etc.
5. Cobertura frente a sanciones
Un DPD bien elegido puede actuar como garantía de diligencia proactiva, lo que ayuda a atenuar sanciones o demostrar cumplimiento ante la AEPD.
¿Cómo se designa oficialmente al DPD?
El proceso incluye:
Nombramiento formal por parte de la empresa.
Comunicación a la Agencia Española de Protección de Datos, indicando:
Datos de contacto.
Modalidad (interno o externo).
Entidad responsable.
Publicación de su contacto en las políticas de privacidad y comunicaciones con los interesados.
Este nombramiento no puede ser simbólico: el DPD debe contar con recursos, acceso a la información y tiempo suficiente para ejercer sus funciones con eficacia.
¿Qué empresas se benefician más de contar con un DPD?
Además de aquellas obligadas por ley, muchas otras empresas optan voluntariamente por contar con esta figura, especialmente si:
Tratan datos personales a gran escala.
Gestionan bases de datos sensibles (salud, menores, seguridad…).
Están sujetas a auditorías o certificaciones.
Desean reforzar su cumplimiento y reputación corporativa.
Han recibido requerimientos previos de la AEPD.
Un DPD bien integrado y respaldado por una consultoría especializada mejora la gestión interna, refuerza la seguridad jurídica y transmite confianza al entorno externo.
Solución experta y sin compromiso
Si necesitas saber si tu empresa está obligada a nombrar un DPD, o deseas externalizar esta figura con todas las garantías legales, puedes contar con el acompañamiento profesional y personalizado del servicio de Protección de datos. Nuestro equipo ofrece una solución técnica y experta, adaptada a tu sector, sin compromiso inicial y cumpliendo todos los requisitos del RGPD.
Preguntas frecuentes sobre el delegado de protección de datos
¿Puedo designar como DPD a un empleado de la empresa?
Sí, siempre que tenga conocimientos adecuados y no exista conflicto de intereses, es decir, que no tome decisiones sobre el tratamiento de datos en su rol habitual.
¿Qué pasa si estoy obligado a nombrar un DPD y no lo hago?
La AEPD puede considerar esta omisión como una infracción grave, sancionable con multas de hasta 10 millones de euros o el 2 % de la facturación anual.
¿El DPD responde legalmente por los errores en el tratamiento?
No. El responsable del tratamiento sigue siendo la empresa. El DPD asesora y supervisa, pero no asume la responsabilidad directa de las decisiones.
¿Cómo sé si necesito un DPD externo?
Si tu empresa realiza tratamientos complejos, no dispone de personal cualificado o necesita garantizar independencia, un DPD externo es la opción más segura y eficaz.
